Archive es un sistema de gestión y preservación de archivo definitivo de expedientes electrónicos conformados de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) que correspondan a procedimientos finalizados.
Archive es la herramienta de las Administraciones públicas para dar servicio a los profesionales del archivo en su gestión diaria de los documentos y expedientes electrónicos. El resto de procesos de gestión documental precisará de una serie de herramientas específicas: registro, firma electrónica, notificación electrónica, gestor de expedientes, etc.
En cuanto a la digitalización de todos los documentos no electrónicos preexistentes, se trata de una tarea compleja que conlleva mucho tiempo y esfuerzo, y para la que la Ley no señala plazos. Obviamente la Ley tampoco señala plazos mínimos para realizar las tareas que igualmente se deben realizar, por lo que no se recomienda postergar demasiado la tarea de la digitalización del archivo.
Siempre hay que trabajar con el objetivo de que la Administración "deberá mantener un archivo electrónico único".
Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable (art. 17.2 Ley 39/2015).
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos (art. 17.3 Ley 39/2015 y art. 46.3 Ley 40/2015).
Es importante destacar que la aplicación informática Inside, solución puesta a disposición de todas las Administraciones públicas, permite la gestión documental de expedientes y documentos electrónicos en fase de tramitación, adecuados al ENI. También ayudará al intercambio de expedientes entre Administraciones públicas y con la Administración de Justicia.
El sistema Inside ofrece una colección de funcionalidades para la gestión de expedientes y documentos, de acuerdo con lo especificado en las normas técnicas de interoperabilidad del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y con el estándar CMIS (Content Management Interoperability Services).
Archive se define como un sistema de gestión de archivo definitivo de expedientes electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, para cualquier organismo público, ya que cumple el Esquema Nacional de Interoperabilidad en sus Normas Técnicas de Documento, Expediente, Copias y Política de Gestión Documental.
Es una solución para archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, diseñada por la Administración General del Estado siguiendo el modelo OAIS de gestión de archivos. Cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo. Los expedientes y documentos son importados y clasificados en series documentales y pasan por diversos estados (automática o manualmente), según la política de conservación definida y asignada.
Además, Archive proporciona notificación de cambios de estado en los expedientes, permite generar para cada Archivo y Serie Documental metadatos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad.
1
El Reglamento dedica un capítulo completo al archivo electrónico con dos artículos para la conservación de los documentos electrónicos y para el archivo electrónico único.
La copia electrónica auténtica generada conforme a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, tiene la consideración de patrimonio documental a efectos de aplicación de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español o la normativa autonómica correspondiente, siendo el periodo de conservación de los documentos el establecido por las autoridades calificadoras que correspondan. Cada Administración Pública, regulará los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos, que formen parte del expediente de un procedimiento cuya tramitación haya concluido, conforme a su normativa específica de archivos y patrimonio documental.
2
La conservación de los documentos electrónicos deberá realizarse de forma que permita su acceso y comprenda, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.
También será posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la identificación o firma electrónica de dichos datos. Los plazos de conservación de esta información están sujetos a los mismos plazos establecidos para los correspondientes documentos electrónicos.
Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos archivados con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se podrán trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y en la normativa específica de archivos y patrimonio documental, histórico y cultural. Asimismo, se planificarán las actuaciones de preservación digital que garanticen la conservación a largo plazo de los documentos digitales y permitan de esta forma dar cumplimiento a lo establecido.
3
Finalmente el artículo 55 focaliza en el Archivo electrónico único y lo define como conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.
En el archivo electrónico único serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.
La constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados. Además, quienes tienen capacidad de obrar ante las Administraciones públicas, son titulares, en sus relaciones con ellas, entre otros del derecho de acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.
Art. 3. Ley 39/2015, tendrán capacidad de obrar ante las Administraciones públicas:
Puedes acceder a la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Archivo electrónico. El destino final de los expedientes y documentos electrónicos administrativos.
No pierdas tu oportunidad y ¡continúa aprendiendo!
Política de privacidad
ADR Formación utiliza cookies propias y de terceros para fines analíticos anónimos, guardar las preferencias que selecciones y para el funcionamiento general de la página.
Puedes aceptar todas las cookies pulsando el botón "Aceptar" o configurarlas o rechazar su uso pulsando el botón "Configurar".
Puedes obtener más información y volver a configurar tus preferencias en cualquier momento en la Política de cookies
