Curso de Protocolo empresarial

    Es preciso en cada empresa, distinguir los tipos de actos que realiza, los cuales de una manera generalizada podemos clasificarlos de la siguiente manera:

    En primer lugar hay una clara diferenciación entre los Actos Propios y los Actos Ajenos. Los Actos Propios se dividirán a su vez en Actos Internos y Actos Externos.

    Actos Propios, podemos diferenciar:

a) Actos Propios Internos Sin Asistencia De Terceros:

    Serán aquellos actos que organiza la empresa dentro del ámbito de la misma, pero que afecta seriamente a la imagen pública de la empresa, puesto que intervienen terceras personas y que se realizan cada día en las labores propias de cada departamento, consideramos así un acto por sí mismo el simple hecho de invitar a comer a un cliente por teléfono: Se está utilizando un formato de invitación (el teléfono, y se debe utilizar de la mejor manera posible), se elige un restaurante adecuado al tipo de invitación que se va a realizar, un menú, se espera antes de sentarnos a que lleguen todos tomando un aperitivo, se empieza la conversación según unas pautas, se hace una tertulia, se despide adecuadamente, etc.)

b) Actos Propios Internos Con Asistencia De Terceros serán:

• La recepción de la empresa

• El Teléfono

• Las visitas

• La sala de espera

• La atención al público

• Reuniones de negociación

• Los despachos de los directivos

• Las atenciones protocolarias

• Videoconferencias

• Firmas de convenios

• Seminarios

• Conferencias

• Almuerzos de trabajo

• Ruedas de prensa

c) Serán Actos Externos Propios de la empresa aquellos actos que se salen del ámbito de la misma, pero que están organizados por la organización y que tienen asistencia de terceros o no:

• Banquetes, desayunos, comidas, cenas de trabajo fuera de la empresa

• Fiestas

• Inauguraciones, homenajes, despedidas,

• Primera piedra, etc.

Actos Ajenos:

    En cuanto a los Actos Ajenos se refiere, serán aquellos actos que organizados por otras instituciones públicas o privadas, a los que por algún motivo asisten personas de la empresa., se podrán subdividir así mismo en:

a) Actos Ajenos Con Participación Directa de la empresa.

    Serán aquellos, en los que organizados por otra institución, la empresa tiene una presencia importante en la misma: Homenaje a algún directivo, actos patrocinados por la empresa, etc.

b) Actos Ajenos Sin Participación Directa de la empresa.

    Serán todos aquellos actos que, organizados por otra institución, la empresa tiene presencia a través de sus representantes sin ocupar ningún papel de protagonista, sino como un invitado más.

    Aludiendo a la primera premisa básica que de flexibilidad, una vez diferenciados los tipos de actos que realizamos, deberemos establecer para cada tipo de acto un sistema particular de precedencias, estaríamos haciendo un mal protocolo, sin en un acto de convención de clientes, colocásemos al director comercial, en el octavo lugar porque así lo dice el sistema de precedencias general de la empresa, cuando además los puestos que están por delante de él no tienen nada que decir.

    En ese caso, se establecerá para ese tipo de acto, el sistema particular de precedencia, en el que el Director Comercial, ocupará un puesto por delante de otros cargos menos relevantes en el propio acto.

    Por otro lado, se establecerán también para cada tipo de acto, las precedencias y tratamientos de los distintos colectivos que acuden a ese acto. De esta manera, se establecerá por ejemplo que los miembros del Consejo de Administración, no tienen una presencia fundamental en los actos de gestión, a no ser que acudan como miembros corporativos del Consejo, a los cuales se les situará en un sitio de importancia, pero desde luego fuera de la presidencia.