El pie o término es la parte final del documento administrativo. Según el tipo de documento, puede incluir la identificación de quien lo emite, la firma, el cargo de la persona responsable y otros elementos complementarios, como los anexos.
No todos los documentos incorporan los mismos elementos. En la Administración electrónica, la firma puede realizarse mediante sistemas electrónicos que permiten identificar al firmante o al organismo emisor y comprobar la autenticidad e integridad del documento.
Antefirma
La antefirma es el elemento que precede a la firma y que, en determinados documentos, identifica el cargo o la condición en la que actúa la persona firmante.
Su presencia y formulación dependen del tipo de documento y de las normas de presentación establecidas por cada Administración. No debe confundirse con las fórmulas de despedida, como Atentamente, que pueden utilizarse en determinadas comunicaciones.
Firma
La antefirma es el elemento que precede a la firma y que, en determinados documentos, identifica el cargo o la condición en la que actúa la persona firmante.
Su presencia y formulación dependen del tipo de documento y de las normas de presentación establecidas por cada Administración. No debe confundirse con las fórmulas de despedida, como Atentamente, que pueden utilizarse en determinadas comunicaciones.
Posfirma
La posfirma es el conjunto de datos que aparece después de la firma y permite identificar a la persona firmante. Generalmente incluye su nombre y apellidos y, cuando corresponde, el cargo que desempeña.
La disposición de estos datos debe ajustarse al modelo documental de cada Administración. Los nombres propios se escriben con mayúscula inicial y las denominaciones de los cargos, por regla general, con minúscula.
Sello
El sello permite identificar a una Administración u organismo y puede utilizarse como elemento de autenticación de determinados documentos.
En los documentos electrónicos, los sellos electrónicos permiten acreditar su origen y contribuir a garantizar su integridad. Su utilización depende del tipo de documento y de los sistemas establecidos por la Administración correspondiente.
Anexo
Los anexos son documentos o materiales complementarios que acompañan al documento principal para ampliar, justificar o completar la información que contiene.
Pueden incluir informes, tablas, gráficos, certificados, planos u otros archivos relacionados con el asunto tratado.
Cuando se incorporan varios anexos, conviene identificarlos y numerarlos de forma ordenada para facilitar su consulta.
Pie de página
El pie de página es el espacio situado en la parte inferior de las páginas de un documento. Puede contener información complementaria, como la identificación del organismo emisor, datos de contacto, numeración de páginas, referencias al expediente o información legal.
En los documentos administrativos, su contenido y disposición deben ajustarse a las normas de identidad visual y a las plantillas establecidas por cada Administración.
JERARQUÍA EN LAS FIRMAS
Cuando un documento administrativo requiere varias firmas, su disposición debe ajustarse a las normas y modelos documentales establecidos por el organismo correspondiente.
En los documentos electrónicos, las firmas pueden incorporarse mediante sistemas que permiten identificar a cada firmante y verificar su intervención, sin que sea necesario reproducir la distribución espacial propia de los documentos impresos.
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