Si somos el único usuario que va a utilizar el programa Outlook, y no nos preocupa tener "mezclada" aunque organizada según veremos más adelante, la información incluso de varias cuentas de correo ya sean personales o profesionales, no será preciso definir perfil de usuario alguno porque cada vez que ejecutemos Outlook, accederemos a nuestras informaciones teniendo en cuenta que podemos tener configuradas en Outlook varias cuentas de correo, una como empleado, otra como responsable de área, otra particular quizás si nos lo permiten...
En el caso de desear tener separadas las informaciones de diferentes cuentas de correo o más allá, de usuarios distintos que comparten el mismo ordenador e inician sesión de Windows bajo diferentes usuarios y hacen uso del único programa Outlook instalado en el equipo, será aconsejable tener definidos perfiles de usuario para el correo.
Lo primero que debemos hacer en el caso de que estemos trabajando varias personas (varios usuarios) con Outlook o bien nosotros mismos pero con varias cuentas de correo configuradas para usos y fines diferentes (por ejemplo una para el trabajo llamada contable@miempresa.com y otra de carácter privado a nivel personal de ocio llamada luisgg@gmail.com), es crear y definir los usuarios de Outlook. ¿Desde dónde y como se definen los usuarios de correo o lo que es lo mismo los perfiles de usuario? Un perfil no se define desde el programa Outlook, sino desde Windows.
Entraremos en Menú de inicio - Panel de control - Cuentas de usuario - Mail (Microsoft Outlook 2016).
Inicialmente tenemos un perfil llamado Outlook.
El panel de perfiles para correo tras crear dos perfiles es el siguiente:
Se crea un nuevo perfil de usuario mediante el botón Agregar:
Cuando tras definir perfiles de usuario se ejecuta Outlook entrando bajo un perfil nuevo, si no tenemos configurada ninguna cuenta de correo, Outlook solicita configurar una cuenta de correo.
Recordemos que el programa Outlook, es el que nos va a permitir entre otras opciones, gestionar nuestros correos electrónicos.
Una cuenta de correo, por describirlo de manera sencilla, es una carpeta situada en otro ordenador (denominado Servidor de correo) que no es el nuestro y que se encuentra incluso fuera de las instalaciones de nuestra empresa en muchos casos, incluso fuera de nuestra ciudad e incluso en otro país... El símil sería compararlo con un buzón de apartado de correos situado en una oficina de correos de una ciudad.
Lógicamente, para poder acceder a esa carpeta (o cuenta de correo) remota, necesitaremos una serie de datos de acceso tales como nombre técnico del ordenador en donde tenemos esa cuenta, nombre de la cuenta, nombre de usuario y contraseñas fundamentalmente, es decir, un ramillete de datos técnicos sin los cuales no podremos tener acceso a nuestra cuenta de correo.
Pues bien, Outlook, inicialmente es un programa, en lo relativo al correo, "tonto" bajo el punto de vista de que es incapaz de conectarse con ninguna cuenta de correo por él mismo y sin esos datos que la identifican inequívocamente. Lo que tendremos que hacer con ese grupo de datos técnicos que definen nuestra cuenta de correo en la mano, es introducirlos en Outlook para que este programa pueda acceder como cliente a la cuenta de correo que se encuentra en ese otro equipo informático denominado servidor.
Introducir esos datos en Outlook es el proceso denominado: configurar una cuenta de correo. En las últimas versiones de Outlook, con solo introducir una dirección de correo en un panel, Outlook la puede llegar a configurar de forma automática, aunque conocer el mecanismo bajo el cual funcionan los correos y saber configurar manualmente una cuenta de correo es algo muy interesante.
Para más seguridad...
Como medida de seguridad para el acceso a la información contenida en Outlook, se recomienda definir usuarios en Windows (al margen de los perfiles de correo) así como establecer una contraseña para el inicio de cada sesión Windows.Aplicación en situación real de trabajo:
La empresa u organismo para el que trabajamos nos comunica y transmite la consigna sobre la necesidad de mantenernos permanente y constantemente comunicados mediante el correo electrónico, tanto con clientes, proveedores y personal externo como con compañeros de la propia empresa. Cualquier asunto de trabajo deberá ser transmitido al compañero pertinente vía e-mail (aunque se encuentre trabajando en una mesa anexa a la nuestra). De ese modo quedará constancia en Outlook de qué hemos comunicado a quién y en qué fecha y hora. Nada de transmitir consignas de trabajo en pasillos o verbalmente...Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Gestión del Correo Electrónico con Outlook 2016/2019.
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