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Administración Pública Gestión de Sistemas de Información y Archivo

Curso de Fundamentos Básicos de Gestión de Expedientes y Archivos de Oficina

Sin duda alguna, es de gran importancia que el profesional de la administración pública conozca e integre en su trabajo diario las técnicas de archivo y documentación. La tramitación de los diferentes expedientes administrativos genera una ingente producción documental que requiere de unas adecuadas técnicas y metodologías para su conservación, custodia y acceso.

A través de este curso se pretende dotar al alumno de los conocimientos básicos y herramientas fundamentales para un correcto tratamiento y archivo de la documentación generada en la administración.

  • Dirigido a

    Personal funcionario de la administración pública.

  • Competencias a adquirir

    A través de este curso el alumno será capaz de:

    • Definir los conceptos de archivo y documento.
    • Conocer las diferencias existentes entre la documentación de archivo, los documentos auxiliares y los documentos de apoyo informativo.
    • Conocer y aplicar en la práctica los principios básicos que rigen la clasificación de los archivos de gestión.
    • Conocer el desarrollo y tramitación de expedientes administrativos.
    • Aplicar las técnicas más relevantes para el mantenimiento del archivo de oficina.
    • Conocer los mecanismos de transferencia de fondos entre las distintas fases de un archivo.
    • Entender la importancia de las nuevas tecnologías en la documentación de archivo: el documento electrónico.

  • Requisitos

    No son necesarios conocimientos previos sobre la materia

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  1. Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.
    • Mapa conceptual
    • Gestión de documentos: eficacia y economía
    • Concepto de Archivo y su clasificación. Sistema de archivo
    • Centros de Información Documental
    • Concepto de documento
    • Archivos públicos y privados
    • El valor de los documentos
    • El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal
    • Actividades de refuerzo del aprendizaje
    • Hemos aprendido
  2. Los Archivos de Oficina.
    • Mapa conceptual
    • Concepto y funciones de los archivos de oficina
    • Organización del archivo de oficina
    • Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina
    • Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar
    • Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión
    • Hemos aprendido
  3. Los expedientes administrativos.
    • Introducción
    • Mapa Conceptual
    • Concepto de Expediente Administrativo
    • Formación del Expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente
    • Cuadro-resumen de Documentos Administrativos que podemos encontrar en un Expediente Administrativo
    • Ordenación del expediente administrativo
    • Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos
    • Normas básicas de instalación de documentos
    • Documentos electrónicos. Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
    • Hemos aprendido
  4. Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales.
    • Mapa conceptual
    • Establecimiento de un Sistema de Archivo
    • Sistemas de registro y clasificación de documentos
    • Las series documentales. Concepto
    • El proceso de Ordenación. Sistemas
    • El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina
    • Fase de ordenación de los documentos
    • Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos
    • Hemos aprendido
  5. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (I): Herramientas de recuperación documental y normas sobre las instalaciones documentales. Valoración documental y Sistemas Informatizados de Gestión Documental
    • Introducción
    • Mapa conceptual
    • Herramientas de recuperación documental
    • Transferencias y préstamos documentales
    • Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información
    • Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales
    • Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital
    • Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel
    • Sistemas Informatizados de Gestión Documental
    • Actividades de refuerzo del aprendizaje
    • Hemos aprendido
  6. Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (II): Normas de organización del archivo. La Administración Electrónica
    • Introducción
    • Mapa Conceptual
    • Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina
    • Pautas  para el control de la eficacia del sistema de archivo
    • Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo
    • La Nueva Administración Electrónica: Implicaciones en la Gestión Documental
    • Hemos aprendido

Este curso cumple con los requisitos establecidos por FUNDAE para la bonificación de Formación Programada.

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