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Quality Circle Plus (QCplus)

¿Qué es?

El método A3, también llamado informe A3, es un formulario en una hoja DIN A3. El informe A3 se utiliza en la gestión de la calidad para identificar problemas y desarrollar soluciones para la optimización del proceso. Además de los textos, también contiene diagramas y otros elementos gráficos para presentar la información con claridad y permitir una comprensión más profunda de las interrelaciones.

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¿Qué queremos conseguir?

Con el informe A3, los empleados aprenden a reconocer, analizar y resolver problemas por sí mismos. -Todo con el espíritu de la mejora continua (CIP). Lo que tiene de especial el Informe A3 es que hace transparente el proceso de reflexión para la resolución de problemas, ya que los usuarios pasan por el análisis individual y los pasos de acción para la resolución de problemas uno tras otro, con lo que comprenden mejor el problema y son capaces de diseñar y aplicar soluciones sostenibles para un problema.

El informe A3 se remonta al ingeniero industrial Joseph M. Juran. Hace unos 60 años, recomendó a los altos directivos japoneses que presentaran las soluciones a los problemas, los principios para la toma de decisiones y las estrategias en una hoja de papel por razones de claridad. Toyota siguió este consejo y eligió el formato A3, de ahí su nombre.

¿Cómo proceder?

Hay siete pasos para resolver un problema y aplicar una nueva norma. En la parte izquierda del formulario están los cuatro pasos de análisis que se relacionan con la fase de planificación del ciclo PDCA (Planificar - Hacer - Comprobar - Actuar), también llamado círculo de Deming. El lado derecho refleja las fases de Hacer, Comprobar y Actuar (Ejecutar, Comprobar, Intervenir) del ciclo PCDA.

Los pasos del análisis en detalle:

  1. Antecedentes: aquí es donde el problema y sus implicaciones en relación con la consecución de un objetivo empresarial se articulan claramente y son comprendidos por todos los implicados. La importancia del problema y el motivo de la solución deseada deben ser comprensibles.
  2. Situación actual: La descripción del estado actual contiene hechos detallados, normalmente, en forma de elementos gráficos fácilmente comprensibles (imágenes, gráficos, cuadros, tablas, puntos destacados), con el fin de hacer visible la relevancia del problema para la empresa, identificar su lugar de origen y mostrar los posibles obstáculos para su eliminación.
  3. Estado objetivo: El estado objetivo deseado debe estar claramente definido como una meta. El estado de los objetivos facilita la aplicación de medidas para remediar el problema y conduce a soluciones más eficaces, ya que los implicados pueden comparar diferentes enfoques entre sí sobre la base de las cifras clave para alcanzar el objetivo y cuestionar si son adecuados para lograr el objetivo ya al elaborar un plan de acción.
  4. Análisis de la causa raíz: El objetivo del análisis de la causa raíz es identificar los factores que influyen directamente en el problema. A partir de los factores que influyen, se pueden identificar los puntos de partida de las medidas eficaces. Un diagrama de espina de pescado (también llamado diagrama de Ishikawa por su creador), que se utiliza para recoger las posibles causas de los problemas, suele ayudar en el análisis de la causa raíz.
  5. Contramedidas: Aquí se enumeran todas las medidas que deben aplicarse para eliminar las causas del problema y mejorar el estado actual a largo plazo. Es importante nombrarlos claramente: ¿Cuál es el problema (parcial) que la medida pretende resolver? ¿Cómo se resolverá el problema? ¿Quién es el responsable? ¿Cuándo se aplicará la medida? ¿Dónde se llevará a cabo?
  6. Impacto en el éxito: En este paso se examina el éxito de las medidas y su contribución a la consecución del objetivo. La representación gráfica del impacto medido facilita su comprensión.
  7. Normalización y seguimiento: En el seguimiento se evalúa el proceso global. Se definen medidas para asegurar y hacer avanzar las mejoras conseguidas con la normalización. Las contramedidas exitosas están estandarizadas. Además, se considera cómo los conocimientos adquiridos pueden utilizarse y aplicarse a otros problemas y áreas de trabajo.

¿Cuáles son sus beneficios?

 Las ventajas del método A3 son las siguientes:

  • las causas de los problemas se identifican rápidamente, ya que los usuarios tienen que ocuparse intensamente del problema.
  • la situación se hace comprensible gracias a la claridad de la presentación. Esto facilita la elaboración y aplicación de estrategias específicas en el proceso de mejora continua.
  • se fomenta el concepto de equipo, ya que todos los participantes se implican en el tratamiento del informe A3 y se les anima a tratar intensamente el problema, sus efectos y sus posibles soluciones.
  • la forma puede adaptarse con flexibilidad a la situación individual. Esto permite desarrollar una estrategia de solución específica y eficaz, así como gestionar proyectos y reuniones. Los proyectos pueden coordinarse vinculando varios documentos.
  • se refuerza el sentido de la responsabilidad para resolver y analizar de forma autónoma los problemas y llevar a cabo tareas complejas.

Trabajar con el informe A3 requiere habilidades especiales por parte de todos los que participan en el proceso. Los directivos, en particular, tienen que ocuparse más intensamente de los procesos de creación de valor y considerarse guías de aprendizaje para su personal. A pesar de la carga de trabajo adicional inicial, los directivos se ven aliviados a medio plazo gracias a la resolución independiente de problemas por parte de los empleados. Cuanto más competencia y rutina tengan los empleados para resolver problemas por sí mismos, más y más complejas serán las tareas que los directivos puedan delegar en los empleados.

Dónde se aplica

En todas las áreas.

¿Dónde se aplica? - 5

 Formato y aspecto general de un informe A3:

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 Preguntas que debemos hacernos para rellenar cada sección del informe A3:

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Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Metodología LEAN Aplicada a la Logística.

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