Desconexión digital: sensibilización y buenas prácticas

Esta política debe basarse en el cumplimiento de la normativa vigente y, en su caso, del convenio colectivo aplicable. Para su aplicación práctica, es recomendable desarrollar un protocolo o procedimiento específico de desconexión digital. Dicho protocolo debe recoger las reglas de actuación en esta materia y asegurar su correcta aplicación en todos los niveles de la organización. Dado que no existe una estructura obligatoria definida, se propone a continuación un modelo orientativo con los elementos básicos comunes, que puede servir de guía para que cada organización elabore su propio procedimiento:

• Justificación y marco normativo.
• Objetivos.
• Ámbito de aplicación.
• Modalidades del ejercicio del derecho y reglas de disponibilidad.
• Medidas concretas para materializar la desconexión digital efectiva.
• Acciones de formación y sensibilización.
• Medidas de control y seguimiento.
• Vigencia y modificaciones.

Consulta y participación

Con independencia de cómo se organice internamente su diseño, desarrollo e implantación (ya sea mediante equipos internos o con apoyo de entidades externas), es necesario garantizar la consulta a las personas trabajadoras o a sus representantes antes de su aprobación. Esto permite incorporar distintos puntos de vista y mejorar el contenido final de la política.

La normativa y la negociación colectiva subrayan la importancia de concretar este derecho mediante acuerdos en el ámbito de cada empresa, lo que ha llevado a que cada vez más convenios colectivos lo regulen con mayor o menor detalle. En todo caso, debe asegurarse una participación efectiva a través de los mecanismos habituales de representación.

Una forma de aplicar este principio es la creación de un grupo de trabajo o comité en el que participen personas trabajadoras o sus representantes. Este órgano puede tener una duración adaptada a las necesidades de la empresa y, si procede, integrarse en estructuras ya existentes, como el comité de seguridad y salud.

Este grupo no solo puede participar en el diseño e implantación de la política, sino también hacer su seguimiento, evaluar su eficacia y proponer mejoras o ajustes cuando sea necesario.

Diagnóstico de situación

Cada organización debe adaptar la política y el protocolo de desconexión digital a su realidad concreta. Esto implica tener en cuenta su actividad, la estructura organizativa, los puestos de trabajo, los centros de trabajo, el nivel de digitalización y si la empresa opera en un entorno nacional o internacional.

No todas las organizaciones tienen el mismo grado de implantación de herramientas digitales, por lo que las medidas deben ajustarse a su nivel de madurez tecnológica para que la desconexión digital sea efectiva y realista en cada caso.

Antes de elaborar el protocolo, es necesario revisar lo que establezca el convenio colectivo aplicable, si lo hubiera.

También resulta importante analizar aspectos básicos de la organización del trabajo, como el tipo de modalidad (presencial, teletrabajo o híbrida), las condiciones de contratación, el calendario laboral, el registro de jornada, los tipos de jornada (ordinaria, flexible, a turnos o nocturna), las horas extraordinarias y los dispositivos digitales disponibles para la plantilla.

Igualmente, debe analizarse la composición de la plantilla, teniendo en cuenta factores como la estabilidad del empleo, la temporalidad, la rotación, las reducciones de jornada, la distribución por edades o los niveles de formación.

En este proceso, la participación de los departamentos de recursos humanos es clave. Es recomendable realizar un diagnóstico previo sobre el uso real de las herramientas digitales y sobre las condiciones de trabajo que puedan favorecer la hiperconexión y dificultar la desconexión digital. Este análisis permite planificar una implantación progresiva y flexible, evitando cambios bruscos o resistencias.

Para realizar este diagnóstico se pueden utilizar diferentes fuentes de información:

• La evaluación de riesgos psicosociales, especialmente en factores como el tiempo de trabajo, la carga de trabajo, el ritmo de trabajo y la supervisión, ya que están relacionados con la disponibilidad constante y la prolongación de la jornada.
• La planificación de la actividad preventiva, para comprobar qué medidas ya existen y cómo pueden contribuir a la desconexión digital.
• El plan de igualdad, cuando exista, para identificar medidas relacionadas y asegurar coherencia entre políticas.
• El protocolo de ciberacoso, para coordinar las medidas y evitar contradicciones con otras actuaciones de la empresa.
• La elaboración de cuestionarios específicos dirigidos a la plantilla para identificar necesidades y posibles mejoras.
• Entrevistas o grupos de discusión que permitan obtener información cualitativa más detallada.
• Comparación con otras empresas del sector (benchmarking) que ya hayan implantado medidas de desconexión digital.
• Análisis de datos como absentismo, rotación o siniestralidad, que pueden ofrecer señales sobre posibles problemas organizativos.
• Revisión de quejas, sugerencias y comunicaciones internas que reflejen dificultades de conciliación o problemas en la organización del tiempo de trabajo.
• Cualquier otra fuente relevante que aporte información útil para el diagnóstico.