Las oficinas de la administración que almacena DIR3, constituyen otro de los repositorios fundamentales de información de la Administración Pública, por lo que resulta de vital importancia que la información aportada, sobre éstas, cumplan con una serie de normas de calidad, con el fin de que la información sea clara, concreta, de fácil comprensión y pueda ser explotada de forma eficiente.
La denominación de una oficina debe ajustarse a las siguientes condiciones:
- No puede superar los 80 caracteres.
- La denominación de las oficinas se debe capitalizar.
p. ej. Registro General del Ministerio de Defensa
- Evitar en la medida de lo posible la abreviatura de palabras. En el caso de que sea necesario, se podrán utilizar aquellas que se encuentre en el glosario de abreviaturas reflejado en el Anexo I de este documento. No se deben introducir números, salvo que vaya implícito en el nombre.
p. ej. Gerencia de Urgencias y Emergencias Sanitarias 061
- Otros campos de información que se gestionan sobre las Oficinas en DIR3:
Tipo de Oficina
Campo obligatorio. Toda oficina tendrá un tipo asociado entre uno de los dos posibles: general o auxiliar.
Unidad Responsable
Campo obligatorio. Debe especificarse siempre la unidad responsable asociada a una oficina. La unidad debe pertenecer al mismo nivel de administración que la oficina y encontrarse en estado vigente.
Oficina Responsable
En el caso de las oficinas auxiliares, es obligatorio introducir su oficina responsable asociada. Esta oficina responsable, tipificada como general, debe pertenecer al mismo nivel de administración que la auxiliar, y estar asociada a una unidad responsable perteneciente al mismo organigrama y encontrarse en estado vigente.
Servicios
Campo obligatorio. Se seleccionará de entre la lista disponible, aquel o aquellos servicios que ofrece la oficina.
Dirección
Campo obligatorio. Se completará el campo dirección a fin de aportar la mayor información posible acerca de la oficina. La dirección introducida debe corresponderse con la ubicación física de dicha oficina y aportar todos los datos necesarios de su localización.
Contactos
Campo obligatorio. Los datos de contacto es opcional informarlos, siendo recomendable el aportar al menos un método de contacto.
El contacto introducido debe corresponderse con un contacto oficial de la oficina, no introduciendo datos particulares o demasiado genéricos. Los contactos están normalizados, de tal forma que se aporten los siguientes datos: teléfono, fax, email, centralita, etc?
Horario de atención
Campo obligatorio para las oficinas presenciales. Se informará el horario de atención de la oficina al ciudadano.
Días inhábiles
Con el fin de dar una información más completa al ciudadano, es aconsejable, no obligatorio, indicar los días inhábiles de la oficina.
Estados de una oficina en DIR3
Los estados en los que se puede encontrar una Unidad Orgánica en DIR3 son:
Vigente
Indica que se trata de una unidad vigente desde el punto de vista oficial.
Anulación
La anulación de una entidad en DIR3, sólo debe hacerse por error, es decir, por ejemplo por tratarse de una duplicación, en cualquier otro caso se tratará como una extinción.
Extinción
Se aplica este estado cuando se tiene constancia del fin de prestación de los servicios de la oficina (cierre de una oficina).
Directorio DIR3. Oficinas de Registro Como resumen también puede descargarse la siguiente presentación sobre el Directorio Común DIR3.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Soluciones Tecnológicas para el Cumplimiento de las Leyes 39/2015 y 40/2015 por parte de las AAPP.
