Siempre se ha dicho de la contabilidad que es el lenguaje de los negocios. Así, quien conoce la contabilidad de una empresa sabe si ésta marcha bien o mal. Pongamos un ejemplo:

Comercial ADR, S.A. es una empresa riojana con cinco años de historia y que se dedica al comercio de electrodomésticos. A lo largo de este tiempo ha crecido y se ha consolidado. Los administradores de la empresa necesitan controlar de alguna manera esta evolución, y su herramienta es la contabilidad. Todos los días registran en un ordenador las operaciones que componen su ciclo de negocio: compras, ventas, cobros, etc. El programa informático de contabilidad les permite obtener información de utilidad para la gestión de su empresa, dando respuesta a preguntas del tipo:

• ¿Tiene la empresa beneficios o pérdidas?
• ¿A qué son debidos dichos beneficios o pérdidas?
• ¿Son estos beneficios los esperados o se han desviado mucho de las previsiones?
• ¿Cuánto vale ahora mi empresa?, es decir, ¿cuánto tengo, debo y me deben?
• ¿Vale más la empresa que el año pasado?
• ¿Está funcionando mejor o peor que el resto de empresas del sector?

Como se puede apreciar, no se trata de preguntas triviales, sino de cuestiones que van a ser fundamentales en la toma de decisiones.

La información que se maneja la contabilidad procede de hechos susceptibles de valoración económica que proceden del ciclo de negocio (compras, ventas, cobros, etc.). Dicha información se clasifica de acuerdo a un criterio temporal, en los llamados ejercicios económicos, normalmente de una duración anual. Además, la forma de registrar estos hechos debe seguir unas pautas que se recogen en el Plan General de Contabilidad.

La definición de contabilidad que realiza el American Institute of Certified Public Accountants dice lo siguiente: "la contabilidad es una actividad de servicio, cuya función es proveer información cuantitativa, principalmente de naturaleza financiera, acerca de las entidades económicas, con el propósito de que sea útil para la toma de decisiones económicas, al hacer elecciones racionales entre cursos de acción alternativos". Obsérvese en la importancia de la utilidad de la información contable para la toma de decisiones en la empresa.

Acabamos de decir que la contabilidad es un sistema que facilita información de la empresa de tipo financiero y económico. Pues bien, en torno a dicho sistema de información se desarrollan 4 tipos de actividades:

1. Elaboración de la información contable.
2. Verificación de dicha información.
3. Comunicación de la información contable a los diferentes usuarios de la misma.
4. Análisis e interpretación de la información por sus usuarios.

Elaborar la información contable de la empresa es un proceso que necesita de 4 tareas diferentes:

• Identificación de los hechos contables:
  
  Un hecho contable es un acontecimiento que afecta a la empresa y que puede valorarse económicamente. Un ejemplo de hecho contable sería una venta realizada por la empresa.
  
  Los hechos contables tienen su reflejo en documentos muy diversos en cuanto a su forma y origen. El documento que reflejaría la venta anteriormente citada sería la factura que nuestra empresa emite.
  
  Estos documentos han de llegar a los responsables de la contabilidad, por lo que se hace necesaria una cierta normalización en el proceso de recogida de información contable, estableciéndose los canales adecuados a tal fin. Así, el responsable de la contabilidad de una empresa elaborará una lista con los documentos que, por su implicación en el proceso contable, cada departamento debe hacerle llegar. Por ejemplo, del departamento de personal se le facilitarán los recibos de salarios y los seguros sociales, del almacén llegarán informes periódicos sobre la situación y valoración de las existencias, del departamento financiero llegará información sobre cobros y pagos, y así con todas las áreas de la empresa.
  
  
   

• Valoración de los hechos contables:
  
  Con los documentos en la mesa del contable, éste procederá a su valoración económica en unidades monetarias (en España, en euros).
  
  La mayoría de los documentos ya vendrán expresados en dinero, por ejemplo, las facturas. Otros, en cambio, habrán de ser valorados, como sucederá con una carta en la que se nos informe de la suspensión de pagos de un cliente.
  
  
   

• Registro de los hechos contables:
  
  Una vez valorados los documentos, deberemos traducirlos al lenguaje contable y almacenarlos, para lo que emplearemos, normalmente, el soporte informático.
  
  Registrando  estos documentos, quedará constancia ordenada de cuanto va sucediendo en el patrimonio de la empresa. Las unidades de este curso están dedicadas, precisamente, al aprendizaje de este lenguaje especial que es la contabilidad.
  
  
   

• Elaboración de los informes contables:
  
  Una vez registrados los hechos contables, se elaborarán diversos informes que aglutinen y resuman los acontecimientos económicos de la empresa durante un determinado período de tiempo.  Ejemplos de estos informes son el libro Diario, el Mayor, un Balance de Situación, etc.
  
  Actualmente, las aplicaciones informáticas de contabilidad facilitan enormemente esta tarea, compleja y delicada, que antaño exigía muchas horas de trabajo y conocimientos contables avanzados.
  
  

¿Quién me asegura que la información contable se ha elaborado correctamente?, es decir, ¿refleja la contabilidad fielmente la realidad económica de la empresa?

Durante el proceso de elaboración de la contabilidad suelen establecerse controles para detectar posibles errores. Suele ser habitual que, periódicamente, se compruebe si se han contabilizado todas las facturas, si los saldos de los bancos coinciden con los datos de la contabilidad, etc. Además, antes del final del ejercicio económico, es habitual realizar un último y exhaustivo control.

A pesar de ello, la garantía legal de que la contabilidad  ha sido elaborada de acuerdo a las normas y principios vigentes, reflejando una imagen fiel de la empresa, la aportan los auditores. Un auditor es un profesional independiente que redactará un informe donde manifiesta su opinión (favorable o desfavorable) respecto a las cuentas de la empresa. En principio, el informe favorable y sin salvedades de un auditor será garantía suficiente de que la contabilidad está bien hecha. Sin embargo, no olvidemos los escándalos contables del año 2002 en empresas como Enrom o General Electric, que poseían informes favorables de los auditores.