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Knowledge center Ofimática MS Office 2016

Cómo establecer una clave principal en Access 2016

Autor: Miguel Angel Blanco Ortiz y otros

Que los campos más utilizados de una tabla sean indexados para mejorar el rendimiento de las búsquedas y ordenaciones por los valores de esos campos es interesante, además de optimizar el establecimiento de relaciones entre tablas mediante los valores de esos campos.
Pero también es interesante en Access que uno o varios campos de una tabla tengan valores únicos que permitan identificar a cada uno de los registros de manera inequívoca. Pues bien, ese campo (o la concatenación de valores de varios campos como para obtener un valor único en la tabla) en caso de existir, debería establecerse como Clave principal.

Es más, si cuando creamos una tabla, no existe un campo definido como Clave principal, al cerrar la pantalla de diseño de la tabla, Access nos propone crear una y en ese caso inserta un campo como primer campo en la tabla llamado Id, de tipo Autonumeración, lo define como indexado Sí y SIN duplicados y le adjudica la propiedad de Clave principal. El icono de la llave.

Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán nunca a lo largo de la tabla.

Ventajas

Establecer una clave principal aporta las siguientes ventajas:
  • Acelera la ejecución de las consultas. Esto se aprecia cuando trabajamos con tablas de miles y miles de registros.
  • Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal.
  • Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente. Evita por lo tanto duplicidades. 
  • Las relaciones entre tablas precisan generalmente involucrar un campo clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access.

Procedimiento

Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:

1

En la Vista Diseño, seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor, o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila o campo.

2

Pulsar sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas, de la Ficha Diseño de tabla:

 

Establecer una clave principal

3

En el selector de la fila o filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando el o los campos que se constituyen como clave principal.

¿Y si no la definimos?

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de cerrar sin haber definido una clave principal, Access pregunta al usuario/a si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: No hay ninguna clave principal definida.
Si se dispone de un campo ya definido como indexado sí sin duplicados, quizás de tipo autonumeración, ese puede ser el campo idóneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea crear la clave principal. Al responder que sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo el "marchamo" de clave principal: y de no existir ningún campo como indexado sí sin duplicados, Access crea un campo llamado Id (de identificador), lo define como indexado sí sin duplicados y le atribuye la propiedad de clave principal.
Establecer la clave principal
 

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Access 2016 Básico.

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