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Archive es un sistema de gestión y preservación de archivo definitivo de expedientes electrónicos conformados de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) que correspondan a procedimientos finalizados.

Archive no es una herramienta de gestión documental integral, es la aplicación web de archivo definitivo que permite trabajar con expedientes y documentos electrónicos. En realidad, es el último eslabón de la cadena de la gestión documental electrónica, que solo puede llevar a cabo su papel con éxito si todos los pasos para la conformación del expediente electrónico se han seguido correctamente. A Archive solo se podrán transferir expedientes perfectamente conformados y adecuados al ENI.

Archive es la herramienta de las Administraciones públicas para dar servicio a los profesionales del archivo en su gestión diaria de los documentos y expedientes electrónicos. El resto de procesos de gestión documental precisará de una serie de herramientas específicas: registro, firma electrónica, notificación electrónica, gestor de expedientes, etc.

Introducción - 3

Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable (art. 17.1 Ley 39/2015).

En cuanto a la digitalización de todos los documentos no electrónicos preexistentes, se trata de una tarea compleja que conlleva mucho tiempo y esfuerzo, y para la que la Ley no señala plazos. Obviamente la Ley tampoco señala plazos mínimos para realizar las tareas que igualmente se deben realizar, por lo que no se recomienda postergar demasiado la tarea de la digitalización del archivo.

Siempre hay que trabajar con el objetivo de que la Administración "deberá mantener un archivo electrónico único".

Introducción - 3

Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos (art. 46.1 Ley 40/2015).

Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable (arts. 17.2 y 46.2 Ley 39/2015).

Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos (arts. 17.3 y 46.3 LPA).

El legislador ha sido sensible en las leyes 39/2015 y 40/2015 al fenómeno de la transformación digital. Así, la Ley 39/2015  en su parte expositiva dice que «la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones... una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico...». Y seguidamente se subraya que «En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados»..

Es importante destacar que la aplicación informática Inside, solución puesta a disposición de todas las Administraciones públicas, permite la gestión documental de expedientes y documentos electrónicos en fase de tramitación, adecuados al ENI. También ayudará al intercambio de expedientes entre Administraciones públicas y con la Administración de Justicia.

El sistema Inside ofrece una colección de funcionalidades para la gestión de expedientes y documentos, de acuerdo con lo especificado en las normas técnicas de interoperabilidad del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y con el estándar CMIS (Content Management Interoperability Services).

Introducción - 2

Las funcionalidades de Inside incluyen el almacenamiento de documentos, firmas, metadatos, versiones de un mismo documento, etc., así como la consulta y gestión de documentos y expedientes por medio de servicios web con el objeto de facilitar la integración con otras aplicaciones de gestión documental. 
La variante denominada G-Inside permite generar documentos y expedientes electrónicos conformes con el ENI accediendo a través de la Red SARARed SARA, red de comunicaciones privada de las Administraciones Públicas, la red de comunicaciones de las Administraciones públicas, y de un navegador a un formulario que permite consignar los metadatos mínimos obligatorios y obtener los correspondientes ficheros de documento electrónico y expediente electrónico en el formato interoperable XML.

Archive se define como un sistema de gestión de archivo definitivo de expedientes electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, para cualquier organismo público, ya que cumple el Esquema Nacional de Interoperabilidad en sus Normas Técnicas de Documento, Expediente, Copias y Política de Gestión Documental.

Es una solución para archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos, diseñada por la Administración General del Estado siguiendo el modelo OAIS de gestión de archivos. Cubre todo el ciclo de vida de los documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo. Los expedientes y documentos son importados y clasificados en series documentales y pasan por diversos estados (automática o manualmente), según la política de conservación definida y asignada. 

Además, Archive proporciona notificación de cambios de estado en los expedientes, permite generar para cada Archivo y Serie Documental metadatos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad.

 El archivo electrónico en el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos

El Reglamento dedica un capítulo completo al archivo electrónico con dos artículos para la conservación de los documentos electrónicos y para el archivo electrónico único.

En relación a la conservación de documentos electrónicos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, las Administraciones Públicas deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo.
La copia electrónica auténtica generada conforme a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, tiene la consideración de patrimonio documental a efectos de aplicación de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español o la normativa autonómica correspondiente, siendo el periodo de conservación de los documentos el establecido por las autoridades calificadoras que correspondan. Cada Administración Pública, regulará los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos, que formen parte del expediente de un procedimiento cuya tramitación haya concluido, conforme a su normativa específica de archivos y patrimonio documental.
Cuando se tenga conocimiento por la Administración Pública, organismo o entidad de la existencia de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a documentos electrónicos, estos deberán conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales, hasta tanto exista constancia de la terminación del procedimiento judicial correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído resolución no susceptible de recurso o procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales o internacionales.
La conservación de los documentos electrónicos deberá realizarse de forma que permita su acceso y comprenda, como mínimo, su identificación, contenido, metadatos, firma, estructura y formato.
También será posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la identificación o firma electrónica de dichos datos. Los plazos de conservación de esta información están sujetos a los mismos plazos establecidos para los correspondientes documentos electrónicos.

Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos archivados con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se podrán trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre y en la normativa específica de archivos y patrimonio documental, histórico y cultural. Asimismo, se planificarán las actuaciones de preservación digital que garanticen la conservación a largo plazo de los documentos digitales y permitan de esta forma dar cumplimiento a lo establecido.

Bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y de los responsables de la custodia y gestión del archivo electrónico y de los responsables de las unidades productoras de la documentación se establecerán los planes y se habilitarán los medios tecnológicos para la migración de los datos a otros formatos y soportes que permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso al documento cuando el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente.

finalmente el artículo 55 focaliza en el Archivo electrónico único y lo define como conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.

En el archivo electrónico único serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.
La gestión del archivo electrónico único garantizará la autenticidad, conservación, integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los expedientes y documentos almacenados, así como su acceso, en las condiciones exigidas por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, por la normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, por la legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y por la normativa específica que sea de aplicación, de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.

Archivo electrónico y Ley de transparencia

La constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados. Además, quienes tienen capacidad de obrar ante las Administraciones públicas, son titulares, en sus relaciones con ellas, entre otros del derecho de acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.

Art. 3. Ley 39/2015, tendrán capacidad de obrar ante las Administraciones públicas:

a) Las personas físicas o jurídicas que ostenten capacidad de obrar con arreglo a las normas civiles.

b) Los menores de edad para el ejercicio y defensa de aquellos de sus derechos e intereses cuya actuación esté permitida por el ordenamiento jurídico sin la asistencia de la persona que ejerza la patria potestad, tutela o curatela. Se exceptúa el supuesto de los menores incapacitados, cuando la extensión de la incapacitación afecte al ejercicio y defensa de los derechos o intereses de que se trate.

c) Cuando la Ley así lo declare expresamente, los grupos de afectados, las uniones y entidades sin personalidad jurídica y los patrimonios independientes o autónomos.

Archivo electrónico y Ley de transparencia

 

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Archivo electrónico. El destino final de los expedientes y documentos electrónicos administrativos.

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