El desarrollo del cronograma al planificar un proyecto

Después de haber señalado las precedencias entre actividades, el paso siguiente es determinar cuánto se tarda y con qué recursos se debería resolver cada tarea. Estas dos variables se resuelven al mismo tiempo, puesto que una impacta en la otra.

Hay que tener en cuenta las implicaciones prácticas de intensificar una tarea (es decir, proporcionarle más recursos para que termine antes). Una tarea de 20 horas, no se suele resolver en 10 horas por dos personas, porque es necesario un tiempo adicional de coordinación entre ellas, por ejemplo un total de 12 horas. Si esa tarea de 20 horas la realizan 4 personas, no tardarán 5 horas trabajando las 4 en paralelo, sino seguramente 6 ó 7 horas; y esto aumenta el coste total de la tarea (4x7=28 horas de trabajo para una tarea estimada en 20 horas, a cambio de tenerla resuelta antes).

Por ello, la duración y los recursos se analizan al mismo tiempo.

Es importante tener en cuenta los riesgos al estimar: si estimamos una tarea en 10 horas, esa estimación es válida si la tarea no tiene riesgo; si tiene un riesgo alto de retrasarse, por ejemplo, 2 horas, entonces lo más razonable es contar con una estimación de 12 horas. Esto depende de la cultura agresiva o conservadora de la organización, del patrocinador o del proyecto. Es buena práctica incluir estos márgenes de horas o costes para los riesgos. Ahora bien, si estimamos una tarea en 10 horas, con sus riesgos incluidos, entonces es una mala práctica decir a los interesados que su estimación es de 12, 13 ó 14 horas, y así "ganar" varias horas de margen económico, o contar con esas horas por si "hay retrasos imprevistos", sin especificar cuáles pueden ser. Esto se denomina "padding" y está prohibido hacerlo.

Con todo esto, lo que tenemos es una duración del proyecto en horas o días.

Una vez determinada esa duración total, se desarrolla el cronograma del proyecto, que de forma clásica se representa en forma de diagrama de Gantt:

Hay que tener en cuenta que la estimación de una tarea suele tener la forma de "40 horas de trabajo", pero esto debe traducirse en un calendario del tipo "una semana del lunes a viernes de 8 horas de trabajo diarias", con unas fechas determinadas.

Llamamos cronograma a ese detalle del trabajo en un calendario, con "jornadas", semanas, días festivos, vacaciones, etc... de forma que se determine una fecha final.