La palabra ortotipografía deriva de la combinación de los términos ortografía (forma correcta de escribir las palabras y de emplear los signos de puntuación) y tipografía (técnica de imprimir textos). La ortotipografía es el conjunto de reglas relativas a la presentación de los textos.
La naturaleza de los textos administrativos impone que su canal obligado de transmisión sea el escrito (Castellón, 1998: 28). Se puede decir que no existe una norma hasta tanto no figura como texto escrito. Su forma escrita es consustancial a su propia realidad y vigencia.
Lo más frecuente es el empleo anómalo de los signos de puntuación y de las mayúsculas. Heraclia Castellón (1998: 29) subraya que la anomalía grafémica más caracterizadora del discurso administrativo consiste en no separar los distintos párrafos por medio del punto. En cuanto al respeto o no de las normas ortográficas, lo que más llama la atención es la abundancia de las mayúsculas:
En algunas ocasiones se rebasa la norma académica, y se extiende, con gran liberalidad, el empleo de mayúsculas para términos que no entran dentro de lo incluido en las reglas , es decir que no son nombres de instituciones o títulos de otros textos, ni nombres propios.
Mayúsculas invasoras, en el blog lenguajeadministrativo.com
{:} Dos puntos
Pausa que no supone el fin del mensaje, pues da lugar a su continuación. Después de los dos puntos se escribe con minúscula, salvo que comience una cita textual (entrecomillada).
Palabras que deben evitarse ante los dos puntos
Preposición, conjunción o adverbio. Para hacer una enumeración en línea aparte, antes de colocar los dos puntos, no debe terminarse nunca con una preposición, una conjunción o un adverbio.
En las enumeraciones, tras los dos puntos
Los principales derechos reconocidos a los estudiantes son los siguientes:
- Presentar?
- Ser informados?
- Ser tratados?
- Ser orientados?
Fórmulas de saludo en cartas y documentos
No se escribe coma, sino dos puntos tras las fórmulas de saludo:
*Querida Raquel, ¿cómo estás? (costumbre anglosajona)
Querida Raquel:
¿Cómo estás?
En los textos administrativos se colocan dos puntos después del verbo
Como recuerda la OLE10 (3.4.4.2.7.b), después del verbo que presenta el objetivo fundamental del documento y se escribe con todas sus letras en mayúsculas, la primera palabra que sigue a este verbo se escribe siempre con inicial mayúscula y el texto forma un párrafo aparte:
CERTIFICA:
Que D. José Álvarez García ha seguido el curso de Técnicas Audiovisuales celebrado en la Escuela de Cine?
Lo mismo ocurre tras gerundios como considerando o resultando:
CONSIDERANDO:
Que el artículo 27 de la Constitución?
{«»} Comillas
Son un signo doble, que en español puede ser de tres tipos: comillas angulares, también llamadas latinas o españolas («»), las comillas inglesas (??) y las comillas simples (??). En español, y por defecto, se recomienda el uso de las comillas angulares. Si por razones técnicas no fuera posible es igualmente válido el uso de las comillas inglesas. Hay un orden jerárquico para su uso. Así, las inglesas siguen a las españolas y las simples a las inglesas:
Citas textuales
Su cometido principal es señalar las citas textuales. En el caso de que vayan precedidas de dos puntos, abren siempre con mayúscula:
Se exceptúan los casos en los que la cita se inicia con puntos suspensivos:
Para palabras especiales
Pueden destacar una palabra a la que se le atribuye un significado especial:
Para los títulos
Sirven para resaltar títulos de piezas autónomas (capítulos de obras, poemas, canciones, artículos académicos), que se incluyen como parte de una obra mayor y que, en ese caso, se escribirá en cursiva:
Hay casos en los que han caído en desuso (p.e.: indican un término en otro idioma), al ser sustituidas por las cursivas. Las comillas exigen reproducción textual (con el sic entre corchetes [sic] reafirmaremos la validez de errores o conceptos extravagantes). Las citas de cinco o más líneas se reproducen sin comillas, en párrafo independiente, y con el margen izquierdo sangrado. La puntuación al final de las comillas se escribe fuera del entrecomillado.
Siempre tiene que haber unas comillas de apertura y otras de cierre.
{/} Barra diagonal
Indica partición o división. No se debe utilizar en sustitución del guion en nombres o términos compuestos. En algunos casos (OLE10: 426) equivale a de (por su valor preposicional): Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, etcétera. En este uso se escribe sin separación alguna de los signos gráficos que une. También se emplea para indicar la existencia de dos o más opciones posibles entre las que se establece una oposición o una relación de alternancia u opcionalidad:
{?} Puntos suspensivos
{¡!} Exclamación; {¿?} interrogación
Los signos de admiración e interrogación se cierran (!, ?) en muchas lenguas, pero solo en español se abren. En lengua española no había diferencia (solo se cerraban) hasta la mitad del siglo XVIII. En la segunda edición de la Ortografía de 1754 se recomienda por primera vez el uso de los signos de apertura de exclamación e interrogación. En español una misma frase puede ser enunciativa (El niño va al colegio solo), admirativa (¡El niño va al colegio solo!) o interrogativa (¿El niño va al colegio solo?).
El cierre de estos signos nunca va seguido de un punto, pues ya lo llevan:
Regla general
Letra inicial mayúscula siempre para los nombres propios y para la primera palabra que sigue al punto. También cuando sigue al signo de interrogación (?) y al de exclamación (!), siempre que no lleven coma. Llevan tilde siempre que les corresponda. Las reglas de acentuación son las mismas, se trate de mayúsculas o minúsculas:
Cargos y tratamientos
Los cargos o empleos de cualquier rango (civiles, militares, religiosos, públicos o privados) deben escribirse con minúscula inicial por su condición de nombres comunes (OLE10: 470):
La RAE recomienda adoptar también esta norma general a los textos administrativos. Si el nombre del cargo coincide con el de la institución, el cargo debe escribirse en minúsculas y la institución en mayúsculas:
El artículo 13 de la Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, señala como órganos de gobierno y representación de las universidades públicas:
Por ejemplo: Presidió el acto académico el Rector Magnífico de la Complutense. Aquí se interpreta como un órgano unipersonal, por lo que debe llevar mayúscula inicial.
En cuanto a los tratamientos, no hay razón lingüística para escribirlos con mayúscula (OLE10: 470): don, doña, doctor/-a, excelencia, reverendo/-a? En los tratamientos protocolarios correspondientes a las más altas dignidades (su santidad, su majestad, su excelencia) la mayúscula inicial es admisible solo si el tratamiento no va seguido del nombre propio de la persona:
Sin embargo, la mayúscula inicial es obligada en las abreviaturas de los tratamientos:
Pero, ¡cuidado!, no en su desarrollo: doña, doctora, ilustrísimo, señor, etcétera.
Razones de respeto, en el blog lenguajeadministrativo.com
Premios y condecoraciones
Los nombres de los premios, distinciones o condecoraciones se escriben con mayúscula inicial:
Cuando se alude al objeto que representa el premio o a la persona premiada, se escribe con minúsculas:
Leyes y documentos oficiales
No obstante (OLE10: 491):
...cuando la descripción de la ley que constituye el título de esta es demasiado extensa, el uso de la mayúscula se limita al primer elemento: Ley 17/2005, de 19 de julio, por la que se regula el permiso y la licencia de conducción por puntos y se modifica el texto articulado de la ley sobre tráfico?
Directrices de técnica normativa, en la Resolución de 28 de julio de 2005.
Uso específico de las mayúsculas en títulos legislativos y forma de citarlos, en el blog lenguajeadministrativo.com
Meses y días de la semana
Tras los dos puntos
Cada familia tipográfica, entendida como conjunto de fuentes que tienen ciertas similitudes de diseño (p.e.: Arial, Times New Roman, Verdana, Calibri, etcétera) tiene, o suele tener, cuatro variantes: redonda, cursiva, negrita y versalita.
Letra redonda
Es la clase de letra neutra y básica, utilizada por defecto en el texto principal.
Letra cursiva
La cursiva o itálica es la que tiene inclinados los trazos ascendentes hacia la derecha y los descendentes hacia la izquierda (b, d, h, m, L, F, H, T, etcétera). El principal uso de las cursivas es señalar las palabras que, sin ser nombres propios, no tienen un uso conforme al léxico español. Señalan el carácter especial de una palabra o fragmento (extranjerismos, términos usados impropiamente?) y para delimitar expresiones o fragmentos concretos (denominaciones, citas?).
La cursiva es, junto con las mayúsculas y las comillas, uno de los tres procedimientos básicos para indicar que una palabra o grupo de palabras tiene un sentido especial que no se corresponde con el del léxico común de la lengua. Las principales funciones de la cursiva son de énfasis y para señalarle al lector que una palabra común puede resultarle ajena por ser un neologismo, formar parte de una jerga o argot, adoptar una forma incorrecta o funcionar como metalenguaje, es decir, no formar parte del discurso con el sentido propio de las palabras.
Las normas sobre el uso de la cursiva no son ortográficas.
Entre sus usos, podemos distinguir los siguientes:
Extranjerismos:
No es más que otra de sus boutades insoportables.
Locuciones o expresiones latinas no adaptadas:
Como función metalingüística, esto es, para señalar la palabra o el elemento lingüístico de los que se habla:
Los títulos de obras, sean de la naturaleza que sean:
En los títulos de textos legales y normativos, cuando resultan demasiado extensos, el uso de la mayúscula suele limitarse al primer elemento y combinarse con la cursiva o las comillas si se citan en el interior de un texto:
La resolución cita la Ley 14/1999, de 15 de diciembre, por la que se fijan las sedes de las secciones de la Audiencia Provincial de Cádiz en Algeciras y Jerez de la Frontera.
Los títulos de publicaciones periódicas (periódicos, revistas, boletines, etc.):
El Nuevo Día, El Espectador, Diario Médico, Revista de Estudios Asiáticos, Boletín Oficial del Estado?
Las siglas que responden a títulos, ya sean de monografías o de publicaciones periódicas, mantienen la cursiva propia de estos:
BOE (Boletín Oficial del Estado), DLE (Diccionario de la lengua española), JOOP (Journal of Object-Oriented Programming).
Letra negrita
Se opone a la normal por presentar trazos de un grosor mayor. Se utiliza fundamentalmente para destacar elementos del texto y facilitar que puedan ser localizados rápidamente en la página sin necesidad de realizar una lectura secuencial.
La negrita se debe emplear moderadamente y con sumo cuidado, ya que puede sobrecargar el texto en detrimento de la legibilidad.
Entre sus usos, podemos distinguir los siguientes:
Se emplea para resaltar títulos, subtítulos y epígrafes
Vertido de aguas al mar
El vertido de aguas al mar debe estar regulado legalmente...
Conceptos fundamentales o la información considerada importante dentro de textos de carácter principalmente didáctico o expositivo:
Un ecosistema es un sistema, como un bosque o un río, que está integrado por un conjunto de organismos vivos, la biocenosis, y el medio físico en el que habitan y se relacionan, el biotopo.
En el ámbito digital, la negrita se emplea con mayor profusión. Así, por ejemplo, en diarios electrónicos y blogs la negrita puede servir para destacar la información relevante en el cuerpo de la noticia o resaltar las preguntas en una entrevista, entre otros usos.
Letra versalita
La letra versalita es una variante tipográfica que presenta los mismos trazos que la mayúscula, con una altura similar a la de la minúscula. En realidad, es una variante estilística de la minúscula, por lo que, cuando se emplea, la mayúscula inicial debe mantenerse en aquellas palabras que lo requieran: José Pérez García.
La versalita se emplea hoy fundamentalmente para reemplazar a la mayúscula en determinados contextos, favoreciendo el equilibrio tipográfico del texto y evitando el exceso de mancha, así como para resaltar una palabra o fragmento en aquellos casos en los que el uso de la cursiva o la negrita no es el más indicado.
Entre sus usos, podemos distinguir los siguientes:
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Modernización del lenguaje administrativo.
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