La medición rigurosa del éxito en proyectos de innovación en la Administración Pública requiere el diseño y seguimiento de indicadores de impacto social, eficiencia y transparencia. Estos indicadores permiten justificar intervenciones ante la ciudadanía y los órganos de control, así como orientar decisiones estratégicas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Un indicador puede definirse como un instrumento cuantitativo o cualitativo que permite medir, monitorear y valorar el grado de avance, desempeño o impacto de una acción, plan o proyecto en relación a los objetivos propuestos. En el contexto de la Administración Pública, los indicadores contribuyen a justificar la implementación de proyectos innovadores y a verificar su contribución al interés general, en términos de impacto social, eficiencia y transparencia.
Como ya se ha planteado, los proyectos de innovación incorporan proyectos de diferente tipo. Ya hemos introducido los indicadores de proceso, resultado e impacto general. Para responder a las exigencias de la innovación en el sector público, resulta crucial identificar y diseñar indicadores alineados con los ejes centrales del proyecto:
Una correcta conceptualización y tipificación de los indicadores es determinante para orientar la toma de decisiones, fomentar la transparencia y potenciar la rendición de cuentas en los proyectos innovadores.
El desarrollo de indicadores de impacto social exige una planificación rigurosa y una comprensión detallada del contexto institucional. El proceso se estructura en fases sucesivas que garantizan la selección de indicadores pertinentes y alineados con los objetivos públicos, además de asegurar la obtención de datos relevantes para la toma de decisiones.
Es esencial especificar qué cambios se buscan en la ciudadanía, en el entorno institucional o en las relaciones socioeconómicas.
Ejemplo aplicado: un proyecto destinado a mejorar la accesibilidad digital en servicios públicos debe establecer como resultados esperados el aumento del porcentaje de usuarios que acceden electrónicamente a dichos servicios.
Se identifican en función de los objetivos. Pueden ser equidad, cohesión social, participación ciudadana, calidad de vida o sostenibilidad. Debe considerar tanto las prioridades institucionales como los marcos normativos vigentes.
Ejemplo práctico: en un proyecto de transparencia administrativa, las dimensiones pueden incluir el acceso a la información y la percepción ciudadana sobre la rendición de cuentas.
Los indicadores pueden ser cuantitativos o cualitativos. La validación implica contrastar estos indicadores con expertos o partes interesadas, así como verificar su coherencia con las fuentes de datos disponibles.
Por ejemplo, para medir el impacto en la eficiencia, se podría definir el indicador "número de trámites resueltos en menos de 10 días tras la implantación del proyecto".
Se establecen los métodos y herramientas para la recopilación sistemática de datos, asegurando su fiabilidad y comparabilidad, los periodos de medición y los responsables de seguimiento.
Ejemplo aplicado: utilizar encuestas de satisfacción a los usuarios para comprobar el grado de mejora percibido tras una innovación en el proceso de atención ciudadana.
Se analizan los datos recogidos en relación con los objetivos iniciales y se comunican los resultados a los diferentes públicos, internos y externos. La transparencia en la interpretación favorece el aprendizaje institucional y la participación de los actores implicados.
Ejemplo: la publicación de un informe de resultados sobre el impacto social del proyecto, incluyendo recomendaciones para futuras mejoras.
La revisión periódica de los indicadores y su adaptación a los cambios en el entorno es esencial para asegurar su vigencia y utilidad, promoviendo una gestión innovadora y basada en la evidencia dentro de la administración pública.
Estos indicadores permiten valorar el uso óptimo de los recursos y la consecución de los resultados previstos, para que sean pertinentes, objetivos y útiles, alineados con las exigencias normativas y las particularidades del sector público.
Es fundamental que estos objetivos y procesos clave sean claros, medibles y alineados con las prioridades institucionales, ya que de ellos derivará qué aspectos de la eficiencia se deben evaluar.
Ejemplo: Si el proyecto persigue digitalizar la tramitación de licencias, el objetivo podría ser reducir los plazos administrativos y la carga de trabajo manual, y los procesos serán la solicitud y la emisión.
Servirán de base para los indicadores de eficiencia. Estas variables suelen estar vinculadas a aspectos como el tiempo de procesamiento, los costes asociados, el volumen de trabajo gestionado o la ratio de recursos empleados.
Ejemplo: Número de expedientes tramitados por unidad de tiempo, coste medio por trámite, o número de recursos humanos asignados por procedimiento.
Se especifica su estructura: numerador, denominador, fórmula de cálculo, unidad de medida y periodicidad de seguimiento. El indicador requiere de objetividad, y de comparabilidad de resultados en diferentes periodos o áreas.
Ejemplo: Porcentaje de expedientes resueltos dentro del plazo legal = (Nº de expedientes resueltos en plazo / Nº total de expedientes) x 100.
Se validan mediante consultas a las áreas implicadas y pruebas piloto. Con ella se detectan posibles limitaciones, asegura la viabilidad en la obtención de datos, y garantiza que el indicador mide realmente la eficiencia buscada.
Ejemplo: Para un indicador de tiempos medios de resolución, realizar un piloto en dos unidades para comprobar la disponibilidad y calidad de los datos.
Se implementan formalmente como parte del sistema de monitorización del proyecto. Implica definir responsabilidades de registro, calendarizar los informes y establecer procedimientos de revisión.
Ejemplo: La unidad de calidad será la responsable de recopilar mensualmente los datos sobre eficiencia y de remitir un informe trimestral a la dirección general.
Se revisan periódicamente para adaptarlos a nuevas necesidades, cambios normativos o tecnológicos y lecciones aprendidas, dado que son herramientas para la toma de decisiones y para la rendición de cuentas tanto interna como externamente.
Ejemplo: Si la digitalización ha permitido acortar significativamente los plazos, se puede ajustar el indicador para incorporar medición de satisfacción ciudadana o impacto presupuestario.
El desarrollo riguroso de indicadores de eficiencia facilita la gestión basada en evidencias, contribuye a la mejora de los servicios públicos y es esencial para justificar la inversión en proyectos de innovación ante organismos de control, ciudadanía y órganos directivos.
Estas métricas permiten medir de manera objetiva el grado en que la información, los procesos y los resultados son accesibles, comprensibles y rastreables para la ciudadanía y los órganos de control.
Se analiza el marco normativo aplicable, como la Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y se determina cómo se traslada dicho marco a las características del proyecto.
Ejemplo: Un proyecto de digitalización de expedientes administrativos puede tener como objetivo publicar periódicamente estadísticas de tramitación en el portal de transparencia institucional.
Se delimitan cuáles son relevantes para el proyecto. Pueden ser la publicidad activa (información publicada sin requerimiento previo), la accesibilidad de datos (cumplimiento de estándares técnicos y lingüísticos) o la claridad del lenguaje institucional.
Ejemplo: La dimensión de trazabilidad podría medirse a través de un indicador que refleje el porcentaje de expedientes con registro electrónico disponible para consulta ciudadana.
Se formalizan los indicadores concretos según criterios SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo determinado) como se ha planteado anteriormente. Un buen indicador aporta evidencia objetiva del grado de cumplimiento de los principios de transparencia.
Ejemplo: Porcentaje de solicitudes de acceso a la información respondidas en plazo legal sobre el total de recibidas en el semestre.
Como los anteriores, es necesario validarlos mediante revisión técnica y contraste con los actores internos y externos implicados.
Ejemplo: Realizar simulaciones con datos históricos del departamento y ajustando la métrica o la fuente si se detectan desviaciones o dificultades de medición.
Igual que los anteriores, se analizan en reuniones técnicas y se incorporan mejoras o se adapta el sistema conforme a nuevas exigencias normativas o demandas sociales.
Ejemplo: Incorporar los resultados en los informes de evaluación anual del proyecto y utilizarlos como base para nuevas acciones de mejora en transparencia.
Claves para la aplicación efectiva
El desarrollo adecuado de indicadores de transparencia constituye una herramienta clave para institucionalizar la cultura de apertura, legalidad y vigilancia en los proyectos de innovación pública.
La definición y aplicación de criterios de calidad en el desarrollo de indicadores de impacto social, eficiencia y transparencia es fundamental para asegurar que los proyectos de innovación en la administración pública sean evaluados con objetividad, rigurosidad y orientación a resultados. Adoptar buenas prácticas en este proceso permite potenciar la utilidad de los indicadores como herramienta de gestión y rendición de cuentas.
Refleja directamente el objetivo estratégico del proyecto y ofrece información significativa para la toma de decisiones.
Mide exactamente el aspecto que se pretende evaluar, evitando distorsiones o interpretaciones erróneas.
Sus resultados son consistentes a lo largo del tiempo y en diferentes contextos de aplicación.
La información necesaria para su cálculo es accesible, disponible y puede ser recopilada sin incurrir en costes desproporcionados.
Permite contrastar resultados entre periodos, unidades organizativas o con otros proyectos similares.
Proyectos de innovación en el Cuadro de Mando Institucional
En la gestión de proyectos de innovación, la introducción de un cuadro de mando de indicadores permite una supervisión ágil y minuciosa de avances en materia de impacto social, eficiencia y transparencia. Por ejemplo, un proyecto orientado a mejorar la transparencia podría utilizar como indicador el número de visitas al portal de datos abiertos o el tiempo medio de respuesta a solicitudes de información pública.
Supongamos una iniciativa para implementar la inteligencia artificial en la tramitación automática de expedientes:
Los indicadores deben ser precisos, verificables, adaptados al contexto y orientados a fortalecer la confianza de la ciudadanía en la Administración Pública.
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Gestión de proyectos de innovación en la Administración Pública.
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