Curso de Contabilidad

El ciclo contable se reflejará en los llamados libros contables, que son 3:

• Libro Diario.
• Libro Mayor.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Así, y siguiendo el esquema anterior, cada una de las fases del ciclo contable, tendrá su reflejo en estos 3 libros:

Pongámosle fecha a estas operaciones. Por ejemplo, hablemos del ciclo contable de Comercial ADR, S.A. para el año 2005:

• Con fecha 1 de enero de 2005, deberá elaborar el inventario inicial, que no será sino una copia del inventario final del ejercicio 2004. Este informe será el primer componente del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

• También con fecha 1 de enero de 2005 se anotará el asiento de apertura en los Libros Diario y Mayor. De hecho siempre será la primera anotación en ambos libros.

• Con fechas comprendidas entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2005, se irán registrando en los libros Diario y Mayor todas las operaciones económicas de la empresa (compras, ventas, cobros, pagos, etc.).

• A la vez y con una periodicidad trimestral como mínimo, se transcribirán al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales los balances de comprobación. Es decir, con fechas 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre (antes del asiento de cierre).

• Con fecha 31 de diciembre se registrarán en los libros Diario y Mayor las operaciones de regularización.

• También en esa misma fecha contabilizaremos el asiento de cierre, que supondrá la última anotación efectuada en los libros Diario y Mayor. Dicho asiento coincidirá con el inventario final, que se transcribirá al Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, normalmente a continuación del inventario inicial.

• Por último, se elaborarán las cuentas anuales, que ocuparán la última parte del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Estas cuentas, irán referidas al 31 de diciembre de 2005, aunque nos dejan hasta 3 meses (desde el cierre del ejercicio) para formularlas, es decir, hasta el 31 de marzo de 2006. Esto es así porque es habitual que durante el mes de enero vayamos recibiendo documentos contables (facturas, documentos y extractos bancarios, etc.), además también tendremos que repasar la contabilidad antes de elaborar estos informes.

Como vemos, todo se reduce a 3 libros con anotaciones entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2005. Sin embargo, las obligaciones del contable de Comercial ADR no terminarán el 31 de diciembre de 2005.

La legislación mercantil (artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil) obliga a nuestra empresa a legalizar los libros obligatorios de contabilidad en un plazo no superior a 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio. Es decir, tenemos hasta el 30 de abril de 2006 para realizar esta operación con los siguientes libros contables:

• Libro Diario

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

El libro Mayor queda exento de esta obligación, pues no es considerado como un libro obligatorio por la legislación mercantil. No obstante, es bastante habitual que se legalice a la vez que los otros dos. La legalización consiste en presentar los libros al Registro Mercantil del domicilio social. Allí, el registrador extiende una diligencia firmada en el primer folio y sella el resto de folios mediante impresión, estampillado o perforación mecánica. Tras su legalización, los libros son devueltos a la empresa.

Las cuentas anuales de Comercial ADR se aprobarán, en Junta General Ordinaria, en los 6 meses siguientes (o en un plazo inferior, si así lo indicaran los estatutos) a la fecha de cierre del ejercicio. Pues bien, dentro del mes siguiente, es decir, hasta el 30 de julio de 2006, habrá que depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social. Junto con las cuentas anuales, se acompañarán los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado, y el informe de los auditores cuando proceda. Las cuentas anuales quedarán en el Registro Mercantil, durante 6 años, a disposición de cualquier interesado.

Por último, el contable de Comercial ADR deberá conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros. Es decir, que tanto los libros como los justificantes (facturas, documentos bancarios, nóminas, etc.) de la contabilidad del ejercicio de 2005, permanecerán en la empresa hasta el 31 de diciembre de 2011.

En el caso de Comercial ADR, se trataba de las obligaciones contables de una sociedad anónima. En la unidad 14ª se detallarán las obligaciones formales de todas las modalidades de empresa.

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