Autor: Luis Angel Gil Gambarte
Vamos a reunir en este apartado otra serie de opciones interesantes que, como colofón acerca de los correos, no debemos dejar de lado porque nos van a ayudar a ser mucho más productivos y más eficientes.
Cuando nos encontremos en campaña, o en determinado momento del mes en el que hay que comunicar o recordar algo a cierto colectivo, o en determinadas situaciones como por ejemplo solicitud de facturas por cierre de trimestre, crear correos con contenido más o menos fijo y recurrente, casi siempre con cierta estructura y contenido semejantes, puede ser frecuente.
Frente a esta necesidad y con el fin de optimizar nuestro tiempo podemos utilizar otras herramientas como definir bloques de texto a modo de Elementos rápidos y Autotextos (Ficha Insertar - Grupo Texto), definir frases tipo desde la herramienta de Autocorreción (Menú de Archivo - Opciones - Correo - botón Ortografía y autocorrección), pero cuanto se trata de correos completos, lo más práctico es recurrir a la definición de plantillas.
Si bien los correos redactados o abiertos en pantalla pueden ser guardados como un archivo con formato y extensión .MSG (de message), una plantilla de Outlook es un archivo .OFT (Outlook File Template), que puede ser utilizado como base para la creación de otros correos. Este concepto de plantilla se maneja en Word con los archivos .DOTX, en Excel con los archivos .XLTX, en PowerPoint con los .POTX...
Los pasos pare definir una plantilla de correo son:
Primero
Comenzar la redacción de un correo con todos sus contenidos, archivos adjuntos, imágenes insertadas..., sin indicar destinatarios aunque si se desea, con Asunto
Segundo
Guardar la plantilla desde Menú de Archivo - Guardar como... y elegir Tipo plantilla de Outlook (*.oft):
El archivo se guarda predeterminadamente en la ruta en donde se ubican las plantillas Office. La carpeta es:
C:\Users\gilga\AppData\Roaming\Microsoft\Templates (siendo en este caso "gilga" el usuario bajo el cual se ha iniciado sesión en Windows).
Esa plantilla posteriormente se podrá mover o copiar posteriormente a otra ubicación o bien se podría cambiar la ubicación de destino.
Para utilizar una plantilla podremos fundamentalmente:
Tip de productividad para el uso de plantillas
Bajo muchísimas situaciones, enviamos correos con los mismos contenidos o muy semejantes. Frente a esto, podremos cada vez volver a teclearlos y componerlos de nuevo desde cero; cuando hemos hecho esto varias veces el segundo nivel de ocurrencia suele ser recurrir a la manida técnica de copiar y pegar desde otro correo que utilizaremos como base. Pero lo más aconsejable será en estos casos mantener una carpeta con esos "correos tipo" que se repiten, conteniendo nuestras plantillas.
Guardar en carpetas o quizás si se utilizan mucho incluso en el propio Escritorio de Windows (ningún lugar más a mano), correos de contenidos reiterados, modelos de ofertas, propuestas, informes periódicos con cifras, pero en forma de plantillas...
Ganancia muy importante de tiempo a la hora de redactar ese tipo de mensajes cuyo contenido se repite día a día, mes a mes...
Tengamos nuestra "colección" de plantillas para ahorrar mucho tiempo. Trabajemos con PLANTILLAS DE OUTLOOK.
Si de entre todas las carpetas que mantenemos en Outlook una en concreto es aquella en la que siempre (o casi siempre) nos ubicamos cada vez que arrancamos el programa, configuremos Outlook para que comience la sesión posicionado en ESA carpeta (o bandeja) en vez de tener que posicionarnos nosotros cada vez, cada día.
Para configurar una determinada carpeta como predeterminada al inicio de Outlook, seguiremos la secuencia Menú de Archivo - Opciones - apartado Avanzado - Inicio y salida de Outlook:
Es posible como en este caso elegir la bandeja raíz del "ramillete" de bandejas que tiene cada una de las posibles cuentas de correo que podamos tener configuradas, así como calendarios o cualquier otro elemento. En este caso se corresponde con el panel llamado Outlook para hoy, pero bien podría ser la bandeja de entrada de la cuenta predeterminada.
Es frecuente intercambiar mensajes entre personas sobre un determinado tema, de modo que por ejemplo, nosotros enviamos un primer mensaje a un destinatario. Ese destinatario nos responde. Nosotros confirmamos su respuesta y por último ese destinatario concluye con un mensaje final...
Este conjunto de mensajes referidos a una misma conversación, es lo que se denomina precisamente una conversación.
La vista habitual de los correos es visualizarlos ordenados por una determinada columna que suele ser, por verlos en secuencia cronológica (el más reciente en la parte superior del listado), la columna RECIBIDO:
Pero con esta vista todos los correos que forman parte de una conversación quedan separados debido a la cronología bajo la cual se produjeron y no sería sencillo seguir el hilo de cierto tema profesional. Y "enlazar" estos correos lleva tiempo...
Para mostrar los correos por conversaciones iremos a la ficha Vista - Grupo Mensajes y activaremos la casilla de Mostrar mensajes en conversaciones.
Al activar esta opción, un panel solicita confirmación de si esta decisión deseamos que afecte solamente a la carpeta actual o bien a todas las carpetas de todos los buzones:
Tras confirmar, en el grupo Mensajes se activa el botón desplegable Configuración de conversación y podemos especificar ciertos detalles de cómo se van a mostrar las conversaciones en pantalla, si por ejemplo en la conversación deseamos presentar también nuestros mensajes de respuesta que obviamente están en otra carpeta, en la bandeja de elementos enviados en este caso:
En cuanto a la vista, esta cambia de modo que todos los correos derivados de un correo inicial (lo hayamos enviado nosotros o nos lo hayan enviado), se muestran jerárquicamente debajo, ordenados en la secuencia en la que se han desencadenado en la parte inferior los más antiguos en la conversación -abajo el mensaje que la abrió-, y en la parte superior el último mensaje de la conversación inmediatamente debajo del mensaje de título, digamos de grupo. Unos controladores de plegado y desplegado permiten expandir o contraer cada conversación, pero una sola conversación. Si se expande otra conversación, la anterior se contrae (se repliega):
Analicemos la imagen:
En cada uno de los correos de cada conversación, se muestran acumulativamente los mensajes anteriores de dicha conversación. Esto hace que se redunde con información que ocupa espacio, y hace que los archivos .oft "engorden" quizás innecesariamente.
La solución a esto es omitir las conversaciones.
En la ficha Carpeta de Outlook, existe un grupo de botones llamado Limpiar. En este grupo encontramos entre otros, dos botones:
Limpiar carpeta es un botón que al hacer clic se desdobla en dos: El primero quita todos los mensajes redundantes (no el mensaje troncal) que se acumulan para seguir el hilo de los diálogos, de todos los mensajes de las conversaciones de una determinada carpeta, y el segundo botón, elimina los mensajes redundantes de esa carpeta y sus posibles subcarpetas en caso de haberlas.
Eliminar todo, elimina todos los mensajes de la carpeta actual. Equivale a seleccionar todos sus mensajes con Ctrl+E y luego pulsar la tecla Supr (los mueve a la bandeja de elementos eliminados).
Al limpiar la carpeta de mensajes redundantes (que ocupan espacio), se presenta un panel permitiendo incluso pasar a configurar opciones de Outlook en cuanto a la limpieza de conversaciones:
A esta configuración también se accede desde Menú de Archivo - Opciones - Correo:
Tip de productividad para el uso de conversaciones
Poder enlazar mediante conversaciones mensajes que tienen que ver con un determinado asunto porque han sido fruto de respuestas, respuestas a respuestas y así sucesivamente, supone una comodidad extra que podemos activar y desactivar a voluntad. Outlook se encarga de todo.
Repasar conversaciones mantenidas entre varios usuarios entre los que se ha realizado un trasiego de mensajes. Qué dijo quién, qué día, quién o quiénes respondieron, cómo se resolvió un asunto concreto, en qué quedó finalmente aquello...
Ver en un solo correo la secuencia de mensajes que se han ido produciendo en una conversación. Evitar búsquedas desesperadas por fechas, por remitentes o por asuntos o contenidos a través del panel de búsqueda de Outlook.
Secuenciar esos diálogos de una manera intuitiva evita desesperantes sesiones de estrés. Activemos cuando lo necesitemos la vista MOSTRAR MENSAJES EN CONVERSACIONES.
Si bien podemos pulsar el botón de Enviar y recibir cuando deseemos para que los correos que hubieran podido quedar retenidos en nuestra bandeja de salida se envíen y que los nuevos correos llegados a nuestro servidor de correo entrante se descarguen en nuestras bandejas de entrada, es posible configurar Outook para que esa acción se realice automáticamente cara N minutos. Esto se lleva a cabo desde Menú de Archivo - Opciones - Avanzado - Apartado Enviar y recibir - botón Enviar y recibir. En el panel presentado se especifica el cada cuánto se realizará la actualización de correos automática:
Cada persona en virtud de su actividad y de la premura con la que sean fundamentales las atenciones de los correos y quizás las respuestas, configurará estos tiempos.
El personal experto nos recomienda...
Los profesionales expertos en gestión del tiempo indican que tener este intervalo marcado en pocos minutos genera dispersión en el trabajo al usuario, falta de concentración, descentre de lo que se está haciendo... En suma bajada de rendimiento y de productividad.
Hay quienes lo tienen configurado en una hora, hay quienes no lo tienen configurado y dedican a la lectura y proceso del correo un tiempo a primera hora de la jornada (por ejemplo media hora en gestionar los correos), otro tiempo a media mañana (quince minutos por ejemplo) y otra media hora al final de la jornada...
Quizás sea interesante: Aplico mi propio GTD (Getting Things Done)
Personalmente, la primera tarea que realizo al encender el ordenador es abrir Outlook y revisar los correos de la/las bandejas de entrada:
NOTA: Tengo configurada la vista de mi carpeta principal con formatos condicionales para destacar visualmente los correos de los contactos más relevantes con el fin de que queden enfatizados en la bandeja y así poder localizarlos rápidamente de forma visual.
Hay quienes después de procesados todos los correos recibidos, deciden dejar su bandeja de entrada vacía habiendo movido correos a bandejas (carpetas) de usuario/a.
Particularmente no tengo problema en tener mensajes (muchos) ordenados por cronología de recepción en la bandeja de entrada, porque disponemos de la herramienta de búsqueda y filtrado de correos para localizar bajo muy diferentes criterios, aquellos que deseemos.
Tip de productividad
Una forma rápida de efectuar y "forzar" un envío y recepción en todas las cuentas configuradas cuando estamos pendientes de recibir un correo que esperamos con impaciencia, es mediante la tecla de función F9.
En la Ficha Inicio de Outlook tenemos el grupo de botones llamado Pasos rápidos. En este lugar podremos centralizar acciones que podemos realizar de manera manual y quizás encadenada, pero en una sola acción, haciendo clic en el paso rápido. Cada paso rápido al ejecutarlo, permite realizar varias acciones en secuencia propias del programa. Se trata por lo tanto de accesos directos mediante un nombre representativo a varias acciones de Outlook.
Desde el grupo Pasos rápidos podemos, desplegando...
Veamos la siguiente imagen:
Desde el panel de Editar, a los pasos rápidos también se les puede asociar una combinación de teclas como tecla de método abreviado para activarlos más rápidamente si cabe:
Tip de productividad para el uso de pasos rápidos
Poder concatenar varias acciones de Outlook en una sola, supone un avance importante en el ámbito de la productividad.
Por nuestra experiencia, con ciertos correos solemos realizar más de una acción y siempre sistemáticamente las mismas acciones. Por ejemplo aquellos correos que primero categorizamos, luego movemos a otra carpeta y finalmente respondemos, requerirían tres acciones que ahora podemos centralizar en una sola.
Ahorro importante de tiempo. Ganamos mucho en eficacia.
Definamos PASOS RÁPIDOS y aprendamos las teclas rápidas que nos permiten ejecutarlos.
Con Outlook, es posible diferir o retrasar el envío de un correo para que se realice en un determinado día y a una determinada hora. Es una eficaz forma de acometer un envío de forma anticipada (cuando tengamos tiempo), pero garantizando que será enviado en el día y hora adecuados.
Ejemplo de situación real
Una nueva oferta de servicios y productos de nuestra empresa entra en vigor el próximo 1 de noviembre del presente año. Como hoy tenemos tiempo, preparamos la redacción de un correo con dichas informaciones y adjuntamos los archivos Pdf (por ejemplo) con los documentos pertinentes, pero no deberá ser enviado antes del 31 de octubre a las 8:00 a.m.
Realizaremos el envío pero de forma diferida de modo que quede enviado, pero retenido en la bandeja de salida para que cuando se cumpla esa fecha y hora, sea enviado definitivamente.
Nosotros nos quedamos tranquilos de que en esa fecha y de forma automática, ese (o esos) correo, será enviado por nuestro Outlook.
NOTA: Verificar con pruebas, que nuestros servidores admiten este tipo de operación.
Para modificar esta opción de entrega en un correo, desde la pantalla de redacción de un correo - Ficha Opciones - grupo Seguimiento, mediante el abridor de cuadro de diálogo (controlados de flechita en la esquina inferior derecha del grupo) pasaremos al cuadro de diálogo siguiente:
Al enviar el mensaje, este quedará retenido en la bandeja de salida. Cada vez que se realice un enviar y recibir se verificará si se cumple la fecha y hora de envío y cuando se cumpla la condición de fecha y hora, será enviado puntualmente.
Tip de productividad para el uso de pasos rápidos
Esta herramienta va a solventar problemas de que se nos olvide enviar correos en determinado momento preciso. Cuando se nos encomienda realizar esa tarea, directamente la realizamos y dejamos hecha con la tranquilidad de que el correo será enviado (empujado) cuando proceda.
Situaciones de comienzo de plazos, inicio de promociones, comunicados que entran en vigor a partir de una fecha, aniversarios...
Tranquilidad y efectividad porque estos correos se procesarán y serán enviados automáticamente en el momento preciso.
Enviar correos con OPCIONES DE ENTREGA resulta muy útil y efectivo.
Cuando un mensaje se envía con una determinada fecha de caducidad es porque, por ejemplo su contenido es un texto con vigencia hasta una determinada fecha, un presupuesto, plazos...
Al correo se le asociará una fecha de caducidad desde este mismo panel de Propiedades del mensaje, y cuando sea enviado y la fecha de caducidad se cumpla, en la bandeja pertinente (normalmente será la de entrada) en donde dicho correo resida, el correo aparecerá en la bandeja, pero tachado manifestando de este modo que ese contenido ya no tiene vigencia.
Desde el mismo panel de Propiedades de mensaje es posible especificar que si este envío es respondido, y si bien por defecto la respuesta se realiza siempre a la misma dirección desde la que dicho correo fue enviado, la dirección de respuesta sea otra diferente. Marcaremos la casilla de verificación de Enviar las respuestas a: e indicaremos la dirección de e-mail para las respuestas. Es posible con esta herramienta por lo tanto tener una dirección de correo para los envíos y otra para recibir las respuestas:
Otra propiedad que puede llevar consigo un mensaje además de la prioridad (recordemos que la prioridad puede ser alta, baja o ninguna), es el carácter que puede ser elegido entre cuatro tipos:
Cuando se reciba el mensaje por parte del destinatario, en la banda de cabecera constará el carácter con el que dicho mensaje ha sido enviado. Es una mera información que no influye en ningún otro aspecto (seguridad, velocidad, contraseñas...):
Junto a los mensajes va otra información
Todas estas opciones de mensaje que han sido explicadas, son innatas al mensaje, van junto al mensaje, forman parte del mensaje.
Otras opciones de correoEsta píldora formativa está extraída del Curso online de Organización del trabajo con Outlook 2010/2013.
No pierdas tu oportunidad y ¡continúa aprendiendo!
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