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Curso de Excel XP

3 - Desplazamientos y selección



Desplazarse por un libro

Los desplazamientos por un libro de Excel pueden ser de dos tipos, los realizados entre las hojas de cálculo existentes en un libro (que inicialmente suelen ser tres) o los realizados dentro de cada una de éstas hojas.



Desplazamientos entre hojas

  1. Mediante el ratón: se accede a cada una de las hojas picando en su solapa correspondiente, situadas a la parte inferior izquierda de la pantalla. Si la solapa de la hoja que se quiere activar no está visible, se pueden utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas, haciendo clic sobre uno de ellos. De izquierda a derecha su función es la de activar: la primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la última hoja.
     
  2. A través del teclado: se accede a las distintas hojas pulsando, de forma simultánea, las teclas Control + AvPág para acceder a la hoja siguiente, o las teclas Control + RePág para acceder a la hoja anterior.
Nota: Mas adelante estudiaremos en detalle como trabajar con hojas: Crear otras nuevas, eliminar alguna ya existente, seleccionar varias hojas, cambiarlas el nombre, etc. Un usuario experimentado podría intentar descubrir estos conceptos haciendo uso del menú de contexto (clic con el botón de la derecha del ratón) sobre las propias solapas de hoja.


Desplazamientos en la hoja de cálculo

  1. Mediante el ratón: se selecciona una celda haciendo clic sobre ella. Si la celda no estuviese visible en la pantalla se utilizan las barras de desplazamiento (ascensores), a la derecha y parte inferior de la pantalla.
  2. A través del teclado: se pueden realizar los siguientes desplazamientos mediante la pulsación de la tecla o teclas indicadas (el signo + indica la pulsación de varias teclas a la vez).
TECLAS A PULSAR DESPLAZAMIENTO A REALIZAR
Teclas de dirección (las flechas) Activan la celda: superior, inferior, de la izquierda o de la derecha.
Ctrl+tecla de dirección arriba o abajo Activan la celda del borde superior o inferior de la región de datos activa (la primera celda anterior o posterior a una celda vacía).
Ctrl+tecla de dirección izquierda o derecha Activan la celda del borde izquierdo o derecho de la región de datos activa.
Inicio Activa la primera celda (columna A) de la fila actual
Ctrl+Inicio Activa la primera celda (A1) de la hoja de cálculo. Nos lleva arriba del todo a la izquierda.
Ctrl+Fin Activa la celda intersección de la última fila y la última columna que contengan algún dato.
AvPág Activa la celda situada una pantalla más abajo
RePág Activa la celda situada una pantalla más arriba
Alt+AvPág Activa la celda situada una pantalla hacia la derecha.
Alt+RePág Activa la celda situada una pantalla hacia la izquierda

 

Consejo: También, para desplazarse rápidamente a una referencia o celda, podremos hacerlo pulsando la tecla de función del teclado (zona superior del teclado) F5 que sirve para Ir a... una celda tecleando sus coordenadas. Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos IV65536, al aceptar, nos habremos posicionado directamente en la celda mas abajo y mas a la derecha de cuantas tiene una hoja. Para volver a la casilla A1, lo podremos hacer igualmente con F5 marcando como referencia A1. En éste caso, también iremos a A1 con las teclas Ctrl + Inicio. Con la tecla F5 por lo tanto, podremos ir rápidamente a la celda que deseemos. Conviene recordarla. En el panel que aparece pulsando la tecla de función F5, existe un botón de Especial... desde el que podemos elegir ir a cierta celda con características especiales.


Selección de rangos

Cuando una misma operación ha de realizarse sobre un grupo de celdas, Excel permite designar todas aquellas celdas de la hoja de cálculo con las que se precise trabajar, seleccionándolas.

Así, si en vez de tener seleccionada una celda tenemos varias, la operación a realizar la efectuaremos "de un solo golpe" sobre todas ellas.

Se denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operación. Los rangos de celdas suelen tener forma o abarcar espacios rectangulares.

Por tanto el rango más pequeño que se puede seleccionar es una única celda (celda activa) y el mayor una hoja completa, si bien como se verá en lecciones posteriores es posible seleccionar varias hojas.



Selección de un único rango

La selección de un rango puede realizarse mediante el teclado o el ratón,

MEDIANTE EL TECLADO:

  1. Activar una de las celdas situadas en la esquina del rango que se quiere seleccionar.
  2. Pulsar la tecla Mayúsc. y, sin soltarla, señale mediante el teclado la celda de la esquina contraria del rango deseado. El rango seleccionado queda resaltado.
  3. Para poder cancelar la selección pulsar cualquier tecla de movimiento.

MEDIANTE EL RATÓN:

  1. Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar.
  2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y, mientras visualizamos la cruz blanca ancha, sin soltarlo, arrastre el ratón hasta la celda situada en la esquina opuesta del rango.
  3. Soltar el botón y la selección estará realizada, quedando resaltado el rango seleccionado.

Observar que el rango seleccionado queda oscurecido exceptuando la celda desde donde iniciamos la selección. Por supuesto, también esa está seleccionada.

MÉTODO MIXTO (TECLADO - RATÓN):

  1. Hacer clic sobre una de las celdas de la esquina del rango a seleccionar.
  2. Pulsar la tecla Mayúsc. y sin soltarla, hacer clic en la celda situada en la esquina opuesta del rango.


Selección de varios rangos. Rangos múltiples

En ocasiones necesitamos operar con varios grupos de celdas (varios rangos) por ejemplo para aplicarles un formato. Si tras seleccionar un rango de celdas se realiza otra selección en otro lugar de la hoja, se observa como la primera de las selecciones desaparece (se deselecciona). Para realizar la selección de varios rangos a la vez hay que tener en cuenta las siguientes indicaciones:

  1. Realizar la selección de un rango como ya se ha indicado.
  2. Pulsar la tecla Ctrl y manteniéndola pulsada, realizar una nueva selección con el ratón.
  3. Manteniendo la tecla Ctrl pulsada se puede realizar otra selección, y otra.... De esta forma se podrán seleccionar tantas celdas o rangos como sean necesarios aunque estén separados físicamente o aislados.


Selección de una fila completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una fila determinada, desde la columna A hasta la columna IV, la forma más rápida de realizar la selección es:

  1. Mediante el ratón: haciendo clic sobre el botón identificador de la fila que se quiere seleccionar (botón gris donde se ve el nº de fila -1, 2, 3,...-). El cursor se convierte en una flecha negra hacia la derecha y se oscurece toda la fila mostrando de esta forma que está seleccionada.
  2. Mediante el teclado: pulsando Mayúsc+Barra espaciadora, se seleccionará la fila donde se encuentra la celda activa.


Selección de una columna completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una columna determinada, la forma de realizarlo es similar a la expuesta anteriormente:

  1. Mediante el ratón: haciendo clic sobre el botón identificador de la columna (donde se sitúa el nombre de ésta -por ejemplo A, B, C...-). El cursor se convierte en una flecha negra hacia abajo.
  2. Mediante el teclado: pulsando Ctrl+Barra espaciadora, se seleccionará la columna donde se encuentra la celda activa.


Selección de una hoja completa

Si se quiere seleccionar un rango compuesto por todas las celdas que componen una hoja de cálculo, la forma de realizar la selección es:

  1. Mediante el ratón: haciendo clic sobre el botón Selección total, situado entre el botón identificador de la primera columna y el de la primera fila, en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo
  2. Mediante el teclado: pulsando Ctrl+Mayúsc+Barra espaciadora, se seleccionará la hoja completa.
Desplazamiento por una hoja de cálculo y selección de rangos


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