Knowledge Ofimática MS Office 2016/2019
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Organización Eficaz del Trabajo con Outlook 2016/2019

La herramienta reglas de mensaje es una de las más directamente dirigida al ámbito de la productividad en Outlook y en este apartado vamos a aportar diferentes ideas de cómo aplicarla.

Diariamente a nivel de empresa (y también incluso a niveles particulares) el número de correos que se reciben en la Bandeja de Entrada son numerosos, decenas seguramente...

Aplicación en situaciones reales de trabajo

Conocidas ya las posibles acciones a realizar con los correos recibidos, una de ellas era canalizar moviendo los correos a ciertas carpetas previamente creadas en el panel de exploración izquierdo para mantener de este modo, la información mucho más organizada. Otro tipo de correos son respondidos de forma directa...
De todos esos mensajes unos cuantos serán solicitudes de presupuestos, otros serán reclamaciones...
Muchos mensajes, quizás tengan en el apartado Asunto la palabra "chollo" "millonario" y los deseemos borrar directamente sin abrirlos (Outlook posee para estos casos un eficaz filtro anti Spam que trataremos en un apartado siguiente)...
Algunos correos nos los remitirá cierta persona, quizás nuestro jefe (o jefa) de departamento y desearemos guardarlos moviéndolos a su carpeta pertinente con el fin de clasificarlos, digamos que aparte...
Cuando nos encontremos de vacaciones querremos diferir o reenviar todos los mensajes recibidos a la cuenta de correo de un compañero de trabajo para que siga atendiendo, en nuestra ausencia, los e-mails que recibamos...
Responder a todos los mensajes recibidos con ciertas palabras en su texto de contenido, con otro mensaje de comunicado explícito...

Para automatizar la gestión de cada uno de estos casos, de estas situaciones, definiremos una diferente regla de mensaje.

Definiendo Reglas de mensaje estableceremos una serie de filtros de comportamiento y acción para los correos que recibamos aunque se pueden definir reglas también para los mensajes que enviemos.

Por ejemplo: Si el correo recibido tiene tal característica... hacer tal cosa con él.

En suma definiremos en Outlook una serie de reglas de modo que con los correos recibidos que cumplan ciertos criterios, se realizará una acción (o varias) que se hayan especificado.

Existen numerosas situaciones de filtrado que se pueden definir en una regla así como numerosas acciones a llevar a cabo con los correos recibidos que satisfagan dicha regla.

Definiendo una serie de reglas, conseguiremos que de forma automática sean procesados un porcentaje de los correos recibidos, de forma totalmente automática y sin tener que dedicar tiempo a ello. Es ésta una herramienta sumamente útil y cuando tenemos reglas definidas, las podemos activar o desactivar temporalmente a voluntad sin necesidad de eliminarlas para tener que definirlas de nuevo en otro momento.

Administrar reglas y alertas

Para definir reglas de mensaje entraremos al Menú de Archivo - Información - Administrar reglas y alertas.

Definir regla a partir de un mensaje

Si deseamos definir una regla a partir de un mensaje ya recibido por ejemplo, que tengamos en una carpeta, lo seleccionaremos sin abrirlo y desde el botón desplegable Reglas del grupo Mover de la Ficha Inicio la podremos "encarrilar" y la crearemos:

Si abrimos el mensaje, también podremos definir una nueva regla.

Para definir una regla nueva, en el panel de Reglas y alertas pasaremos al intuitivo asistente de creación mediante el botón superior Nueva regla...

Paso 1: seleccione una plantilla
En el panel que aparece distinguimos dos grandes partes. La zona superior de Paso 1 en donde tenemos plantillas tipo, planteamientos de regla tipo en las cuales nos podemos basar para definir nuestra nueva regla:
Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado)
Observar en la parte inferior o zona de Paso 2, se confecciona una sentencia en un lenguaje "natural" donde los elementos variables o cambiantes por parte del usuario, aparecen como elementos activos de color azul, de modo que para cada caso, para cada regla, haciendo clic en esos elementos azules elegiremos las direcciones de correo afectadas por la regla, la carpeta afectada por la regla o la situación concreta bajo la cual actuará esta regla:

Ejemplo 1: automatizar la recepción de mensajes de cierto remitente

En el ejemplo de la imagen anterior se ha seleccionado en la zona 1 de plantillas la plantilla de Mover a una carpeta los mensajes de una persona, es decir, que los mensajes que recibamos de tal o tales remitentes se muevan automáticamente a una carpeta específica.
Concretando y personificando el ejemplo:

"Los mensajes recibidos desde la cuenta aaa@gmail.com se moverán automáticamente a la carpeta previamente creada llamada Correos de la empresa  AAA".

Tras elegir esa plantilla, en la parte inferior, la sentencia indica que se aplicará la regla después de la llegada del mensaje de tal, tales remitentes o los pertenecientes a una lista de distribución (grupo de contactos), y la acción a realizar es que esos mensajes, se muevan a la carpeta que especifiquemos.

Haciendo clic en los elementos activos de color azul, es decir en personas o listas de distribución, accederemos a los contactos de nuestra agenda para elegir los contactos protagonistas de la regla, y haciendo clic sobre especificada accederemos al árbol de carpetas de nuestro Outlook para apuntar a aquella que queremos implicar en esta regla como destino de los correos que satisfagan la regla.

Comenzamos...

En suma, si queremos que los correos que se reciban de outlook@adrinfor.com se muevan automáticamente a una carpeta llamada CORREOS DE ALUMNOS el panel de definición de la nueva regla quedará así:

Condiciones...

Mediante el botón inferior de Siguiente pasaremos a la siguiente pantalla del asistente desde donde, todavía podríamos completar la regla con más condiciones:

Acciones...

En el siguiente paso podremos, también agregar más acciones a realizar, automatismos a activar cuando se cumpla la regla:

Posibles excepciones...

En el caso de que exista alguna situación concreta que quede abarcada directamente con las condiciones especificadas de la regla, pero que no se desee que la regla se aplique para esa situación, que se considere como una excepción, deberemos agregar dichas excepciones en el siguiente panel:

Dar nombre a la regla...

Por último, para dejar la regla definida habrá que asignarla un nombre representativo para que aparezca en panel de Reglas. en nuestro caso hemos dado a nuestra regla el nombre de "CORREOS CURSO OUTLOOK A SU CARPETA". También es posible, desde este punto del asistente especificar que, aunque la regla se esté definiendo ahora y por lo tanto actuará solamente sobre los correos nuevos que se reciban a partir de ahora, se aplique la regla sobre los mensajes que se encuentren en la bandeja de entrada, es decir, que la regla actúe sobre los correos recibidos con anterioridad y se encuentren en la bandeja de entrada:

¡Regla definida!

Al final, en el panel principal de Reglas y alertas aparece la nueva regla, además activada mediante su casilla de verificación que aparece a su izquierda:

Operaciones del panel de Reglas y alertas

Siempre, desde este panel de Reglas y alertas se podrán realizar las operaciones propias de un mantenimiento de reglas, previo seleccionar aquella sobre la que se desea actuar:

  • Activar o desactivar una regla (mediante la casilla de verificación). Pensar que la definición de una regla puede tener cierta sofisticación y solo necesitarla para unos días pero quizás en otro periodo de tiempo nos interese volver a activarla. Lo correcto es en vez de eliminarla, desactivarla temporalmente.
  • Crear nuevas reglas.
  • Modificar las características de la regla desde Cambiar regla. Despliega un menú y desde la primera opción de  Editar configuración de la regla se enlaza con el asistente de reglas de nuevo:

  • Copiar una regla duplicándola.
  • Eliminar una regla. Cuando se sabe que no se va a utilizar una regla en un tiempo, no se borra, se desactiva desde su casilla de verificación; pero cuando no se va a necesitar más, se elimina.
  • Cambiar el orden en el que las reglas serán tenidas en cuenta. Mediante las flechas hacia arriba o hacia abajo podremos cambiar el orden en la lista.
  • Ejecutar las reglas ahora.
  • Opciones. Este botón presenta un panel desde el cual podremos Exportar las reglas definidas a un archivo .RWZ, o bien Importar reglas archivadas en un fichero .RWZ.
Como estamos observando, existen numerosas situaciones y acciones que se pueden definir en las reglas.
Lo aconsejable es, revisar minuciosamente las posibilidades de los paneles de reglas "sobrevolándolas" y conociendo en qué situaciones se aplican, cuáles pueden ser las acciones y cuales las excepciones y a partir de ahí, pensar en las necesidades que se tienen:
¿Qué operaciones rutinarias -todos los días igual- realizamos cotidianamente con ciertos correos?
Censémoslas en un papel y tratemos de convertirlas en reglas de mensaje.
Es muy importante, comprobar antes de aplicar las reglas y dejarlas definitivamente activadas que funcionan adecuadamente y que ejercen sobre aquello que tienen que ejercer.

Ejemplo 2: ausencia de la oficina por vacaciones

Durante todo el mes de agosto de 2020 estaremos ausentes de la oficina por vacaciones. Los correos que nos sean enviados durante ese periodo, no serán respondidos por nosotros hasta nuestro regreso con lo que la imagen de la empresa en cuanto a la atención dispensada a los clientes, proveedores y remitentes en general, se verá seriamente dañada.
La solución es diseñar una regla que realice las siguientes acciones:

Criterio: Todos los correos recibidos en fechas posteriores al 31 de julio de 2020 y anteriores al 1 de septiembre de 2020..

Acciones:

  1. Querremos que todos los remitentes de correos en ese periodo, reciban un mensaje de respuesta automática explicando que nos encontramos de vacaciones y que en nuestra ausencia les atenderá Alberto, compañero de departamento en tal número de teléfono, extensión, etc, etc...
  2. Todos los mensajes recibidos en ese periodo, los reenviaremos a la cuenta de correo electrónico de Alberto, el cuál ya está al corriente de que le "rebotaremos" todos nuestros mensajes durante nuestras vacaciones.
  3. Los correos que recibamos, deberán ser movidos a una carpeta especialmente creada para tal fin, a la cual hemos llamado EN VACACIONES. Esa carpeta, a nuestro regreso contendrá de cualquier forma, todos los mensajes que hayamos recibido a lo largo del mes de agosto.

¡Y nosotros de vacaciones!  :-)

Veamos los pasos en secuencia para dejar bien definido este automatismo: Esta regla nueva.

Comenzamos...

Desde el panel de definición de Nueva regla, esta vez comenzaremos la definición desde el grupo Iniciar desde una regla en blanco ya que ninguna de las plantillas estándar cumplen con exactitud o aproximación con lo que nosotros necesitamos. La definiremos desde cero. Elegimos por lo tanto Aplicar regla a los mensajes que reciba:

Condiciones...

A continuación y en el panel siguiente buscaremos entre las condiciones posibles la que se abarca nuestra necesidad:

Que se aplique a los correos recibidos en un conjunto de fechas determinadas.

Abajo escribiremos las fechas de recepción: Entre tal y tal (obviamente en este ejemplo el intervalo de fechas sería del año 2020 o del año en el que estuviéramos):

Acciones...

En el panel siguiente definiremos las acciones que ya hemos visto que son tres:

  • Que los correos se muevan a una carpeta llamada EN VACACIONES.
  • Que los correos se reenvíen a alberto@adrinfor.com.
  • Que se responda utilizando una plantilla previamente creada (estudiar las Notas siguientes):

Crear una plantilla de correo (archivo .oft)

Nota 1: Una plantilla de correo es un archivo con extensión .OFT (acrónimo de Outlook File Template o plantilla de archivo de Outlook) que se puede crear a partir de la pantalla de redacción de un correo con solo llamar al menú de Archivo y elegir la opción Guardar como. En el panel que aparece, se nos dará la opción de guardar el texto del correo en diferentes formatos: HTML, MSG, TXT o bien como plantilla .OTF. Lo guardaremos como plantilla .OFT.


De este modo, desde la pantalla de definición de regla, al marcar como acción deseada Responder usando una plantilla determinada, el panel que aparecerá para seleccionarla será el siguiente. En esta ejemplo la plantilla elegida es EN VACACIONES DE VERANO.oft:

Es preciso incidir sobre la ubicación de las plantillas de Outlook ya que es la misma que para las plantillas de Word, Excel, Project... Aunque en este caso y dada la situación y programa desde el que trabajamos, solo visualizaremos las aplicables a Outlook, es decir, las .OFT.

Nota-2: Para poder visualizar las extensiones de los archivos en cualquier panel, cuadro de diálogo o ventana Windows, deberemos, desde el programa del sistema Explorador de Windows (la forma ágil de llamar al Explorador de Windows es mediante la combinación de teclas Windows+E), activar la visualización de las extensiones para los tipos de archivos conocidos desde su Menú de Herramientas - Opciones de carpeta - |Ver| y en el panel de opciones de configuración avanzada, buscar la denominada "Ocultar extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos: Desactivarla para que las extensiones de los archivos se vean siempre a lo largo de todos los procesos Windows.

Dar nombre a la regla, y ¡regla definida!

En suma, la regla queda definida e inicialmente activada. La hemos llamado REGLA PARA VACACIONES DE VERANO:

Como todos los años tomamos las vacaciones en agosto, a nuestro regreso deberemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Deberemos hablar con Alberto para ponernos al corriente de los correos importantes que le fueron diferidos.
  • En nuestro ordenador, abrir la carpeta EN VACACIONES para ver y leer todos los correos recibidos a lo largo del mes.
  • Desactivaremos la regla, a la espera de que llegue el verano siguiente para el que habría que modificarla cambiando el rango de fechas de criterio a las del año siguiente.

Suspender el ordenador en vez de apagar

Para que Outlook procese las reglas activadas, debe estar en ejecución y por lo tanto, el ordenador encendido.
Es muy frecuente en las empresas dejar los ordenadores encendidos y en Stand-By (en suspensión y a la espera) con las características de ahorro energético proporcionadas por Windows en marcha.

Otro ejemplo más de empleo de reglas

Si tenemos configuradas varias cuentas de trabajo en Outlook, una de ellas suele ser la más importante, la que más trasiego de mensajes origina. Pero como cada cuenta tiene su propio "manojo" de carpetas, para revisar los correos recibidos en cada una de ellas deberemos posicionarnos en cada una de las bandejas de entrada de cada cuenta diferente para estar al corriente de los mensajes que recibamos nosotros, ya sean de una o de otra cuenta.
Para ello una buena idea puede ser definir una regla que:

  • Además de emitir un determinado sonido identificativo.
  • Copie los mensajes recibidos en una de ellas en la bandeja de entrada de la cuenta principal.

De este modo solo con revisar la bandeja de entrada de una cuenta leeremos todos los mensajes porque la regla hará que en esa bandeja de entrada converjan también los mensajes recibidos en otras cuentas.

La regla quedará definida de al siguiente forma:

  • Aplicar esta regla después de la llegada de un mensaje
  • A través de la cuenta cuenta2@gmail.com
  • Y solo en este equipo
  • Reproducir Alarm07.wav
  • Y mover una copia a la carpeta Bandeja de entrada de cuenta1@gmail.com

Respuestas automáticas con Exchange

Si disponemos de Microsoft Exchange como gestor de correo, en el Menú de Archivo - Información, disponemos de una herramienta llamada Respuestas automáticas que nos permite definir unas reglas equivalentes al proceso que hemos desarrollado de responder correos en nuestra ausencia, pero en este caso sin utilizar plantillas de una forma más escueta y simple. Esta herramienta realiza el proceso de automatización de respuestas pero de manera más sencilla.

En este caso, es posible definir las respuestas automáticas para recepciones de cuentas de dentro de nuestra organización (empresa u organismo) o de fuera de nuestra organización. En este segundo caso si solo se desea para correos enviados desde cuentas que tengamos censadas en nuestros contactos, se pueden agregar reglas para por ejemplo reenviar los correos a otra persona compañera de la empresa en nuestra ausencia...
Hay varias posibilidades pero es muy intuitiva esta configuración de respuestas automáticas.

Tip de productividad para las reglas de mensaje

La definición de reglas permite automatizar una buena parte de los mensajes que recibimos diariamente. Son mensajes con los que por nuestra experiencia, ya sabemos que siempre realizaremos las mismas acciones.
Una buena reflexión sobre esos casos y sobre esas acciones repetitivas a tomar con los correos, nos va a permitir analizar el qué deseamos automatizar con esta herramienta. Cuando las acciones son mover a una carpeta especificada, previamente deberemos tener definida esa estructura de carpetas (bandejas) de usuario.

  • APLICACIÓN

Correos con cierto asunto, correos de ciertos remitentes, correos que contienen ciertas frases en su cuerpo, correos entre intervalos de fechas... Se pueden establecer reglas que afecten a las fuentes RSS también.

  • VENTAJAS

Reducción de acciones manuales sobre cierto tipo de correos que por sus características son susceptibles de ser procesados mediante reglas de mensaje de forma automática. Ahorro ingente de tiempo.

  • CONCLUSIÓN

Cuando detectemos que ciertas acciones tomadas con cierto tipo de correos se repite diariamente de forma rutinaria, optimicemos tiempos configurando debidamente reglas de mensaje para posteriormente modificarlas, activarlas o desactivarlas a voluntad. Se trata de una inversión de tiempo que nos devuelve beneficios con creces. Definamos REGLAS DE MENSAJE.

Reglas de mensaje (un ejemplo para asentar conceptos)
 

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Organización Eficaz del Trabajo con Outlook 2016/2019.

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