Autor: Miguel Angel Blanco Ortiz y otros
Las consultas de selección permiten realizar preguntas a una base de datos sobre la información que contiene alguna de sus tablas (a través de unos criterios que definiremos), con el fin de obtener una información concreta. Una consulta se puede basar en una o varias tablas (en caso de ser de más de una tabla, insistimos, las tablas deberían estar relacionadas). El concepto de relaciones será estudiado en su momento.
La respuesta a dicha pregunta (a dichos criterios o condiciones) la obtenemos ejecutando la consulta. El resultado se presenta en una Hoja de Respuestas dinámica. Su apariencia es similar a la de una tabla: la información se presenta en filas y columnas.
Cualquier modificación de los datos que se realice en estas hojas obtenidos como resultado de aplicar unos criterios, se actualizará en las tablas de donde proceden dichos datos.
Reflexiones importantísimas
En las tablas tenemos TODOS los datos que albergan.
Si creamos una consulta de selección que filtra con determinados criterios la información de las tablas, se obtienen unos resultados. Una estructura de tabla que muestra los registros que satisfacen dichos criterios definidos en la consulta.
Como las tablas están sometidas a mantenimientos; es decir, que hay registros que se agregan, registros que son modificados, registros que se eliminan, si pasado el tiempo se vuelve a ejecutar una consulta con los mismos criterios que ya tiene, sobre esa misma tabla, los resultados de aplicarla o ejecutarla sobre esa misma tabla, pueden ser otros distintos, y pasado mañana otros...
Es decir, que el filtro (la consulta) se mantiene con sus condiciones, pero si el "alimento" de ese filtro varía (los datos de la tabla cambian), los resultados pueden cambiar de una vez a otra en la que ejecutemos "esa misma" consulta.
POR EJEMPLO: Si sobre una tabla de clientes, aplicamos una consulta que selecciona los clientes morosos (aquellos cuyo saldo es menor de cero [saldo]<0 ), hoy dicha consulta pueda arrojar 3 registros, tres clientes morosos, pero mañana a lo mejor no hay ninguno, y pasado mañana cuatro...
De esta forma, con una sola consulta podemos observar vez tras vez, qué registros van cumpliendo sus condiciones a medida que pasa el tiempo.
Para crear una consulta de selección los pasos a seguir son:
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En la Cinta de Opciones de Access, en la Ficha Crear, hacemos clic en el comando Diseño de Consulta del grupo Consultas.
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Se visualizará la ventana de diseño de la consulta en el centro de la pantalla (ver imagen siguiente), y a su derecha en las nuevas versiones de Access, el panel de Agregar tablas debidamente ajustado en pantalla. En este panel se mostrarán las tablas que tengamos en la base de datos actual y bajo el apartado Consultas de ese panel derecho las consultas si las hubiere (ya que es posible crear una consulta a partir no solo de una tabla, sino de una consulta).
Para agregar una tabla (o varias), o una consulta o varias, en este caso una tabla, la tabla de Socios, podremos hacerlo de varias formas:
El panel de Agregar tablas permite seleccionar desde sus apartados, Tablas, Consultas, Vínculos (tablas que pudiéramos tener en esta base de datos vinculadas con otros orígenes como por ejemplo una tabla de un libro Excel u otra base de datos distinta de Access), o bien el apartado Todo en que se aglutinan tablas, consultas y vínculos ahí juntos todos.
Panel de Mostrar tabla, o Agregar tablas... ¡Es lo mismo!
En versiones anteriores el panel de Agregar tablas se llamaba Mostrar tabla y aparecía flotante de forma predeterminada en el centro de la pantalla. Lo importante es darse cuenta que la idea es exactamente la misma y lo que nos permite este panel, es lo mismo:
Para ambos tipos de panel, arrastrando desde la zona de título el panel Agregar tablas, desde el lateral derecho al centro de la pantalla de diseño de la consulta, el panel pasa de estar acoplado, a estar flotante, o al revés, de estar flotante a acoplarse en el lateral derecho de la pantalla.
Por último, indicar que si el panel de Agregar tablas fuera cerrado desde su X "sin querer", desde la Ficha Diseño de Consulta - botón Agregar Tablas se presenta de nuevo el panel.
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Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que se van a utilizar (de momento se va a trabajar únicamente con una tabla), hacer clic en el botón Cerrar. Se visualizarán la tabla (o tablas) seleccionada, en la parte superior de la ventana de diseño de consultas.
Quitar una tabla de la vista diseño
Si hemos insertado una misma tabla más de una vez, tendremos por ejemplo la tabla Socios y Socios_1. Desde su menú de contexto en la tabla que no se desea, elegiremos Quitar tabla.4
A continuación, establecemos los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden más conveniente. Para ello basta con hacer doble clic sobre cada uno de los campos a incluir, o seleccionarlos y arrastrarlos hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo de la parrilla inferior.
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Una vez que la consulta tiene establecidos sus parámetros, hacemos clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de accesos rápidos de Access.
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A continuación, indicamos el nombre de la consulta en el cuadro de diálogo.
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Si se cierra la ventana de consulta (por ejemplo mediante el botón de cerrar) y no se ha guardado la consulta creada, Access muestra un mensaje de advertencia permitiendo almacenar los cambios en ese momento, asignando nombre a la consulta en el caso de que no lo tuviera.
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Si la consulta ya ha sido guardada con anterioridad, mostrará el mismo mensaje pero indicando el nombre de la consulta.
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Seleccionamos la opción Ejecutar del grupo Resultados, dentro de la Ficha Diseño de la consulta.
Se visualizarán los datos correspondientes a la consulta en una hoja de respuestas dinámica. (Con la misma apariencia que una tabla).
Siempre hay que comprobar
El que al ejecutar una consulta arroje datos en la tabla de resultado, no significa que esté bien diseñada, que los criterios estén bien definidos...11
Para volver, desde la tabla de resultados, a la pantalla de diseño de la consulta, basta con pulsar sobre el comando del grupo vistas, desplegando sus opciones, y elegir Vista Diseño:
Se puede alternar la visualización del diseño y de la hoja de respuestas en cualquier momento de la creación de una consulta. De esta forma, se pueden ir comprobando los resultados en la hoja de respuestas mientras se está diseñando la consulta.
Pantalla de diseño, ver qué datos arroja, volver a la pantalla de diseño, modificar la consulta, ver qué arroja... Así hasta que consigamos lo que deseemos.
Verificar siempre los trabajos, es fundamental
Es fundamental, verificar siempre los resultados que arroja una consulta, cotejar los criterios, comprobar que presenta o selecciona lo que realmente deseamos. No vale con que salga "algo". Deberá salir lo que realmente estamos buscando.Visualizaciones
Para alternar ambas visualizaciones basta con seleccionar el botón Vista Hoja de datos o Vista Diseño de la cinta de opciones en la esquina superior izquierda de la aplicación.
Vista Hoja de Datos par ver los resultados de las consultas
Vista Diseño (siempre con el icono de la regla y el cartabón) donde diseñamos las consultas
Vista SQL para ver el código Visual Basic
Tipos de vistas
Vista Hoja de Datos
Para abrir una consulta en la Vista Hoja de Datos, hacemos doble clic sobre la consulta que deseamos abrir en el Panel de Exploración de objetos de Access (Panel de navegación). La vista es muy similar a la de una tabla. Igual que en las tablas, la hoja de datos tiene filas y columnas. Las primeras representan los registros que devuelve la consulta, y las segundas representan los campos de la consulta. Pero la utilidad de las consultas, su gran ventaja, es que podemos seleccionar registros determinados de distintos orígenes y realizar operaciones con los datos de esos registros.
Vista Diseño
Las consultas como las tablas, también tienen una Vista Diseño. En esta vista podemos ver cómo está definida la consulta y también las propiedades de las columnas que devuelve. En realidad, las consultas tiene dos vistas de diseño: la cuadrícula de diseño, que aparece como Vista Diseño, y la Vista SQL. Como otros lenguajes informáticos, el lenguaje SQL tiene un formato y unas palabras clave específicas. La Vista Diseño es, en realidad, una forma gráfica de presentar el código SQL que subyace a las consultas de Access. Las dos vistas de diseño estarán disponibles para una consulta dependiendo de qué haga esa consulta y cómo está definida.
La parte superior de la Vista Diseño recibe el nombre de panel de tablas, ya que es donde se incluyen las tablas y consultas implicadas en la consulta actual.
La cuadrícula que se encuentra situada en la parte inferior de la ventana, es la cuadrícula de diseño. Aquí es donde seleccionamos los campos que debe devolver como resultado la consulta, establecemos el orden de clasificación y especificamos los criterios utilizados para determinar qué registros hay que devolver.
Vista SQL (structured query language)
Utilizar la Vista SQL es una forma avanzada de examinar la consulta. Esta vista proporciona el código SQL real que se ejecutará al aplicar la consulta. La información que proporciona esta vista es la misma que está representada en la cuadrícula de diseño, pero en el lenguaje utilizado por Access para ejecutar la consulta.
Crear una consulta de selección 
Actividades de autoevaluación: relaciona los contenidos de cada columna Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Access 2016 básico.
No pierdas tu oportunidad y ¡continúa aprendiendo!
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