Curso de Word XP Avanzado

A la hora de confeccionar documentos del mismo tipo ciertos párrafos se repiten frecuentemente, por lo que podrían aprovecharse en otros documentos. Así por ejemplo el comienzo o despedida de una carta se podría utilizar para otras muchas. Buenos ejemplos de autotextos, podrían ser tener definidos unos tipos de saludo para el comienzo de los escritos, una norma (un párrafo de uso frecuente) que debe constar en ciertos documentos, formulas de despedida...

Word permite este uso empleando autotextos, un autotexto permite almacenar textos o gráficos bajo un nombre o abreviatura para posteriormente insertarlos en cualquier parte del documento.

Para crear un autotexto actuar como sigue:

1. Seleccionar el bloque de texto y/o gráfico que deseemos sea el autotexto. En este ejemplo "Estimado compañero de la Consejería de Hacienda y Empleo:"
2. Desplegar el menú Insertar y seleccionar la opción Autotexto - Autotexto... Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

   

3. En el cuadro de texto Elementos de Autotexto, teclear el nombre para el nuevo elemento de autotexto o aceptar el que Word propone por defecto, que consiste en las primeras palabras del bloque de texto seleccionado. En el ejemplo "Saludo compañeros"
4. Seleccionar la opción Agregar y pulsar la opción Aceptar para volver al documento.

Para insertar un elemento de autotexto actuar como sigue:

1. Situar el cursor en la posición en la que se insertará el elemento de autotexto.
2. Desplegar el menú Insertar y seleccionar la opción Autotexto. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

   

3. Elegir de la lista de elementos de autotexto el que se desea insertar.
4. Pulsar el botón Insertar y salir del cuadro de diálogo con la opción Aceptar.

Si la opción Mostrar sugerencia de Autocompletar para Autotexto y fechas está activada para insertar un elemento de autotexto basta con empezar a escribirlo, al teclear la primeras letras aparece un cuadro amarillo sugiriendo el autotexto que se pretende escribir, para aceptar la sugerencia pulsar F3 o INTRO.

Para eliminar un elemento de autotexto elegirlo como en el caso de querer insertarlo, y pulsar el botón Eliminar del cuadro de diálogo.

Para modificar un elemento de autotexto se debe volver a crear otro autotexto con el mismo nombre, se aconseja insertar el autotexto que queremos modificar, modificarlo y volver a crear un autotexto con el mismo texto de descripción. Word indicará que el autotexto ya existía y permitirá remplazarlo por el nuevo.