¿Qué es un plan de formación anual y cómo hacerlo?

Un plan de formación anual es un conjunto de cursos que los miembros de una organización pueden realizar durante un período de tiempo. Su objetivo es potenciar el desarrollo profesional de los equipos, promoviendo la renovación y mejora de sus habilidades y conocimientos.

El plan de formación puede ponerse en marcha tanto para entidades públicas como en una empresa privada.

Beneficios de contar con un plan de formación 

• Aumenta la satisfacción y motivación de los trabajadores.
• Fomenta el crecimiento profesional y potencia el talento existente. 
• Cada trabajador mejorará sus conocimientos en aquello que necesite. 
• Aumenta la productividad de la organización porque las personas están mejor formadas.
• La organización puede adaptarse de una mejor manera a los cambios que sucedan en su sector y mercado.
• Promueve el desarrollo de perfiles transversales, que pueden desenvolverse de manera adecuada en distintas actividades, puestos de trabajo o departamentos.
• Mejora la percepción que los trabajadores tienen de su organización y su sentido de pertenencia a la misma, reflejándose en una mayor implicación con su trabajo.

Fases de la realización de un plan de formación online

A la hora de hacer un plan de formación anual, existen algunas fases fundamentales que debes contemplar:

• Análisis de situación inicial.
• Detección de necesidades formativas y definición de presupuesto.
• Selección de acciones formativas y proveedores de formación.
• Comunicación y difusión del plan de formación.
• Selección del alumnado participante.
• Ejecución y seguimiento del plan de formación.
• Evaluación de resultados.

¿Cómo hacer un plan de formación anual?

Si te encuentras con la tarea de diseñar un plan de formación y coordinar su puesta en marcha, existen 7 fases esenciales:

• Análisis de situación inicial

Como en cualquier aspecto de la vida, que la fase inicial del proceso se haga correctamente es fundamental. Los planes anuales tendrán muchas probabilidades de ser un éxito si esta etapa se realiza de manera adecuada, invirtiendo el tiempo justo y necesario.  

En esta fase, la persona de recursos humanos que aborde la formación tiene como tareas:

1. Conocer las necesidades formativas de cada departamento.
2. Estar al corriente de las tendencias y servicios en el mundo de la formación.
3. Conocer el mercado de la formación, identificando diferentes modalidades, ventajas e inconvenientes de los distintos tipos de formación (presencial, online, blended, etc.).

Todo ello, con el objetivo de ofrecer las mejores soluciones a las necesidades formativas de la organización.

• Detección de necesidades formativas y definición de presupuesto

Los responsables de cada departamento deben reunirse con la persona que organiza el plan de formación y con sus equipos de manera trimestral, semestral o anual. Con esto se conseguirá que la detección de necesidades de formación sea lo más ajustada posible a la realidad y al momento y, por tanto, más eficiente al hacer un plan de formación.

Dentro de estas reuniones se debe definir, al menos, los contenidos necesarios a impartir en las formaciones, así como los objetivos de las mismas.

Al hacer planes formativos, es importante priorizar y separar las modalidades elegidas para cada formación con su correspondiente presupuesto: online, presencial, virtual, mixta, etc.

En este sentido, es importante tener en cuenta las múltiples ventajas que aporta la formación online en relación a la flexibilidad y conciliación así como la reducción de costes.

Si el presupuesto asignado no es suficiente, debemos informar a los mandos decisores para que en futuros planes de formación se incremente. Esto se puede lograr mediante la recepción de subvenciones, bonificaciones o aumentando directamente la cantidad asignada al presupuesto.

• Selección de acciones formativas y proveedores

Evidentemente, a la hora de seleccionar los cursos que se incluirán en el plan de formación, la parte económica es muy relevante para definir el número de participantes y número de formaciones a impartir.

Sin embargo, con el objetivo de que el alumnado tenga una buena experiencia formativa y lo aprendido resulte de aplicación para su trabajo diario, en el caso de la formación online es recomendable utilizar contenidos que otorguen una garantía respecto a la calidad con que han sido desarrollados. Un ejemplo de esto es el Sello de Calidad ANCYPEL-AENOR.

Al elegir proveedores, es esencial conocer las diferentes opciones en el mercado (servicios, precios, etc.) para seleccionar los más adecuados para la formación. Estos deben cumplir con la calidad, variedad y presupuesto necesarios. También puede valorarse la opción de utilizar formadores internos.

Con todo lo realizado hasta ahora, hemos detectado las necesidades de formación en la empresa, y hemos elegido las acciones formativas que mejor se ajustan a nuestras necesidades así como los proveedores de formación con los que contaremos. Lo siguiente, es la difusión del plan de formación a nivel interno. 

• Comunicación del plan de formación

Otra fase capital para el éxito a la hora de hacer un plan de formación es la comunicación y difusión a los trabajadores.

En esta fase informaremos, de manera clara y concisa:

1. Oferta formativa disponible.
2. Destinatarios de la oferta formativa.
3. Fechas de impartición y duración del plan. 
4. Obligatoriedad o voluntariedad de las formaciones.
5. Requisitos de aptitud para finalizar adecuadamente.

• Selección del alumnado

Después de la comunicación del plan de formación interno, se debe abrir un período de preinscripción a las formaciones. Es necesario dar tiempo suficiente a los posibles participantes para que estudien la propuesta del proyecto de formación, según sus intereses y necesidades. Deben analizar si pueden ajustar sus agendas profesionales y personales antes de inscribirse en el curso. 

Posteriormente, debemos definir el listado de participantes de las formaciones, teniendo siempre muy en cuenta el ajuste al presupuesto asignado para hacer el plan de formación. En este sentido, recomendamos priorizar aquellos perfiles de los colaboradores que necesiten ser formados y hayan mostrado especial interés.

A partir de aquí, se debe decidir qué personas serán matriculadas, en qué formaciones, en qué fechas, etc.

• Ejecución y seguimiento del plan de formación

Una vez confirmadas las fechas de inicio de las formaciones y el listado de participantes, debemos avisar al alumnado sobre la información oportuna en cuanto a fechas, requisitos de acceso y criterios de aptitud. En definitiva, informar acerca de la metodología de seguimiento de cada formación.

Se debe hacer un seguimiento de cada participante para lograr que estén satisfechos y aprendan lo máximo posible. Este seguimiento puede ser más o menos intenso dependiendo de cómo avance cada participante. El objetivo es que la mayoría de los alumnos logren aprender satisfactoriamente. El seguimiento podría realizarse desde la propia organización o podría ser el proveedor quien asuma esta labor, por ejemplo a través de envío de correos electrónicos, sms, de manera telefónica, etc. 

En el caso de la formación online, es una garantía disponer de herramientas de evaluación tales como test, prácticas obligatorias o voluntarias, foros y actividades colaborativas que harán que, por medio de un docente o de manera automática, pueda comprobarse el aprendizaje oportuno de conocimientos por parte de los participantes en cada acción formativa.

• Evaluación de resultados

Al finalizar el proyecto de formación, debemos generar la documentación necesaria que nos proporcione información para saber si la realización del mismo se ha llevado a cabo o no con éxito, y si hemos cumplido el objetivo del plan.

De ahí que sea también muy recomendable que exista un seguimiento de lo que cada participante ha aprendido en su formación, y su aplicación al puesto de trabajo diario y a su vida profesional. 

¿Sabes si tu empresa necesita un plan de formación online?

La formación online puede ser una excelente metodología para llevar adelante un proyecto de formación pues, gracias a su gran flexibilidad, facilita la conciliación del aprendizaje con la vida personal y laboral de los trabajadores. 

¿Tu organización se beneficiaría de esta modalidad?

Existen algunas señales que lo evidencian:

• Los empleados trabajan en diferentes zonas geográficas, zonas horarias, o incluso, estando en un mismo lugar de trabajo, realizan sus tareas en diferentes turnos.
• La organización tiene una alta tasa de rotación de trabajadores. 
• El proceso de onboarding a la organización debe ser rápido. 
• Existe una necesidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y mantener a los trabajadores continuamente formados e informados. 
• La organización está en un sector que cambia frecuentemente por nuevas normativas y los trabajadores deben estar actualizados.
• La formación presencial está generando un elevado coste en conceptos como ponentes, hospedajes, dietas, gasto en impresiones de material, alquiler de aulas, material audiovisual, etc.

En ADR Formación nos ocupamos de tu proyecto de formación eLearning, de principio a fin.

Te ayudamos a definir las necesidades formativas proponiéndote formaciones de nuestro catálogo y realizamos toda la gestión e impartición de los cursos, para que tú no tengas que preocuparte por nada.