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7 pasos para implementar un plan de e-learning en tu empresa

Autor: Ainhoa Díez

En los últimos años, ha crecido el número de personas que eligen la formación online para profundizar sus conocimientos o adquirir nuevas competencias mientras combinan perfectamente sus actividades laborales y personales, gracias a la flexibilidad y conciliación que favorece esta metodología de aprendizaje. 

Según datos recogidos por Eurostat, en 2021 el 27% de las personas de 16 a 74 años en la UE realizaron algún curso online, superando el 23% informado durante el año anterior.

Estadística de Eurostat sobre personas que realizan cursos online en la UE por edad en 2021

El éxito del eLearning ha provocado que muchas organizaciones hayan optado por realizar planes de formación online para ampliar y completar los conocimientos de sus trabajadores. Al respecto, llevar adelante un plan de eLearning supone un ahorro considerable de tiempo y dinero invertido en desplazamientos, alquiler de aulas, etc. con respecto a la formación presencial, y además se integra perfectamente con la rutina de trabajo, uno de los impedimentos más comunes con los que se encuentra una persona trabajadora a la hora de empezar un programa formativo.

Las empresas suelen demandar un tipo de formación que aporte a sus empleados una mayor eficacia en la ejecución de sus tareas, la adecuación al puesto de trabajo o mejoren su competitividad. En este último tiempo, las formaciones más elegidas son aquellas destinadas a potenciar las soft skills, o habilidades blandas, y el uso generalizado de nuevas tecnologías.

Además de facilitar la conciliación entre formación, vida personal y jornada laboral, existen otros motivos por los que las empresas eligen cada vez más realizar proyectos eLearning. Uno de los más importantes es la rapidez e inmediatez en la transmisión de conocimientos que ofrece. La comunicación es una de las bases en el buen funcionamiento de una empresa y el eLearning favorece la interactividad y el intercambio de contenidos entre empleados de cualquier parte del mundo. Además, puede resultar un buen método para detectar las habilidades de los empleados, establecer perfiles y gestionar el conocimiento.

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Ahora bien, para que nuestra organización pueda disfrutar de todas las ventajas que aporta el eLearning, debemos organizar adecuadamente el plan de formación para nuestros trabajadores.

¿Sabes cómo hacerlo? A continuación, te contamos los 7 pasos que debes seguir para implementarlo en tu empresa. 

7 pasos para implementar un plan de eLearning en tu empresa

1. Detectar las necesidades formativas de los empleados

Evalúa el nivel de conocimientos de los empleados y sus carencias formativas. De esta manera, podrás identificar los contenidos que son necesarios incluir en el plan de formación para lograr un adecuado desempeño del trabajo y el nivel de formación preciso, para que el alumnado esté motivado y saque provecho de la formación ganando en productividad y competitividad en el mercado.

El  plan de formación debe estar enfocado tanto a corto plazo como a largo plazo, atendiendo a las necesidades actuales y más urgentes, a la vez que comprende las transformaciones laborales futuras. 

2. Identificar el público objetivo que recibirá la formación

Analiza qué personas necesitan adquirir nuevas competencias o mejorar sus conocimientos, para escogerlos para realizar las acciones formativas. Puedes formar a toda la empresa o centrarte en un grupo de trabajadores. Elige profesionales que pueden aprovechar la formación recibida y aplicar los conocimientos adquiridos a su día a día dentro en el trabajo. 

3. Definir los objetivos del plan de formación

Establece unos objetivos a corto, medio y largo plazo para poder cuantificar el éxito o fracaso del proyecto eLearning.

Algunos ejemplos de objetivos que puedes plantear son:

  • Adquirir nuevos conocimientos para suplir las carencias y debilidades del equipo en el desarrollo de su trabajo.
  • Impulsar las habilidades de los trabajadores para potenciar la ventaja competitiva de la empresa. 
  • Desarrollar nuevas habilidades o destrezas para que el equipo se adapte a las necesidades del mercado.
  • Mejorar la productividad en el trabajo.
  • Mejorar la satisfacción de los trabajadores.

4. Estructurar el plan de formación

Debes definir el temario general que abordará cada curso, la duración estimada, así como el método de formación que se utilizará. En este sentido, según los recursos que dispongas, puedes impartir las formaciones con medios propios o puedes contratar el servicio de impartición a una empresa de formación especializada.

En el primer caso, es imprescindible contar con una plataforma eLearning. En el caso de optar por un proveedor externo, elegir un partner de formación adecuado te aportará muchas ventajas en cuanto al ahorro de tiempo y dinero en comparación con la inversión necesaria para desarrollar internamente la formación. Eso sí, no debes elegir un proveedor de planes de formación tan sólo en función de los costes. Debes tener en cuenta la rentabilidad y las ventajas que puede ofrecerte frente a sus competidores.

En este aspecto, no hay que escatimar recursos a la hora de formar a los empleados, siempre que esa inversión sea compensada.

5. Definir un sistema de evaluación de resultados

Establece el sistema de evaluación que utilizarás para medir el éxito del plan de formación, tanto desde un aspecto cuantitativo como cualitativo. 

Es imprescindible obtener feedback por parte de los trabajadores, mediante evaluaciones de adquisición de competencias o encuestas de satisfacción y calidad, con el objetivo de analizar la utilidad de la formación recibida y mejorar los planes de formación futuros. 

6. Programar la impartición de la formación

Debes definir aspectos relacionados con la impartición del plan de formación, como por ejemplo:

  • ¿Cuáles serán las fechas de realización de la formación según la duración de los cursos?
  • ¿El alumnado podrá realizar su formación dentro del horario laboral?
  • ¿Cuáles serán los criterios para recibir el diploma de finalización?
  • ¿Se incluirá una evaluación final?
  • ¿Qué ocurre con el alumnado que no finaliza su formación?
  • ¿Habrá reemplazos en caso de bajas de alumnos?

7. Analiza los resultados 

Una vez iniciado el plan de formación, realiza un seguimiento para analizar si los resultados de la formación están en línea con lo esperado y aplicar medidas correctivas sí es necesario.

A la finalización de los distintos cursos que componen el plan de formación, será preciso evaluar el grado en que se ha realizado una correcta impartición (servicio del proveedor, plataforma eLearning utilizada, adecuación de los contenidos, labor de tutorización etc.) así como el grado de satisfacción del alumnado con la formación recibida y la aplicabilidad de los conocimientos adquiridos a su puesto de trabajo. 

Infografía sobre los 7 pasos que debe seguir una empresa para implementar un plan de e-learning

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