Planificación de proyectos: la reunión diaria

En los proyectos ágiles, se mantiene una reunión diaria, breve, con un timebox de 15 minutos, donde se repasan rápidamente las tareas del día.  Esto no quiere decir que la reunión tenga que durar 15 minutos, sino que "como mucho" dura 15 minutos. En ocasiones, con 5 minutos es suficiente.

A esta reunión deben asistir todos los miembros del equipo de trabajo. Es una buena práctica que siempre sea a la misma hora, para evitar "excusas" y retrasos no justificados. 

No es una reunión de seguimiento, ni de "reporte" del estado del trabajo al líder ágil -scrum master- o al product owner o representante de negocio. Es una reunión eficiente de comunicación entre las personas del equipo de trabajo.

El líder ágil y el representante de negocio no tienen por qué hablar, pero sí asistir para estar al tanto de la evolución del trabajo día a día (sin necesidad de ningún informe de seguimiento adicional).

Esta reunión tiene lugar delante de la tabla de tareas, como vemos en la imagen, para poder referirse a ellas con facilidad, desplazarlas, anotar sobre ellas, cambiar su tarjeta de color...

Al finalizar la reunión, el kanban o tablero de tareas refleja exactamente, en "tiempo real", cuál es el estado de cada tarea de la iteración en curso.

Reglas de la reunión (estas reglas deben estar visibles o ser bien conocidas por el equipo de trabajo):

• No hay conversaciones paralelas.
• Sin distracciones.
• Si tienes una tarea, tienes que asistir.
• Discutir los temas después de la reunión (si 2 personas deben tratar un asunto, es un desperdicio que otras 6 ó 7 estén esperando a que terminen de hablar).
• Revisión del trabajo realizado, próximos trabajos e impedimentos.