Tenemos diferentes formas de abrir el cuadro de diálogo para compartir un archivo. Depende principalmente de la ventana en la que nos encontremos.
Cuando nos encontramos en el acceso principal del servicio Drive, podemos activar la configuración para compartir, de varios modos:
Cuando tenemos el documento abierto, disponemos del botón Compartir.
Es indiferente que se trate de un documento editable o no en Google Drive. Si está en nuestra cuenta, como esta foto, la podremos compartir.
Todos los documentos y archivos alojados en nuestra cuenta se pueden compartir, sin importar que sean compatibles o no con los formatos de Google Drive. Incluso aunque carezcan de vista previa.
En todos los casos, llegaremos al mismo sitio, la ventana de Configuración para compartir.
En la ventana de configuración, nos encontramos con varias secciones bien diferenciadas:
El botón "Hecho" se utiliza para guardar cualquier cambio realizado y cerrar la ventana de configuración.
En la primera ocasión, aparece por defecto la consideración del documento como privado (no lo hemos compartido con nadie), y el usuario propietario. Para compartir el documento, debemos añadir el correo electrónico de quien va a recibir el permiso. Al hacer click en la caja de texto, podemos introducir los datos. Al pulsar la tecla intro para valida la dirección de correo electrónico que hemos introducido nos aparecerá la siguiente ventana:
Para el usuario introducido, debemos marcar el rol que le asignamos:
Veamos el resto de opciones de esta sección de compartir:
Con estas pautas, ya podemos Enviar la invitación al usuario seleccionado para compartir el documento. Hacemos clic en Enviar.
Podemos compartir nuestros archivos con cualquier usuario independientemente de que utilice los servicios de Google Drive. Cualquier usuario, aunque no tenga asociada a su dirección de email una cuenta de google drive, podrá tener acceso al documento siempre que lo hayamos compartido con él. En el ejemplo que ofrecen las ilustraciones precisamente estamos compartiendo un archivo con un usuario que no tiene asociada ninguna cuenta de google. Por ese motivo al enviar la invitación, google nos advierte de esta circunstancia y nos ofrece dos alternativas:
Cuando enviamos la notificación, saldremos automáticamente de la ventana de configuración de compartir. Si queremos volver al cuadro de opciones, seleccionamos el documento y volvemos a hacer clic en la opción Compartir. Ahora veremos el listado de cuentas y los permisos que tienen sobre el archivo.
En este listado podemos cambiar los permisos de los usuarios. Además, disponemos también de dos interesantes opciones:
Copiar correos de colaboradores: Eso mismo, copia en la memoria del dispositivo los correos electrónicos de los usuarios a los que se les ha dado acceso al documento para, por ejemplo, enviarles un correo electrónico con nuestra aplicación corporativa de correo electrónico.
Enviar correo a los usuarios de este archivo: Opción de gran utilidad ya que, sin acceder al gestor de correo electrónico de Gmail, permite enviar correos electrónicos a los usuarios que tienen acceso al documento compartido.
El nuevo usuario queda añadido a la lista de uso compartido, donde en cualquier momento podemos cambiar su rol. Es ahora cuando le podemos asignar el rol de lector, o incluso el rol de propietario.
MUY IMPORTANTE: si asignamos el rol de propietario, renunciamos a serlo nosotros, y le concedemos a este usuario todos los privilegios sobre el documento. Por ejemplo, en cualquier momento este usuario nos podría retirar nuestro rol, que ya solo podrá ser como colaborador o como lector.
¿Seguro que queremos hacer esto?
Cuando añadimos a personas, en lugar de introducir una dirección "a mano", podemos introducirla de una forma más automática si seleccionamos el correo de entre nuestra lista de contactos. Google a medida que vamos escribiendo los caracteres de la persona con la que queremos compartir el archivo, nos realiza una búsqueda automática en nuestro listado de contactos, pudiendo seleccionar de una manera más automatizada el contacto correspondiente, sin tener que escribir manualmente toda su dirección de email.
En el caso de que seleccionemos de nuestra agenda de contactos algún grupo que tengamos previamente creado, google drive añadirá todas las direcciones del grupo, pudiendo descartar una a una aquellas personas con las que no queramos compartir el archivo, de una manera muy sencilla:
No podemos otorgar diferentes roles cuando añadimos una lista de contactos. En todo caso, podemos modificar los permisos, individualmente, cuando ya están añadidos al listado.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Ofimática en la nube: Google Drive avanzado.
No pierdas tu oportunidad y ¡continúa aprendiendo!
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