Qué evitar cuando escribimos una carta comercial

En las cartas comerciales, ya sea por correo postal o electrónico, debes ir directamente al grano. Lo más probable es que no seas el único que se pone en contacto con el destinatario de tu carta desde el punto de vista comercial. Por lo tanto, lo mejor es que lleves a cabo una formulación breve, concisa y con una línea de asunto bien elegida. Las cartas comerciales solo deben exceder una página DIN A4 en casos excepcionales. Si es necesario, guarda tablas complejas, ilustraciones o detalles de la factura en los anexos.

Si es posible, dirígete personalmente al destinatario de la carta comercial. Si no sabes su nombre, investiga quién es la persona de contacto responsable y asegúrate de que la ortografía desde la primera a la última palabra sea correcta. Si no puedes identificar a ningún destinatario específico, sería una buena idea buscar una forma neutra de dirigirte a la persona responsable como, por ejemplo, "A quien corresponda" o "Estimados señoras y señores".

Hay que formular cartas comerciales de manera actual y orientada al destinatario. Escribe cartas comerciales en un lenguaje claro y sin adornos innecesarios. Recuerda que estas transmiten tu imagen corporativa, de modo que si aburres a los clientes y socios comerciales con frases rebuscadas o muy burocráticas estás desperdiciando oportunidades. Las cartas comerciales modernas se adaptan individualmente al destinatario, mostrando interés en el lector.

Los errores dan una impresión de poca profesionalidad. Y esto se aplica no solo a la estructura y el diseño, sino especialmente a la ortografía y la puntuación. Por lo tanto, lee atentamente las cartas comerciales y corrígelas o busca ayuda profesional si es necesario.

Evita las negaciones y la utilización de palabras negativas. Incluso las malas noticias pueden traducirse en palabras positivas.

Compara estas formulaciones "Desafortunadamente, no puedo responder a" y "Me informaré inmediatamente y me pondré en contacto con usted". ¿Qué frase preferirías oír? Reemplaza las formulaciones que parezcan peyorativas o poco amistosas y responde ante los problemas con una alternativa amigable y orientada a la solución, sin dejar que se conviertan en un obstáculo.

Mientras que las oraciones pasivas eliminan toda motivación al ocultar al sujeto que actúa, las formulaciones activas enfatizan la acción y, por lo tanto, parecen poderosas y dinámicas. Compara la diferencia entre "Su solicitud se tramitará lo antes posible" y "Mi colega, el sr. Pérez, tramitará su solicitud lo antes posible". Con la primera frase, sigue sin saberse quién atenderá su solicitud. La segunda frase le da una mejor sensación, porque aquí sabe que puede contar con una persona real.

Estructurar las frases de forma complicada dificulta la comprensión y, por lo tanto, la comunicación. Trata de no emplear frases muy largas y exprésate en la medida de lo posible por medio de oraciones sencillas y claramente comprensibles.