¿Cómo hacer un plan de formación?

Autor: Alberto Redondo

¿Cómo hacer un plan de formación?

Entre las múltiples misiones que tienen los departamentos de Recursos Humanos de las empresas se encuentra la tarea de hacer un plan de formación anual

De acuerdo al informe Human Capital Trends de Deloitte, el 74% de las organizaciones afirma que capacitar el talento interno es muy importante para su éxito. Sin embargo, solo el 10% reconoce estar verdaderamente preparado para ello. 

¿Cómo hacer un plan de formación anual?

Si te encuentras en la fase de coordinar la realización de un plan de formación, existen 6 fases fundamentales que no debes saltar:

  • Análisis de situación inicial

Como en cualquier aspecto de la vida, que la fase inicial del proceso se haga correctamente es fundamental. El resultado del proyecto de formación tendrá muchas probabilidades de que sea un éxito si se realiza esta etapa de manera adecuada, invirtiendo el tiempo justo y necesario.  

En esta fase, el responsable del área de formación tiene como obligaciones fundamentales:

  1. Conocer las necesidades formativas de cada departamento.
  2. Conocer el mercado de la formación: diferencias, ventajas e inconvenientes de los distintos tipos de formación (presencial, online, blended, etc.).
  3. Estar al corriente de las tendencias y servicios.

Todo ello, con el objetivo de ofrecer a la organización las mejores soluciones a sus necesidades formativas. 

  • Detección de necesidades formativas y ajuste al presupuesto

Para una correcta detección de necesidades formativas, los responsables de cada departamento deberían mantener una reunión formal con el responsable del área de formación y con sus equipos de manera planificada y organizada año tras año y, en varios momentos, que podrían ser, según la política de cada organización, de manera trimestral, semestral o anual. Con esto se conseguirá que la detección de necesidades de formación sea lo más ajustada posible a la realidad y al momento y, por tanto, más eficiente al hacer un plan de formación.

Dentro de estas reuniones se debe definir, al menos básicamente, los contenidos necesarios a impartir en las formaciones, así como los objetivos de las mismas y, si es necesaria alguna certificación de manera obligatoria, ya sea a nivel legal, de homologaciones, etc. 

A la hora de hacer un proyecto de formación recomendamos priorizar y separar las diferentes modalidades elegidas para cada una de las formaciones a impartir: online, presencial, virtual, mixta, etc. En el caso de optar por la formación online, es importante tener en cuenta las múltiples ventajas que aporta la teleformación en relación a la flexibilidad y conciliación para los trabajadores. 

Posteriormente, teniendo siempre muy en cuenta el ajuste al presupuesto asignado para hacer el plan de formación, recomendamos priorizar los perfiles de los colaboradores que serán formados.  

Si en algún momento consideramos que el presupuesto asignado no es suficiente para llevar adelante el proyecto formativo que consideramos más adecuado para nuestra organización, debemos hacerlo constar e informar a los mandos decisores, con el objetivo de que en futuros planes de formación el presupuesto se vea incrementado, ya sea por estudios de recepción de subvenciones, bonificaciones, incremento directo de cuantía asignada a presupuesto, etc. 

  • Selección de acciones formativas y proveedores

Evidentemente, a la hora de seleccionar las acciones formativas que se incluirán en el plan de formación, la parte económica es muy relevante para el ajuste en la cantidad de número de participantes y número de formaciones a impartir. Sin embargo, con el objetivo de que el alumnado tenga una buena experiencia formativa y lo aprendido resulte de aplicación para su trabajo diario, en el caso de la formación online es recomendable utilizar contenidos que otorguen una garantía respecto a la calidad con que han sido desarrollados. Un ejemplo de esta homologación es el Sello de Calidad ANCYPEL-AENOR.

En cuanto a la selección de proveedores, es importante conocer y valorar las distintas opciones disponibles en el mercado (servicio que ofrecen, tarifas, etc.) para hacer una homologación correcta y objetiva de los proveedores que pueden resultar adecuados para la impartición de formación requerida y que se ajusten a la calidad de los contenidos seleccionados, a su variedad y al presupuesto asignado. 

Con todo lo realizado hasta ahora, habríamos realizado una correcta detección de necesidades formativas. Tendríamos hecha una selección de las acciones formativas que mejor se ajustan a nuestras necesidades y de los proveedores de formación para los que podemos contar en función de todo ello y atendiendo a nuestro presupuesto.

  • Comunicación del plan de formación

Posteriormente, otra fase capital para el éxito a la hora de hacer un plan de formación es la comunicación a los trabajadores. Se debe informar, de una manera clara y concisa, las acciones formativas disponibles para ser realizadas, público al que se dirige cada formación, fechas de impartición, duración de cada formación, requisitos de aptitud, obligatoriedad o voluntariedad de las formaciones propuestas, entre otros aspectos. 

  • Período de preinscripción a las formaciones

Después de la comunicación, se debe abrir un período de preinscripción a las formaciones por parte de los trabajadores. Es importante dejar un tiempo prudencial para que los posibles participantes de las acciones formativas puedan estudiar la propuesta realizada del proyecto de formación según sus intereses y necesidades formativas, y analizar ajustes con sus agendas profesionales y personales a nivel anual antes de proceder a la preinscripción. 

A partir de aquí, se debe decidir qué personas serán matriculadas, en qué formaciones, en qué fechas, etc.

  • Ejecución y seguimiento del plan de formación

Una vez confirmadas las fechas de inicio de las formaciones y el listado de participantes, debemos avisar al alumnado sobre la información oportuna en cuanto a fechas, requisitos de acceso y criterios de aptitud. En definitiva, la metodología de seguimiento de cada formación.

Según sea el ritmo de avance de cada alumno, debería llevar aparejado un seguimiento mayor o menor con el objetivo final de que se alcance el mayor número de participantes aptos, satisfechos y con el mayor aprendizaje posible. Este seguimiento podría realizarse desde la propia empresa o podría ser el proveedor quien asuma esta labor, de manera automática a través de envío de pautas por sms y/o vía correo electrónico, de manera telefónica, etc. 

En el caso de la formación online, si las acciones formativas gozan de una impartición de calidad, es una garantía disponer de herramientas de evaluación tales como test, prácticas obligatorias o voluntarias, foros y actividades colaborativas que harán que, por medio de un tutor o de manera automática, pueda comprobarse el aprendizaje oportuno de conocimientos por parte de los participantes en cada acción formativa. De ahí que sea también muy recomendable que exista un control de lo que cada participante ha aprendido en cada formación y su aplicación al puesto de trabajo diario y a su vida profesional. 

Al finalizar el proyecto de formación, debemos generar la documentación oportuna que nos pueda proporcionar información a analizar para saber si la realización del mismo se ha llevado a cabo o no con éxito, tales como actas de realización, informes finales, diplomas, entre otros documentos. 

¿Tu empresa necesita un plan de formación online?

La formación online puede ser una excelente metodología para llevar adelante un proyecto de formación pues, gracias a su gran flexibilidad, facilita la conciliación del aprendizaje con la vida personal y laboral de los trabajadores. 

¿Tu organización necesita incursionar en esta modalidad? Existen algunas señales que lo evidencian:

  • Los empleados trabajan en diferentes zonas geográficas, zonas horarias, o incluso, estando en un mismo lugar de trabajo, realizan sus tareas en diferentes turnos.
  • La organización tiene una alta tasa de rotación de trabajadores. 
  • El proceso de onboarding a la organización debe ser rápido. 
  • Existe una necesidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y mantener a los trabajadores continuamente formados e informados. 
  • La organización está en un sector que cambia frecuentemente por nuevas normativas y los trabajadores deben estar actualizados.
  • La formación presencial está generando un elevado coste en conceptos como ponentes, hospedajes, dietas, gasto en impresiones de material, alquiler de aulas, material audiovisual, etc.

¿Necesitas ayuda para coordinar la formación online de tu organización? En ADR Formación nos ocupamos de tu proyecto eLearning, de principio a fin.  ¡Envíanos tu consulta, sin compromiso!

 

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