Concepto de base de datos

Concepto de base de datos

Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada,  y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.

Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes,  proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos "Agenda". Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros...) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendríamos que crear una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la podríamos llamar "Academia".

A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un  registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.

Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros... Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

El programa: Microsoft Access

Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de textos Word, y a la hoja de cálculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina denominado Microsoft Office Profesional. Se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Facilidad de uso, ofreciendo métodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma directa.
• Capacidad para almacenar grandes volúmenes de información y consultar en cualquier momento la que interese.
• Numerosas herramientas visuales de diseño que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla.
• El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.
• El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.
• Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas más habituales. Proporcionando además ayuda en todo momento.
• Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden ser dBase o Paradox.
• Gracias a la tecnología OLE se pueden incorporar gráficos y otros tipos de información (sonidos, animaciones...) a una base de datos de Access.
• Permite importar (traer) de forma sencilla información con estructura de tabla de datos proveniente de Excel o Word, así como exportar (llevar) información hacia cualquiera de éstos dos programas de su "misma familia".

Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con dicho programa, la información que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensión .DOC, es decir que si creamos una carta, la información introducida, tecleada, con los folios necesarios de extensión quedará almacenada en un archivo como por ejemplo "carta.doc".

Si se ha estudiado un programa hoja de cálculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho programa, la información que se gestiona (datos numéricos y formulas básicamente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensión .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para confeccionar presupuestos, la información introducida, los datos, las fórmulas, las funciones quedará almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls".

De igual manera, toda la información referida a un mismo ámbito de la gestión de una empresa (agenda, video club, academia...) que con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access sea introducida, se almacenará en un archivo al que el propio programa adjudica la extensión .MDB (Microsoft Data Base), quedando los archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres "agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb".

Dentro de los archivos .MDB (para Access), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una tabla. En el ejemplo anterior, se podrían almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los proveedores en otra, y así sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos puede albergar varias tablas.

La información contenida en cada tabla está dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos los datos referentes a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de cada uno de los clientes.

Por tanto, cada registro está constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de los datos de un cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de información en cada uno de los registros, solo que los dados albergados en cada campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda típica, cada ficha de la agenda correspondería con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las fichas de la agenda se albergarán las mismas informaciones, correspondiendo cada una de ellas a un campo. El conjunto de fichas de la agenda constituirían una tabla de una base de datos (ver imagen anterior).

Objetos de una base de datos de Access:

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .mdb, pueden existir elementos llamados objetos de hasta seis tipos o naturalezas diferentes:

• Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuración de las tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de información, es decir las tablas, ¿que se puede hacer?
• Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.
• Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.
• Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución.
• Páginas: Creación y diseño de páginas web con acceso a datos desde Internet.
• Macros: Son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola acción, sin necesidad de conocimientos de programación (no es preciso conocer un lenguaje de programación como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.
• Módulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para diseñar módulos sí es necesario saber programar.

Ejecutar Access

Una vez instalado en el ordenador el programa, los pasos a seguir para ejecutar Access son:

1. Hacer clic sobre el botón Inicio de la barra de tareas.
2. Seleccionar la opción Todos los programas.
3. Seleccionar la opción Microsoft Access del menú que se despliega.

Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio de Windows con el fin de tenerlo "mas a mano". De no tenerlo, es posible crear uno, siguiendo los pasos que mostramos:

Con Windows 98:

1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo).
2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del disco C:.
3. Seleccionar el acceso directo a Access que se encuentra en esta carpeta y copiarlo (acción Copiar).
4. Minimizar todos los programas que estén abiertos y sobre cualquier zona del Escritorio no ocupada pulsamos el botón derecho del ratón para, como siempre, presentar el menú de contexto con las operaciones que se pueden realizar en ese lugar y en ese momento, es decir, en ese contexto.
5. Finalmente del menú contextual que se presenta seleccionar la opción Pegar.

Con Windows XP:

1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo).
2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del disco C:.
3. Posicionarse en una subcarpeta de la carpeta Microsoft Office llamada Office10. Seleccionar el archivo Msaccess.exe (que es un programa executable, en este caso Access)  y copiarlo (acción Copiar).
4. Minimizar todos los programas que estén abiertos y sobre cualquier zona del Escritorio no ocupada pulsamos el botón derecho del ratón para, como siempre, presentar el menú de contexto con las operaciones que se pueden realizar en ese lugar y en ese momento, es decir, en ese contexto.
5. Finalmente del menú contextual que se presenta seleccionar la opción Pegar acceso directo.

Una vez ejecutado el programa, la ventana que se presenta en ambos casos es la que muestra la figura siguiente:

Al acceder al programa éste sólo muestra activo el  panel de tareas. El motivo es que para poder realizar las operaciones habituales con el programa es imprescindible tener abierta una base de datos.

El panel de tareas presenta cuatro opciones principales, abrir una base de datos ya existente (Abrir un archivo), abrir una base de datos en blanco (Nuevo), utilizar el asistente para crear una base de datos (Nuevo a partir de un archivo existente) o abrir una base de datos a partir de una plantilla (Nuevo a partir de una plantilla).