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Ejemplo de funcionamiento del Registro Electrónico Común

A través del siguiente ejemplo, veremos como funciona el Registro Electrónico General (REG). Para la realización del ejemplo, partimos de la base que somos un ciudadano que desea presentar una solicitud en el REG con destino Gobierno de Canarias. En la solicitud incluiremos también un documento adjunto. Lo firmaremos y lo registraremos de forma electrónica.

El Sistema de interconexión de registros (SIR) - 7

Acceso al Registro Electrónico General

La creación de un nuevo registro conlleva 4 pasos:

Identificación.
Solicitud.
Documentación.
Firma.

Se puede navegar entre los diferentes pasos siempre y cuando estén los datos obligatorios cumplimentados.

1. IDENTIFICACIÓN.

Al crear un nuevo registro se deberá comenzar seleccionando entre el rol Interesado o Representante con el que se quiere realizar el trámite.

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Si se selecciona la opción Interesado, en la parte superior aparecerán los datos de la persona que ha iniciado sesión. Los datos se muestran en función del certificado con el que se autenticó en el sistema a través de Cl@ve.
Si se selecciona la opción Representante, en la parte superior aparecerán los datos del representante.

Puedes presentar un registro como Interesado o Representante. Si actúas como Representante de uno o varios Interesados, es necesario presentar una solicitud por cada Interesado al que representes, en caso contrario, tu registro podrá ser RECHAZADO.

Nuevo registro como Interesado

Para realizar un alta como interesado, en el paso Identificación, se debe rellenar los "Datos de contacto y correspondencia" que son obligatorios, para que se habilite el botón siguiente.

Los datos obligatorios se muestran con un asterisco (*) al final de la etiqueta del campo, por ejemplo: "Tipo de vía*".

Solo se necesita rellenar Provincia, Población y Código postal en el caso que el país seleccionado sea España.

En caso de que quiera recibir alertas por SMS debe rellenar el número de teléfono. En caso de que quiera recibir alertas por email debe rellenar el email.

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Si se ha seleccionado el rol representante al marcar las casillas de alertas, estas notificaciones irán dirigidas al representante que está creando el nuevo registro.

Nuevo registro como representante

En el caso representante, hay que rellenar los datos de contacto y los datos de identificación y de contacto del interesado.
Solo se necesita rellenar los campos "Provincia", "Población" y "Código postal" en el caso que el país seleccionado sea España.
De igual modo, en caso de que quiera recibir alertas por SMS debe rellenar el campo "Teléfono principal". En caso de que quiera recibir alertas por email debe rellenar el campo de "Correo electrónico".

Según el tipo de identificación se debe rellenar:
•   NIF Persona física: NIF y Nombre y apellidos de la persona física.
•   NIE: Número de identificación de persona extranjera.
•   NIF Otros: NIF y razón social de la persona jurídica o entidad sin entidad jurídica interesada.
•   Otros: Otro tipo de identificación de interesado, como por ejemplo una empresa con identificación europea.

Además del campo "Tipo" de identificación, los campos "Número identificación", "Nombre", "Primer apellido" y "Segundo apellido" son obligatorios.

Datos de contacto del interesado
Solo se necesita rellenar los campos de "Provincia", "Población" y "Código postal" en el caso que el campo "País" seleccionemos España, por lo que inicialmente aparecerán deshabilitados hasta seleccionar el país.

2. SOLICITUD.

En esta sección se introducen los datos de la solicitud, así como el órgano destino de la Administración Pública al que va dirigido.

Datos del organismo o entidad
Se puede obtener el organismo introduciendo el Código o nombre del organismo o entidad en el buscador o bien a través del "Asistente de búsqueda".
El campo "Código y nombre del organismo o entidad" es un campo de sugerencias o auto completado que irá mostrando las opciones que coincidan con los caracteres introducidos. Se debe introducir al menos tres caracteres para que muestre las coincidencias.

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Para mostrar el asistente de búsqueda pulse en el botón "Asistente de búsqueda". Desde el asistente se puede usar los filtros o bien introducir parte del nombre o del código del organismo o entidad. Para seleccionar el órgano destino solo debe seleccionar uno de los resultados del listado y automáticamente se agregará la información al formulario del registro.

Niveles de administración
Según el nivel de administración seleccionado se mostrarán unos campos u otros
•   Administración Local: Comunidad autónoma y Provincia.
•   Administración Autonómica: Comunidad autónoma
•   Administración de justicia: Comunidad autónoma
•   Administración del Estado: Ministerio
•   Administración Institucional: Comunidad autónoma
•   Universidades: Comunidad autónoma

Datos solicitud
En datos solicitud hay que rellenar los siguientes campos:

•   Asunto (máximo 80 caracteres)
•   Expone (máximo 4000 caracteres)
•   Solicita (máximo 4000 caracteres)

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3. DOCUMENTACIÓN.

Para la incorporación de la documentación hay que tener presente que solo se permite un máximo de 5 ficheros con un tamaño máximo de 10MB cada uno, para los conjuntos de ficheros adjuntos el tamaño máximo es de 15MB.

Los formatos permitidos de documentos son los siguientes:

DOCX	JPG	JPEG	ODG	ODT	ODS
ODP	PNG	PPTX	PDF	RTF	SVG
TIFF	TXT	XSIG	XLSX	XML

No se admiten archivos de tipo cartera PDF. Una cartera PDF es una colección de archivos que se recopilan y guardan en un contenedor PDF. Este tipo de documento NO es un documento PDF como tal, aunque tenga la misma extensión y podrá ser rechazado por el órgano destino.

En el caso de que la documentación anexa al registro supere los límites establecidos podrá realizar un segundo asiento registral con el resto de información indicando en el asunto la referencia al número de registro del primero.

Resumen de los documentos adjuntos

En el caso de adjuntar un documento aparece el nombre del documento con el formato y el tamaño.

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4. FIRMA.

Antes de proceder a la firma, se muestra un resumen de la solicitud del registro electrónico. El resumen muestra la siguiente información:

• Datos del interesado: datos de identificación e información de contacto.

• Datos del representante: En el caso de haber hecho el registro con un rol de representante se muestra los datos de identificación e información de contacto del representante.

• Datos de la solicitud y el órgano destinatario.

• Documentación adjunta: Los documentos adjuntos se puede descargar haciendo clic en el nombre del documento.

• Fecha de presentación: hora del sistema en horario peninsular.

• También se podrá modificar las alertas que quiere recibir sobre el registro y su tramitación a través de correo electrónico o SMS.

Eso permite comprobar que todos los datos sean correctos y si no lo son se puede volver a los pasos anteriores pulsando el botón "Anterior". En caso de que la información sea correcta pulsaremos el botón "Siguiente" para proceder a la firma del registro.

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Para poder firmar es necesario marcar la casilla:

Confirmo que los datos del presente formulario son correctos y manifiesto la voluntad de firmarlo digitalmente y presentarlo en el Registro.

El REG ofrece dos opciones para poder firmar el registro. Pulsando el botón de "Firmar" nos muestra las opciones "Firma" y "Firma con certificado electrónico".

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Firma no criptográfica.

El botón "Firmar" realiza la firma no criptográfica sin necesidad de utilizar un certificado electrónico personal. La aplicación recoge la información necesaria del proceso de identificación del usuario (Cl@ve PIN, Cl@ve permanente, etc.) y

recopilará todas las garantías necesarias para garantizar la integridad y la identidad del firmante.

Una vez se pulse en la opción "Firmar" el sistema hará una redirección a Cl@ve para verificar la autenticidad sobre los datos de sesión del usuario. Este proceso es automático y no tendrá que volver a autenticarse. Si el proceso de firma es correcto se muestra el "Detalle del registro" con la opción de descargar el justificante de la presentación de la solicitud.

En caso de error durante el proceso de firma se muestra un mensaje informativo con el motivo del error pudiendo volver hacia el paso necesario para modificar la información y probar a firmar nuevamente.

Firma con certificado electrónico.

La firma con certificado electrónico utiliza las claves almacenadas en el propio certificado para realizar dicha firma. Para realizar este tipo de firma es necesario la instalación de la aplicación Autofirma en el propio equipo, así como disponer de algún certificado electrónico de los emitidos por alguno de los prestadores cualificados de servicios electrónicos de confianza incluidos en la lista de confianza oficial.

Deberá asegurarse que tiene instalado en el equipo la última versión de la aplicación de Autofirma, si aún no la tiene instalada debe descargar la aplicación de Autentica e instalarla en su equipo.

Cuando pulse la opción "Firmar" se abrirá la aplicación de Autofirma y mostrara los certificados que estén disponibles.

Descarga de la aplicación Autentica: https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

Una vez elegido el certificado se valida si el certificado coincide con los datos del usuario que ha realizado el registro y si el proceso de firma es correcto se muestra el "Detalle del registro" con la opción de descargar el justificante de presentación. En caso de error durante el proceso de firma se muestra un mensaje informativo con el motivo del error pudiendo volver hacia el paso necesario para modificar la información y probar a firmar nuevamente.

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Interconexión de registros entre Administraciones Públicas. REC, SIR, ORVE.

Ejemplo de funcionamiento del Registro Electrónico Común

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