Knowledge center Administración Pública Habilidades en la Administración Pública

El momento propio de la conversación tiene 3 partes por las que se debe transitar sin saltarse ninguna de ellas. 

Inicio y sentar las bases

Las conversaciones con jefes y superiores suelen tener cierta carga emocional y, más aún, cuando el tema de la conversación gira en torno a los comportamientos de la propia persona ya que esta se siente valorada y/o cuestionada por las personas de referencia en la institución. En este primer momento de "carga emocional", de nervios y posiblemente de incertidumbre por ambas partes se pretende favorecer la conversación creando un clima agradable. Este clima se consigue fomentando un verdadero diálogo, y para eso hay que dejar hablar a la persona. 

Un buen comienzo es explicar a la persona cuál es el objetivo de la entrevista y qué estructura se seguirá. Permite saber con qué se va a encontrar la persona en la conversación. Si no se han tenido estas conversaciones con anterioridad, se debe hacer comprender a la persona que se evalúa para mejorar, no para criticar ni buscar culpables. Menos en el caso que sirva para justificar decisiones administrativas posteriores. 
Otro poderoso motivador en el momento inicial es el elogio, quien es evaluada agradecerá recibir feedback positivo en un primer momento. Por lo tanto, un buen comienzo detalla lo que la persona evaluada ha hecho bien. Esto permitirá evitar posicionamientos defensivos o de confrontación que enturbien la reunión.

Desarrollo

Es la fase central y quizás más relevante de la conversación. Podemos subdividirla en dos subetapas o momentos: CLARIFICAR y GENERAR. 

Clarificar

Es el momento en el que pedimos opiniones, datos, comentarios sobre el desempeño a la persona con relación al objetivo o las tareas relevantes del puesto de trabajo o proyectos encomendados. Esto nos permite chequear los datos reales de consecución con las expectativas previamente establecidas y así proporciona calificaciones buscando la reacción, Aportando información sobre ejemplos de comportamiento (situación, tarea, acción, resultado) que le hacen decidirse por unas calificaciones determinadas. En este caso conviene como norma general empezar con el reconocimiento de aquellas áreas donde se han visto cumplidas o rebasadas porque crea un clima favorable para hablar posteriormente con franqueza sobre posibles problemas de desempeño y sus causas probables.

Generar

Una vez clarificada la información y buscando la complicidad y el acuerdo de la persona es momento de canalizar la conversación hacia cómo mejorar el desempeño. Es el momento de generar aprendizajes de las experiencias pasadas. Sacar conclusiones. Por eso, es fundamental que las conclusiones partan en la medida de lo posible de la persona evaluada.

¿Cómo lo podemos hacer?

El primer paso es BUSCAR SUGERENCIAS preguntando a la persona cómo cree que se puede hacer mejor: Se discuten las causas de las posibles conductas a mejorar y se ofrecen soluciones desde "en mi opinión", " yo creo" y ¿a ti, qué te parece
A partir de aquí se trata de llegar a acuerdos sobre acciones, tareas o conductas a realiza con sus fechas de seguimiento. La persona que evalúa puede aportar sugerencias: esto significa que, basándose en alguna idea propuesta por la persona colaboradora, complete aportando sugerencias de mejora.
No se puede olvidar que, en general, el mayor compromiso surge de las propias ideas que compartimos a los demás y no de las que recibimos 

Cierre

La conversación llega a su fin y es momento de recapitular la información esencial. Miramos para el futuro centrándonos en comentar en un clima agradable las motivaciones y los objetivos planteados.

Establecemos algunas pautas y recomendaciones a seguir en el momento del cierre:

  1. Es de gran utilidad llegar a acuerdos con las personas evaluadas acerca de los retos, objetivos y líneas de acción, que supongan auténticos "COMPROMISOS" en las que se involucren.
  2. Acabe la conversación con algún comentario positivo y motivador.
"Los momentos finales de una experiencia determinan el recuerdo que conservamos la misma". Daniel Khaneman
Establezca la próxima reunión bien sea formal o incluso informal y el seguimiento a realizar. La perspectiva en este momento son las actuaciones en el futuro. No concluya la conversación con las conclusiones de la valoración o resultados sobre el desempeño, no mirar hacia atrás sino para el futuro y con optimismo: ¡acabe con los planes de acción!
 

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Conversaciones para Líderes en el Ámbito de las Administraciones Públicas.

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