Knowledge Ofimática MS Office 2016
Este material didáctico forma parte del Curso online de Access 2016 Básico

Crear una consulta en Access 2016

Las consultas de selección permiten realizar preguntas a una base de datos con el fin de obtener una información concreta, que puede provenir de una o varias tablas.

La respuesta a dicha pregunta se presenta en una Hoja de Respuestas dinámica. Su apariencia es similar a la de una tabla: la información se presenta en filas y columnas. Cualquier modificación de los datos que se realice en estas hojas, se actualizará en las tablas de donde proceden dichos datos.

Para crear una consulta de selección los pasos a seguir son:

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En la Cinta de Opciones de Access, en la Ficha Crear, hacemos clic en el comando Diseño de Consulta del grupo Consultas.

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Se visualizará la ventana de diseño de la consulta. Y sobre ella, en primer plano, la ventana Mostrar tabla, que nos permitirá establecer las tablas o consultas que van a ser la base de la nueva consulta. Para ello hacemos doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente seleccionarla, y hacer clic en el botón Agregar. De momento, nuestra base de datos solo dispone de la tabla Socios.

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Una vez seleccionadas todas las tablas o consultas que se van a utilizar (de momento se va a trabajar únicamente con una tabla), hacer clic en el botón Cerrar. Se visualizarán las tablas en la parte superior de la ventana de diseño de consultas.

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A continuación establecemos los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden más conveniente. Para ello basta con hacer doble clic sobre cada uno de los campos a incluir, o seleccionarlos y arrastrarlos hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo de la parrilla inferior.

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  • En la fila Orden establecemos el tipo de ordenación que se requiere (ascendente, descendente y sin orden), recordando que los registros se ordenarán en primer lugar por el campo situado más a la izquierda y posteriormente por los campos bajados y situados a la derecha del mismo, de forma correlativa.
  • En la fila Mostrar, establecemos la visualización o no de los campos que se utilizan para la consulta (puede ser que se precise un campo, por ejemplo para ordenar por él, pero que no se desee visualizar el mismo; es decir, un campo puede estar involucrado en la consulta pero no se quiere mostrar en el resultado). Para visualizar los datos de un campo basta con que esté activada la casilla Mostrar correspondiente al mismo.
  • En la fila Criterios, introducimos los criterios que deben cumplir los registros. En apartados posteriores se especifica la forma de introducirlos.
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Una vez que la consulta tiene establecidos sus parámetros, hacemos clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de accesos rápidos de Access.

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A continuación, indicamos el nombre de la consulta en el cuadro de diálogo.

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Si se cierra la ventana de consulta (por ejemplo mediante el botón de cerrar ) y no se ha guardado la consulta creada, Access muestra un mensaje de advertencia permitiendo almacenar los cambios en ese momento, asignando nombre a la consulta en el caso de que no lo tuviera.

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Si la consulta ya ha sido guardada con anterioridad, mostrará el mismo mensaje pero indicando el nombre de la consulta.

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Seleccionamos la opción Ejecutar del grupo Resultados, dentro de la Ficha Diseño de la consulta.

Se visualizarán los datos correspondientes a la consulta en una hoja de respuestas dinámica. (Con la misma apariencia que una tabla).

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Para volver, desde la tabla de resultados, a la pantalla de diseño de la consulta, basta con pulsar sobre el comando del grupo vistas, desplegando sus opciones, y elegir Vista Diseño:

Si en el diseño de una consulta, por error, se baja a la tabla inferior (la parrilla de campos y criterios) un campo más de una vez (repetido), cuando se ejecute la consulta ese campo duplicado aparecerá con un encabezado que en vez de presentar el nombre del campo presenta un título con la forma ExprNNNN. Regresando al diseño de la consulta, se elimina la aparición de ese campo duplicado y quedará solucionado el problema.

Modos de presentación de la ventana consulta

Se puede alternar la visualización del diseño y de la hoja de respuestas en cualquier momento de la creación de una consulta. De esta forma se pueden ir comprobando los resultados en la hoja de respuestas mientras se está diseñando la consulta.

Visualizaciones

Para alternar ambas visualizaciones basta con seleccionar el botón Vista Hoja de datos o Vista Diseño de la cinta de opciones en la esquina superior izquierda de la aplicación.

Vista Hoja de Datos

Vista Diseño

Vista SQL

Tipos de vistas
Vista Hoja de Datos

Para abrir una consulta en la Vista Hoja de Datos, hacemos doble clic sobre la consulta que deseamos abrir en el Panel de Exploración de objetos de Access (Panel de navegación). La vista es muy similar a la de una tabla. Igual que en las tablas, la hoja de datos tiene filas y columnas. Las primeras representan los registros que devuelve la consulta, y las segundas representan los campos de la consulta. Pero la utilidad de las consultas, su gran ventaja, es que podemos seleccionar registros determinados de distintos orígenes y realizar operaciones con los datos de esos registros.

Vista Diseño

Las consultas como las tablas, también tienen una Vista Diseño. En esta vista podemos ver cómo está definida la consulta y también las propiedades de las columnas que devuelve. En realidad, las consultas tiene dos vistas de diseño: la cuadrícula de diseño, que aparece como Vista Diseño, y la Vista SQL. Como otros lenguajes informáticos, el lenguaje SQL tiene un formato y unas palabras clave específicas. La Vista Diseño es, en realidad, una forma gráfica de presentar el código SQL que subyace a las consultas de Access. Las dos vistas de diseño estarán disponibles para una consulta dependiendo de qué haga esa consulta y cómo está definida.

La parte superior de la Vista Diseño recibe el nombre de panel de tablas, ya que es donde se incluyen las tablas y consultas implicadas en la consulta actual.

La cuadrícula que se encuentra situada en la parte inferior de la ventana, es la cuadrícula de diseño. Aquí es donde seleccionamos los campos que debe devolver como resultado la consulta, establecemos el orden de clasificación y especificamos los criterios utilizados para determinar qué registros hay que devolver.

Vista SQL

Utilizar la Vista SQL es una forma avanzada de examinar la consulta. Esta vista proporciona el código SQL real que se ejecutará al aplicar la consulta. La información que proporciona esta vista es la misma que está representada en la cuadrícula de diseño, pero en el lenguaje utilizado por Access para ejecutar la consulta.

Crear una consulta de selección

 

Ver Actividad Actividades de autoevaluación: relaciona los contenidos de cada columna
 

Este contenido didáctico abierto está extraído del Curso online de Access 2016 Básico.

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