Knowledge Ofimática MS Office 2016
Este material didáctico forma parte del Curso online de Access 2016 Básico

Uso de filtros en Access 2016.

Un filtro es una restricción o condición que se realiza o aplica sobre una tabla de cara a visualizar solamente un conjunto de registros como resultado: Los que satisfacen o cumplen los criterios de la restricción aplicada (del filtro).

El empleo de filtros permite, además de conocer aquellos registros que contienen un dato determinado, trabajar sólo con algunos registros de la tabla y poder imprimir los mismos solamente.

Podemos afirmar que en Access tenemos los siguientes tipos de filtros:
  • Filtros comunes.
  • Filtros por selección.
  • Filtros por formulario.
  • Filtros avanzados.
Se ofrece en la Vista Hoja de Datos un conjunto de filtros para cada tipo de datos, siendo posible su aplicación sin necesidad de configurar un filtro avanzado.

Consideraciones comunes a la aplicación de filtros

Cuando se aplica un filtro a una tabla en su Vista Hoja de Datos, se incluyen en la vista únicamente los registros de la tabla que contienen los valores por los que se ha filtrado la tabla, los que se desean visualizar. El resto de registros permanecerá oculto temporalmente hasta que se quite el filtro aplicado.

En Access, a través de los denominados filtros comunes, es posible aplicar filtros de forma sencilla y automática a través de comandos de menú contextual, que mostrarán diferentes tipos de filtros dependiendo del tipo de campo por el que estemos filtrando y los valores contenidos en el mismo.

Ejemplo
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Si tenemos en la tabla un campo de tipo fecha (fecha de nacimiento de los socios) al hacer clic en el indicador de menú del rótulo o nombre del campo correspondiente, se desplegará un menú que mostrará diferentes tipos de filtros rápidos relacionados con el tipo de campo Fecha (los denominados Filtros de fechas).

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Cuando se aplica un filtro, la vista se actualiza para mostrar únicamente los registros que coinciden con los criterios de filtrado especificados. En nuestro ejemplo, se visualizarán sólo los registros cuya parte correspondiente al mes en el campo Fecha de nacimiento sea el mes de mayo. Todos los demás registros permanecen ocultos.

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El icono que aparece en el rótulo o encabezado de la columna Fecha de nacimiento y en la barra de exploración de registros (en la parte inferior de la ventana de trabajo) nos indicará que la tabla está filtrada por la fecha de nacimiento de los socios.

Alternar filtro

En el trabajo con filtros, tenemos la posibilidad de Alternar filtro. Esto significa que cuando tenemos un filtro aplicado (sólo se visualizarán los registros que cumplan las condiciones de filtrado), si deseamos volver a visualizar todos los registros nuevamente sin borrar las condiciones de filtrado, podemos hacer clic en el botón Alternar filtro del grupo Ordenar y filtrar de la Ficha Inicio.

Al hacer clic en Alternar filtro, se visualizarán todos los registros y si volvemos a hacer clic en el mismo botón aparecerá la tabla nuevamente filtrada con las condiciones de filtrado anteriormente configuradas. También, si hacemos clic en la barra de exploración de la tabla en el icono de filtrado que aparece cuando hemos aplicado un filtro, se visualizarán todos los registros de la tabla (se desactiva momentáneamente el filtro configurado).

Eliminar filtros

Para eliminar permanentemente un filtro aplicado, seleccionaremos la opción Borrar todos los filtros, de la opción Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la Ficha Inicio.

Ver Actividad Actividades de autoevaluación: ¿qué significa?

Filtros comunes

Existen múltiples filtros comunes disponibles como comandos de menú contextual, pensados para que el usuario no pierda tiempo en la configuración de criterios de filtrado. Estos filtros están agrupados en función del tipo de campo en el que nos encontremos: disponemos de filtros de texto, filtros de fechas, filtros de números...

Si deseamos filtrar por varios campos o columnas de la tabla, este tipo de filtros no estará disponible al seleccionar varias columnas. Tendremos que ir filtrando columna a columna, campo a campo; o bien, utilizar las opciones del filtro avanzado que veremos más adelante en este mismo apartado. Los filtros comunes nos van a ser muy útiles para filtrar por un campo concreto.

Vamos a ver un ejemplo de los filtros disponibles para el campo Fecha de nacimiento de nuestra tabla de Socios.

Filtros comunes disponibles

Para ver los filtros comunes disponibles para este tipo de campo (campo de tipo Fecha) seguiremos los siguientes pasos:

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Nos posicionamos en una celda cualquiera correspondiente a dicho campo. Hacemos clic en el botón Filtro del grupo Ordenar y filtrar de la Ficha Inicio.

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Para mostrar el menú contextual de filtros también podemos hacer clic en el icono que aparece justo en el encabezado o rótulo del campo o columna.

Filtrar por valores específicos

Podemos filtrar por valores específicos utilizando las casillas de verificación de la parte inferior del menú. En este apartado del menú contextual, aparecerán todos los valores introducidos para ese campo en la tabla.

Si sólo nos interesa mostrar una fecha determinada, dejaremos sólo ese valor activado. Una forma muy sencilla de hacerlo sería hacer clic en la casilla Seleccionar todo. Todas las casillas de los valores se desactivarán, pudiendo ahora más fácilmente seleccionar las casillas de verificación de aquellos valores por los que vamos a filtrar la tabla.

Filtrar utilizando diferentes criterio de comparación: ejemplo

Podemos también filtrar la tabla utilizando diferentes criterios u operadores de comparación para filtrar por un intervalo de valores.

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Por ejemplo, si deseamos visualizar los registros de aquellos socios cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre dos fechas determinadas, seleccionaremos del menú contextual (botón derecho del ratón), la opción Filtros de fechas y escogeremos el operador Entre.

 

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Nos aparecerá un pequeño cuadro de diálogo para que introduzcamos los valores o fechas concretos que han de tenerse en cuenta para el filtro.

 

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Al aceptar, la tabla será filtrada según los criterios establecidos (en este ejemplo, se mostrarán los socios cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre el 01 de enero y el 30 de junio de 1967).

Filtrar por fechas de un periodo

También podemos filtrar la tabla utilizando otros criterios de filtrado específicos para las fechas: filtrar por todas la fechas de un periodo. En este caso, Access nos permitirá mostrar sólo los registros cuya fecha de nacimiento esté comprendida en el periodo que seleccionemos en el desplegable que aparece al hacer clic en Todas las fechas del periodo.

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Filtrando por el mes de mayo.

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Resultado.

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Es importante tener en cuenta que los valores de un campo de tipo Fecha afectan a la lista de filtros específicos contenida en el menú contextual de filtros comunes, de tal forma que si en un campo existe un valor de fecha perteneciente a los dos últimos años (en relación al año actual) se verá una lista de filtros más larga y más detallada. Si ninguna de las fechas del campo tiene menos de dos años de antigüedad se verá una lista de filtros más corta.
Eliminar el filtro aplicado

Para eliminar el filtro aplicado, sacamos el menú contextual de la cabecera del campo, y pulsamos en Quitar filtro...

Filtros comunes

Filtros por selección

El objetivo de este tipo de filtros es el de mostrar sólo aquellos registros que contengan un determinado dato en el campo que se especifique. El patrón de búsqueda será el dato que se tenga seleccionado en ese momento.

Por ejemplo, si visualizando los datos de la tabla en pantalla (modo Vista Hoja de datos), en la columna del campo apellidos se selecciona en cualquier registro la palabra Velilla, al ejecutar este filtro por selección se presentarán como resultado los registros que en el campo apellidos contengan la palabra Velilla. Resulta útil para localizar registros con cierta palabra como contenido en un campo: basta con seleccionar la muestra o palabra por la que cribar en nuestra tabla.

Los pasos a seguir, por lo tanto, son los siguientes:

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De la columna correspondiente al campo por el que se desea localizar el dato, por el cual se quiere establecer el filtro, posicionarse en una de las celdas que contenga dicho dato, y seleccionar la palabra o palabras que van a suponer la condición de búsqueda (para buscar los que sean como eso que está seleccionado).

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Hacer clic sobre el comando Selección, del grupo Ordenar y filtrar de la Ficha Inicio. Se mostrarán los siguientes criterios de filtrado:

Comienza por
Se visualizarán aquellos registros cuyo contenido del campo indicado comience por el término seleccionado. (En nuestro ejemplo, los socios cuyo primer apellido sea Velilla).
No comienza por
Se visualizarán aquellos registros cuyo contenido del campo indicado no comience por el término seleccionado. (En nuestro ejemplo, se mostrarán los socios cuyo primer apellido no sea Velilla).
Contiene
Se visualizarán en pantalla sólo aquellos registros que contengan el dato en el campo indicado. (En nuestro ejemplo los socios que tengan de primero o segundo apellido el término Velilla).
No contiene
Se visualizarán aquellos registros cuyo contenido del campo indicado no contenga el término seleccionado. (En nuestro ejemplo, se mostrarán los socios cuyos apellidos no lleven el término Velilla).
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Cuando ya no se precise el filtro, seleccionar la opción Borrar todos los filtros del comando Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la Ficha Inicio.

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Si lo que se quiere es una visualización temporal de todos los registros, podemos hacer clic en el comando Alternar filtro para desaplicar momentáneamente el filtro. Para volver a aplicar el filtrado, hacemos clic nuevamente en el mismo botón.

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Si se quieren visualizar aquellos registros cuyos datos no coincidan totalmente, sino que tengan algunos caracteres específicos en común (por ejemplo, que comiencen por tales caracteres), los pasos a seguir son los mismos, sin más que seleccionar sólo aquella parte del dato que se desea utilizar como muestra.

Filtros por selección

Filtro por formulario

En este caso los filtros se generan en una ventana especial. Se trata de una hoja de datos en blanco donde poder indicar las condiciones o criterios que se quieren aplicar debajo del campo por el que se desea especificar la condición o criterio.

Los pasos a seguir

Los pasos para establecer un filtro por formulario son:

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Seleccionar la opción Filtro por formulario, del menú desplegable Avanzadas, del grupo Ordenar y Filtrar en la Ficha Inicio.

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Se visualizará la siguiente ventana:

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Situar el cursor en la celda correspondiente bajo el campo en el cual se va a establecer un criterio por el cual filtrar los registros.

Desplegar la lista que contiene los datos correspondientes a dicho campo, haciendo clic sobre el cuadro de flecha situado en la parte derecha de la celda (triangulito), y seleccionar el dato que se requiere. También es posible teclearlo directamente en la celda.

Establecer del mismo modo todos los datos que van a tener en común los registros filtrados en la misma fila horizontal.

Para esta imagen, en la Vista Hoja de datos hemos ocultado los campos necesarios.
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Seleccionar la opción Aplicar filtro u ordenar, del menú desplegable Avanzadas, del grupo Ordenar y filtrar en la Ficha Inicio.

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Se visualizarán en pantalla todos aquellos registros cuyos datos, en los campos especificados, coincidan con todos los datos establecidos en el filtro. Podemos comprobar los indicadores de filtro aplicado en los campos implicados.

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  • Para volver a visualizar de nuevo todos los registros, igual que en los casos anteriores, seleccionar la opción Alternar filtro.
  • Para eliminar los filtros aplicados, seleccionaremos como hemos visto ya la opción Borrar todos los filtros.
Operadores de comparación

Además de los caracteres comodín comentados para el caso de las búsquedas, también se pueden aplicar los operadores de comparación al aplicar un filtro por formulario. Estos operadores son:

  • Menor que (<).
  • Menor o igual que (<=).
  • Mayor que (>).
  • Mayor o igual que (>=).
  • Distinto de (<>).
Operador lógico Y

Todas las condiciones colocadas en la misma fila horizontal de condiciones, serán consideradas como condiciones que se enlazan entre ellas mediante el operador lógico Y. Es decir, que se aplica una sobre la otra.

En el caso de la siguiente imagen, el filtro buscará valores que contienen "MADRID" en el campo Procedencia del socio, Y también Cuotas mayores de 3 (euros). Ambas condiciones deben cumplirse.

Operador lógico O

En el caso de desear condiciones enlazadas mediante la disyuntiva O (que se cumplan unas O las otras), bastará con hacer clic en la solapa inferior que aparece a la derecha de la solapa Buscar, que indica Or, para poder especificar otra fila aparte de condiciones que serán consideradas, entre ellas, igual que antes con el Y. Sin embargo las condiciones bajo esta nueva solapa Or, se consideran enlazadas mediante el operador O respecto a las que se han puesto en la inicial solapa de buscar.

Siguiendo con el filtro anterior, para obtener los socios que sean de Madrid y con cuota de tres o más euros, o bien los que sean solteros, bajo la solapa Buscar pondremos en la misma horizontal las condiciones de población=Madrid y cuota>=3 (igual que antes) pero haciendo clic en la solapa inferior Or, colocaremos la condición de estado_civil=soltero con lo cual este filtro operará con las dos primeras condiciones O con la segunda. Se podrían seguir abriendo solapas de tipo Or para complejizar el filtro.

Filtros por formulario

Filtros avanzados

Este tipo de filtro trabaja exactamente igual que las Consultas, pero con menos posibilidades de cara al usuario. Por ello es recomendable usar las consultas de selección (las que nos permiten obtener registros según unos criterios), que serán estudiadas en próximos apartados.

 

Este contenido didáctico abierto está extraído del Curso online de Access 2016 Básico.

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