Curso de Fundamentos Básicos de Gestión de Expedientes y Archivos de Oficina

Valoración 10,0

Sin duda alguna, es de gran importancia que el profesional de la administración pública conozca e integre en su trabajo diario las técnicas de archivo y documentación. La tramitación de los diferentes expedientes administrativos genera una ingente producción documental que requiere de unas adecuadas técnicas y metodologías para su conservación, custodia y acceso.

A través de este curso se pretende dotar al alumno de los conocimientos básicos y herramientas fundamentales para un correcto tratamiento y archivo de la documentación generada en la administración.

Dirigido a:

Personal que presta sus servicios en la Administración Pública.

Objetivo

A través de este curso el alumno será capaz de:

  • Definir los conceptos de archivo y documento.
  • Conocer las diferencias existentes entre la documentación de archivo, los documentos auxiliares y los documentos de apoyo informativo.
  • Conocer y aplicar en la práctica los principios básicos que rigen la clasificación de los archivos de gestión.
  • Conocer el desarrollo y tramitación de expedientes administrativos.
  • Aplicar las técnicas más relevantes para el mantenimiento del archivo de oficina.
  • Conocer los mecanismos de transferencia de fondos entre las distintas fases de un archivo.
  • Entender la importancia de las nuevas tecnologías en la documentación de archivo: el documento electrónico y el establecimiento de sistemas informatizados de gestión documental.

Requisitos:

No es preciso ningún requisito previo para poder cursar con aprovechamiento la acción formativa.

Duración: 30 horas
  1. Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.
    • 1-Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.
    • Introducción.
    • Concepto de Archivo y su clasificación. Sistema de archivo.
    • Centros de Información Documental.
    • Concepto de documento.
    • Archivos públicos y privados.
    • El valor de los documentos.
    • El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal.
    • Ejercicios.
    • Ejercicio 1. Definición de conceptos fundamentales en el tratamiento de la información y documentación administrativa.
    • Ejercicio 2. Teoría de las edades del documento.
    • Ejercicio 3. Diferentes clases de archivos según su frecuencia de uso.
  2. Los Archivos de Oficina.
    • 2-Los Archivos de Oficina.
    • Concepto y funciones de los archivos de oficina.
    • Organización del archivo de oficina.
    • Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina.
    • Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar.
    • Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión.
    • Ejercicios.
    • Ejercicio 1. Tipología de documentos administrativos en el archivo de oficina o de gestión.
    • Ejercicio 2. Funciones del Archivo de Gestión o de Oficina.
    • Ejercicio 3. Documentación del Archivo de Gestión o de Oficina.
  3. Los expedientes administrativos.
    • 3-Los Expedientes administrativos.
    • Concepto.
    • Formación del Expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente.
    • Cuadro-resumen de Documentos Administrativos que podemos encontrar en un Expediente Administrativo.
    • Ordenación del expediente administrativo.
    • Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos.
    • Normas básicas de instalación de documentos.
    • Documentos electrónicos. Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
    • Ejercicios.
    • Ejercicio 1. Fases del Procedimiento administrativo.
    • Ejercicio 2. Funciones del Archivo de Oficina en relación al archivo de los Expedientes administrativos.
    • Ejercicio 3. Pautas para la ordenación de los expedientes administrativos.
  4. Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales.
    • 4-Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales. Cuadro de clasificación.
    • Introducción. Establecimiento de un Sistema de Archivo.
    • Sistemas de registro y clasificación de documentos.
    • Las series documentales. Concepto.
    • El proceso de Ordenación. Sistemas.
    • El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina.
    • Fase de ordenación de los documentos.
    • Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos.
  5. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina.
    • 5.-Seguimiento y Control del Archivo de Oficina.
    • Introducción.
    • Herramientas de recuperación documental.
    • Transferencias y préstamos documentales.
    • Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información.
    • Sistemas Informatizados de Gestión Documental.
    • Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales.
    • Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital.
    • Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel.
    • Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina.
    • Pautas  para el control de la eficacia del sistema de archivo.
    • Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo.
    • Anexo: La Administración Electrónica.
ALBERTO MANUEL GARCÍA MARTÍN

ALBERTO MANUEL GARCÍA MARTÍN

Aunque mi titulación académica oficial, es la de Licenciado en Derecho, siempre me he dedicado a la docencia y, especialmente, a la docencia en materias informáticas. A lo largo de mis 10 años como docente en diferentes centros de formación, he formado a amplios colectivos principalmente, tanto en el ámbito público (empleados públicos de la Junta de Castilla y León y del Gobierno de La Rioja) así como del sector privado (trabajadores pertenecientes a múltiples sectores de actividad).

Durante varios años, estuve al frente del equipo de dirección de un centro de formación en Ciudad Rodrigo (una ciudad excepcional cerca de Salamanca) donde también realizaba mi labor docente. También, en mi ciudad de nacimiento y donde prácticamente siempre he vivido (Salamanca), ejercí mi función docente en varios centros de formación de la capital.

Otro de mis grandes retos, ha sido la enseñanza a los trabajadores en situación de desempleo, impartiendo múltiples cursos enmarcados dentro del Plan Nacional de Formación e Inserción Profesional, tanto en Castilla y León como en La Rioja.

Los avatares de la vida y las propias circunstancias laborales, me hicieron embarcarme en una nueva aventura en La Rioja, una tierra donde cada día que pasa, la siento más cercana. Es aquí, en Logroño, donde actualmente, compagino mis labores de docencia con las labores de Director de Formación, en ADR Infor, un centro de formación donde durante prácticamente cuatro años sigue desarrollando mis funciones como docente y también como coordinador, organizando las diferentes acciones formativas presenciales que impartimos en La Rioja.

Estoy especializado en materia informática, sobre todo en las aplicaciones ofimáticas, sistemas operativos, redes y nuevas tecnologías en internet. También, en mi experiencia docente cuento con amplia experiencia como docente en materias de gestión y aplicaciones informáticas orientadas a la gestión de la PYME (facturación, gestión de nóminas y seguros sociales y contabilidad).

Por último, en ADR desarrollo una importante labor como desarrollador/autor de cursos tales como los de aplicaciones de software libre y las actualizaciones de los cursos sobre gestión de bases de datos con Access.

Es mi deseo seguir formándome, con todas mis fuerzas, día a día para ofrecer a mis alumnos una formación cada vez más práctica y más provechosa tanto en el ámbito personal como profesional, porque al fin y al cabo la informática no es un fin en sí mismo, sino un instrumento al servicio de nuestro trabajo, facilitándonos en todo momento nuestra labor profesional.
Curso de Fundamentos Básicos de Gestión de Expedientes y Archivos de Oficina
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