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2 .- Cuentas contables

Hechos y cuentas contables

En la anterior unidad se vio cómo la empresa está compuesta por numerosos elementos que forman parte de su patrimonio. Además, durante las operaciones habituales de la empresa (ventas, compras, cobros, pagos, etc.) estos elementos patrimoniales sufren alteraciones en su valor.

En contabilidad, los elementos patrimoniales están representados por unos registros denominados cuentas. Una cuenta es un concepto abstracto representativo de una serie de valores patrimoniales de la misma especie. Por ejemplo, en la oficina de Comercial ADR tenemos mesas, armarios, sillas, etc. A todos estos conceptos patrimoniales se les asigna un código y un nombre: (226) Mobiliario. Y esto es una cuenta, un concepto materializado en una ficha, como representación y medida de los elementos patrimoniales, y que servirá de instrumento contable para reflejar su valor inicial y las variaciones que posteriormente le sucedan.

Las cuentas se representan en forma de T y tienen la siguiente estructura:

Según la información anterior, los muebles y equipos de oficina de Comercial ADR valen 6.000,00 €.

Todo hecho susceptible de incidir en el patrimonio de la empresa, modificándolo cualitativa o cuantitativamente, debe ser contabilizado. Será lo que se denomina un hecho contable y deberá tener su justificante correspondiente.

En el ejemplo anterior, se acaba de registrar una compra de mobiliario por 500,00 €. El justificante de esta operación sería la factura de compra.

Hemos comentado anteriormente que todo hecho contable está representado por un documento. Pues bien, este documento se hace necesario por dos motivos:

  • Su entrega (original o copia) al contable de la empresa va a permitir que éste conozca y pueda registrar los cambios que se producen en el patrimonio.
     

  • La ley exige la existencia de justificantes de las anotaciones contables, así como su conservación durante algún tiempo. Cuando no exista ningún comprobante, la anotación contable deberá ser justificada mediante una orden firmada por el empresario, gerente o apoderado.

Terminología y funcionamiento de las cuentas

Si analizamos la estructura de una cuenta observaremos que en la parte central aparece el título de la cuenta, recogiendo el nombre oficial que se asigna a los elementos patrimoniales representados en la misma. La parte izquierda de la cuenta se denomina Debe y la derecha Haber, y contienen anotaciones, en euros, correspondientes a las variaciones producidas en los elementos patrimoniales representados en la cuenta.

La cuenta anterior recoge el valor de los muebles y equipos de oficina de Comercial ADR, con el detalle de los incrementos y disminuciones producidos en dicho valor. Así, las anotaciones del Debe reflejan el valor inicial del mobiliario (6.000,00 €) y una adquisición de nuevos muebles (500,00 €). La anotación del Haber (100,00 €) correspondería a una salida de mobiliario (venta, rotura o devolución).

El lenguaje contable emplea una serie de términos especializados en relación a las cuentas:

  • Abrir una cuenta: consiste en habilitar un registro representativo de elementos patrimoniales de la empresa de la misma especie:


    Con esta tarea se inician siempre los ejercicios contables.
     

  • Cargar, debitar o adeudar una cuenta: es realizar una anotación en el Debe (parte izquierda) de la cuenta:


     

  • Abonar, acreditar o descargar una cuenta: es realizar una anotación en el Haber (parte derecha) de una cuenta:


     

  • Sumas de una cuenta: consiste en sumar los importes anotados en el Debe (sumas deudoras) y en el Haber (sumas acreedoras):


     

  • Saldo de una cuenta: se llama así a la diferencia existente entre las sumas deudoras y acreedoras. Los saldos pueden ser deudores (sumas deudoras > sumas acreedoras), acreedores (sumas deudoras < sumas acreedoras) o cero (sumas deudoras = sumas acreedoras):


     

  • Saldar una cuenta: consiste en realizar una anotación (en el Debe o en el Haber) con el fin de conseguir el saldo cero:


    Un ejemplo típico de la operación de saldar una cuenta se produciría cuando un cliente paga todo lo que debe. También es la penúltima tarea que se realizara con todas las cuentas en un ejercicio contable.
     

  • Cerrar una cuenta: consiste en deshabilitar una cuenta, de manera que ya no se puedan realizar más anotaciones sobre ella. Esta operación sólo puede efectuarse en cuentas saldadas:


    El cierre es la última operación que se realiza con todas las cuentas de la empresa en un ejercicio económico. Una cuenta cerrada suele representarse con una doble barra horizontal que la cruza por la parte inferior.

Pero, ¿cuándo hay que realizar anotaciones en el Debe o en el Haber de una cuenta? La respuesta es diferente según se trate de cuentas que representen elementos patrimoniales de activo o de pasivo.

Así, las cuentas de ACTIVO, que representan los bienes y derechos de la empresa, reflejarán en el Debe sus importes iniciales y los incrementos de valor. Por contra, en el Haber aparecerán las disminuciones de valor:

Por contra, las cuentas de PASIVO y NETO, que representan las fuentes de financiación de la empresa, reflejarán en el Haber sus importes iniciales y los incrementos de valor. Por contra, en el Debe aparecerán las disminuciones de valor:

Así, con estos dos esquemas, conoceremos cómo se registran los hechos contables en las distintas cuentas de Activo, Pasivo y Neto de la empresa, es decir, el funcionamiento de las cuentas, también llamado Teoría del cargo y el abono de las cuentas.

El porqué del Plan General de Contabilidad

Imaginemos que Comercial ADR denomina Muebles a la cuenta donde registra mesas, sillas y armarios que hay en sus oficinas. A su vez, otra empresa los denomina Office Kit, y una tercera se refiere a los mismos elementos como Puestos de trabajo. Cualquier usuario de la contabilidad  (Hacienda, bancos, etc.) debería familiarizarse con las denominaciones que cada empresa emplea antes de proceder al análisis de dicha información. Este problema aumenta si Comercial ADR contabiliza en euros, y las otras dos lo hacen en pesetas y dólares respectivamente. Las complicaciones se incrementarían si la contabilidad de ADR se refiere a un año y las de las otras dos a un mes y un trienio respectivamente.

Resumiendo, se hace necesario un cierto grado de homogeneización en denominaciones, unidades monetarias, períodos contables y otros procedimientos, si queremos que la información contable sea útil.

Esta necesidad ya fue detectada en el siglo XV cuando, los administradores del italiano Conde Urbino registraban las propiedades de sus haciendas de diferentes formas. Fue su hombre de confianza, Fray Luca Paccioli, quien unificó las técnicas contables, publicando en 1494 una obra de 36 capítulos que sentaría las bases de la actual contabilidad: De Computis et Scripturis.

Ya en el siglo XX, los gobiernos de algunos países se dan cuenta de la importancia de la normalización contable y comienzan a legislar al respecto. Así, en los EE.UU. se publican (años 30) los principios de contabilidad generalmente aceptados, y en Alemania (1937) el plan general de contabilidad alemán.

En nuestro país se intenta crear un marco común en el que desarrolle el sistema contable con la publicación (1973) del Plan General de Contabilidad. Posteriormente, tras la integración de España en la entonces llamada Comunidad Económica Europea, se hizo necesaria la armonización de normas contables con las disposiciones contenidas en las directivas europeas 4ª y 7ª, por lo que se aprobó un nuevo Plan General de Contabilidad en 1990 (Real Decreto 1643/1990 de 20 de noviembre).

Posteriormente, esta norma contable general se ha ido adaptando a las características y naturaleza de los distintos sectores de la actividad económica. Es lo que se conoce como adaptaciones sectoriales, aprobadas mediante Orden Ministerial (Economía y Hacienda) a propuesta del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas). A modo de ejemplo, citaremos dos de las últimas adaptaciones sectoriales publicadas:

  • Empresas del sector vitivinícola (O.M. del 11 de mayo de 2001).
  • Empresas del sector del transporte aéreo (O.M. del 18 de diciembre de 2001).

Una empresa puede realizar consultas al ICAC, debidamente documentadas, sobre aspectos o interpretación de la normativa contable. Las respuestas del ICAC sólo tienen carácter informativo. Cuando alguna consulta se considera de interés general, puede ser publicada en el Boletín del Instituto (BOIAC). Además, determinadas consultas (normalmente consultas reiteradas sobre un mismo asunto) pueden instar al ICAC a elaborar una resolución de aplicación general y obligado cumplimiento. Algunos ejemplos serían los siguientes:

  • Resolución de 25 de marzo de 2002 del ICAC, por la que se aprueban normas para el reconocimiento, valoración e información de los aspectos medioambientales de las cuentas anuales.
  • Consulta 139 (BOIAC nº 59, junio 2002) sobre el tratamiento de las diferencias de cambio en los títulos de renta variable en moneda distinta del euro.

Estructura del Plan General de Contabilidad

El Real Decreto 1643/1990, de 20 de noviembre, aprobó el actual Plan General de Contabilidad (en adelante PGC). Este plan se caracteriza por ser obligatorio, flexible y abierto. Obligatorio en sus partes 1ª, 4ª y 5ª. Flexible en sus partes 2ª y 3ª. Abierto por cuanto está preparado para adaptarse a futuras modificaciones que puedan provenir de la evolución de la economía, de la normativa europea, y de la demanda de información de los usuarios interesados. Las partes del PGC son:

  • Principios contables
  • Cuadro de cuentas
  • Definiciones y relaciones contables
  • Cuentas anuales
  • Normas de valoración

Principios contables

Los principios de contabilidad son 9 normas, de obligado cumplimiento, que pretenden que la contabilidad exprese una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Estos 9 principios son los siguientes:

  1. Principio de prudencia. Únicamente se contabilizarán los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previstos y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, deberán contabilizarse tan pronto sean conocidas.

    Por ejemplo, si tuviéramos 1.000 bombonas de butano valoradas a 10,00 € cada una y, en el momento de cierre del ejercicio, un Real Decreto estableciera el precio máximo de la bombona en 9,00 €, deberíamos contabilizar una pérdida de 1.000,00 €. Por contra, si el precio hubiese quedado en 11,00 €, no deberíamos contabilizar nada, ya que los beneficios sólo se pueden contabilizar cuando se realizan (momento de su venta).
     

  2. Principio de empresa en funcionamiento. Se considerará que la gestión de la empresa tiene una duración prácticamente ilimitada. En consecuencia, la aplicación de los principios contables no irá encaminada a determinar el valor del patrimonio a efectos de su enajenación global o parcial, ni el importe resultante en caso de liquidación.

    Por ejemplo, los gastos de escrituras, notarios, etc. que se generan al constituir una sociedad, suelen imputarse en varios ejercicios contables (hasta 5). Sin embargo, si se pensara en un cierre de la empresa a dos años vista, deberían repartirse en sólo 2 ejercicios. Como consecuencia, el resultado anual de la empresa sería diferente.
     

  3. Principio de registro. Los hechos económicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que los mismos originen.

    Por ejemplo, una subvención se contabilizaría en la fecha que figurase en la carta que comunica su concesión. No sería correcto, por tanto, contabilizarla en el momento de recibir la transferencia por la cuantía de la subvención.
     

  4. Principio de precio de adquisición. Como norma general, todos los bienes y derechos se contabilizarán por su precio de adquisición o coste de producción.

    Por ejemplo, la compra de 100 acciones de la empresa Inditex a 22,50 € se contabilizaría por 2.250,00 €. Sería erróneo valorarlas en 2.500,00 € por mucho que yo piense que su verdadero valor es de 25,00 € por acción.
     

  5. Principio del devengo. La imputación de ingresos y gastos se hará en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos.

    Por ejemplo, el gasto en seguridad social de las nóminas de marzo se contabilizará el 31 de marzo. A pesar de que los seguros sociales de marzo se ingresen durante abril, sería erróneo contabilizar en esa fecha el gasto.
     

  6. Principio de correlación de ingresos y gastos. El resultado del ejercicio está constituido por los ingresos de dicho período menos los gastos del mismo realizados para la obtención de aquellos, así como los beneficios y quebrantos no relacionados con la actividad de la empresa.

    Por ejemplo, sería erróneo contabilizar como gasto del año 2004 la prima de un seguro suscrito el 15/09/2004, ya que sólo la parte proporcional que va del 15/09 al 31/12 corresponde a dicho período. La parte de la prima que va del 01/01/2005 al 14/09/2005 sería un gasto correspondiente al año 2005.
     

  7. Principio de no compensación. En ningún caso podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance ni las de gastos e ingresos que intervengan en la cuenta de pérdidas y ganancias, establecidos en los modelos de las cuentas anuales. Se valorarán separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo.

    Por ejemplo, en la liquidación de una cuenta corriente aparecen 30,00 € de intereses a favor de la empresa y 52,00 € de intereses en contra (por haber tenido números rojos). Sería erróneo contabilizar un gasto de 22,00 € compensando ambas partidas. Lo correcto es contabilizar por separado los 30,00 € de ingresos de los 52,00 € de gastos.
     

  8. Principio de uniformidad. Adoptado un criterio en la aplicación de los principios contables dentro de las normativas que, en su caso, éstos permitan, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse a todos los elementos patrimoniales que tengan las mismas características en tanto no se alteren los supuestos que motivaron la elección de dicho criterio. De alterarse estos supuestos podrá modificarse el criterio adoptado en su día; pero en tal caso, estas circunstancias se harán constar en la memoria, indicando la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variación sobre las cuentas anuales.

    Por ejemplo, si considero que la vida útil de mis equipos informáticos es de 5 años, sería erróneo asignarle 3 ó 7 años a un nuevo equipo que adquiriese la empresa.
     

  9. Principio de importancia relativa. Podrá admitirse la no aplicación estricta de algunos de los principios contables siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere las cuentas anuales como expresión de la imagen fiel.

    Por ejemplo, el extravío de un par de clips no debería dar lugar a la realización de un asiento contable que refleje tal pérdida.

En caso de conflicto entre alguno de estos principios contables, deberá prevalecer el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. Sin perjuicio de lo indicado anteriormente, el principio de prudencia tendrá carácter preferencial sobre los demás principios.

Cuadro de cuentas

El PGC clasifica y ordena las cuentas contables asignándoles códigos (números) y nombres. La última parte de esta unidad analiza el contenido de dicho cuadro de cuentas. No obstante, en este curso, se dispone de un doble acceso on-line a las cuentas del PGC:

  • Por un lado, en el índice de las unidades, aparece una nueva opción, PGC, exclusiva de este curso:



    Con ella accederás, de forma ordenada (grupos, subgrupos y cuentas) al cuadro completo de cuentas.
     

  • Por otro lado, y dentro del contenido de las unidades o de los ejercicios, las cuentas contables tendrán vínculos directos con esta misma base de datos:

Definiciones y relaciones contables

La tercera parte del PGC nos mostrará el contenido y las definiciones del cuadro de cuentas. Además, también contiene las relaciones contables más comunes que pueden darse con dichas cuentas, explicando cuándo se anotarán en el Debe (cargo) o en el Haber (haber).

El acceso on-line a las cuentas del PGC abrirá un cuadro como el siguiente:

En él aparecerán 4 datos relativos a cada cuenta:

  • El código numérico oficial asignado por el PGC.
     

  • El nombre oficial correspondiente a dicho código.
     

  • La definición y relaciones contables que, para dicha cuenta, detalla el PGC.
     

  • Comentarios con pequeñas notas y ejemplos, cuya finalidad consiste en ampliar o aclarar la información relativa a la cuenta. A diferencia de los otros 3 datos, éste no tiene su origen en el PGC, sino que es una aportación del autor del curso.

Cuentas anuales

Las Cuentas Anuales son unos informes que sintetizan la situación patrimonial de la empresa y los resultados obtenidos en el desarrollo de su actividad.

Estos informes deben depositarse obligatoriamente en el Registro Mercantil de la localidad donde tenga su domicilio la empresa. Tras su depósito, el Registro Mercantil tiene la obligación de conservar las cuentas anuales durante 6 años. Durante ese período de tiempo cualquier interesado puede consultarlas libremente.

Las cuentas anuales comprenden 3 documentos:

  • El Balance de Situación muestra un resumen de la situación patrimonial de la empresa al final del ejercicio económico (normalmente a 31 de diciembre). Es decir, los bienes y derechos que tiene (activo) y las fuentes de financiación de los mismos, bien sean propias (neto) o ajenas (pasivo).
     

  • La Cuenta de Pérdidas y Ganancias resume el resultado del ejercicio económico que se cierra, mostrando los ingresos y los gastos del mismo.
     

  • La Memoria es un informe que completa, amplía y comenta la información contenida en los otros dos. Trata de aportar claridad y detalle de la situación económica y financiera de la empresa.

En las unidades 4ª y 14ª se tratará todo lo concerniente a la elaboración de las cuentas anuales: normas de elaboración, modelos oficiales, plazos obligatorios, etc.

Normas de valoración

La última parte del PGC se dedica a las normas de valoración, que no son sino un desarrollo de los principios contables. Su finalidad consiste en evitar interpretaciones erróneas o supuestos en los que no se sabe cómo aplicar un determinado principio. Además, contienen criterios de valoración de los distintos elementos patrimoniales de la empresa: mercaderías, tesorería, etc.

Con posterioridad a la aprobación del PGC, diversas resoluciones del ICAC han desarrollado algunas normas de valoración, con el fin de lograr una mejor interpretación de las mismas.

Análisis del cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad

Las cuentas del PGC se clasifican en 7 grandes grupos:

Los grupos 1 a 5 comprenden las denominadas cuentas patrimoniales, ya que contienen cuentas representativas de elementos patrimoniales del activo, pasivo y neto. Estas cuentas formarán parte del Balance de Situación .

Los grupos 6 y 7 contienen las llamadas cuentas de gestión, ya que comprenden la relación de ingresos y gastos que determinarán el resultado obtenido por la empresa. Estas cuentas aparecerán en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

A su vez, cada grupo se divide en subgrupos, identificados con 2 cifras, y que contienen cuentas de similares características. Analicemos los 7 grandes grupos de cuentas:

El grupo 1, financiación básica, contiene cuentas representativas de la financiación propia (neto) y ajena de duración superior al año (pasivo a largo plazo).

El grupo 2, inmovilizado, contiene cuentas representativas de bienes y derechos destinados a servir de forma duradera en la empresa (activo fijo).

El grupo 3, existencias, contiene cuentas representativas de bienes empleados en el ciclo productivo o comercial de la empresa: materias primas, productos terminados, mercaderías... Al no tener carácter de permanencia en la empresa se dice que forman parte del activo circulante.

El grupo 4, acreedores y deudores por operaciones de tráfico, contiene cuentas representativas de derechos sin carácter de permanencia (activo circulante) y de obligaciones de duración no superior a un año (pasivo a corto plazo).

El grupo 5, cuentas financieras contiene, al igual que el 4, activos circulantes y pasivos a corto plazo. La diferencia estriba en que, en este grupo 5, los derechos y obligaciones tienen relación con entidades y operaciones financieras (cuentas corrientes, préstamos, etc.).

El grupo 6, compras y gastos, contiene la lista de gastos habituales producidos en la actividad normal de una empresa (gastos de explotación), los no habituales (subgrupo 67) y los de carácter financiero (subgrupo 66).

El grupo 7, ventas e ingresos, contiene la lista de ingresos habituales producidos en la actividad normal de una empresa (ingresos de explotación), los no habituales (subgrupo 77) y los de carácter financiero (subgrupo 76).


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