El método A3: ¿qué es y cómo resuelve problemas?

Hay siete pasos para resolver un problema y aplicar una nueva norma. En la parte izquierda del formulario están los cuatro pasos de análisis que se relacionan con la fase de planificación del ciclo PDCA (Planificar - Hacer - Comprobar - Actuar), también llamado círculo de Deming. El lado derecho refleja las fases de Hacer, Comprobar y Actuar (Ejecutar, Comprobar, Intervenir) del ciclo PCDA.

Los pasos del análisis en detalle:

1. Antecedentes: aquí es donde el problema y sus implicaciones en relación con la consecución de un objetivo empresarial se articulan claramente y son comprendidos por todos los implicados. La importancia del problema y el motivo de la solución deseada deben ser comprensibles.
2. Situación actual: La descripción del estado actual contiene hechos detallados, normalmente, en forma de elementos gráficos fácilmente comprensibles (imágenes, gráficos, cuadros, tablas, puntos destacados), con el fin de hacer visible la relevancia del problema para la empresa, identificar su lugar de origen y mostrar los posibles obstáculos para su eliminación.
3. Estado objetivo: El estado objetivo deseado debe estar claramente definido como una meta. El estado de los objetivos facilita la aplicación de medidas para remediar el problema y conduce a soluciones más eficaces, ya que los implicados pueden comparar diferentes enfoques entre sí sobre la base de las cifras clave para alcanzar el objetivo y cuestionar si son adecuados para lograr el objetivo ya al elaborar un plan de acción.
4. Análisis de la causa raíz: El objetivo del análisis de la causa raíz es identificar los factores que influyen directamente en el problema. A partir de los factores que influyen, se pueden identificar los puntos de partida de las medidas eficaces. Un diagrama de espina de pescado (también llamado diagrama de Ishikawa por su creador), que se utiliza para recoger las posibles causas de los problemas, suele ayudar en el análisis de la causa raíz.
5. Contramedidas: Aquí se enumeran todas las medidas que deben aplicarse para eliminar las causas del problema y mejorar el estado actual a largo plazo. Es importante nombrarlos claramente: ¿Cuál es el problema (parcial) que la medida pretende resolver? ¿Cómo se resolverá el problema? ¿Quién es el responsable? ¿Cuándo se aplicará la medida? ¿Dónde se llevará a cabo?
6. Impacto en el éxito: En este paso se examina el éxito de las medidas y su contribución a la consecución del objetivo. La representación gráfica del impacto medido facilita su comprensión.
7. Normalización y seguimiento: En el seguimiento se evalúa el proceso global. Se definen medidas para asegurar y hacer avanzar las mejoras conseguidas con la normalización. Las contramedidas exitosas están estandarizadas. Además, se considera cómo los conocimientos adquiridos pueden utilizarse y aplicarse a otros problemas y áreas de trabajo.