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Documentos de word

Archivos de Word. Ubicación. Tipos

Al ejecutar Word se abre una ventana de documento y ya podemos introducir texto, el nombre del documento como indicamos en la lección 2 se lo da Word y es del tipo "DocumentoN", siendo N un número, (ejemplo: Documento2).

Todo lo que escribamos a partir de ahora se almacenará bajo este nombre en la memoria RAM de nuestro ordenador.

Información: La memoria RAM (Random access memory -o memoria de acceso aleatorio-) es la memoria de trabajo en el ordenador. Todo lo que se procesa, toda la información que en un determinado momento de un proceso "está en juego", está en esta memoria. La memoria RAM suele tener una capacidad de 256 Megabytes o mayor o menor según las prestaciones de nuestro ordenador, y es ampliable. Es un soporte de almacenamiento muy rápido que además, tiene el inconveniente de ser volátil, es decir, al apagar el ordenador los datos que almacena se pierden. Por lo tanto esta memoria no es la apropiada para guardar nuestros documentos.

Para evitar este problema innato de la memoria RAM, tendremos que grabar los documentos en un soporte fijo, en un lugar seguro (Disco duro o Disquete básicamente), será en este momento cuando se cree un archivo, ubicado en algún directorio o carpeta de la unidad de disco duro o de disquete.

Por tanto la primera vez que guardemos un documento, Word nos preguntará dónde lo queremos almacenar y con qué nombre, creando un documento de Word.

Los nombres de los documentos de Word pueden tener hasta 256 caracteres, incluidos espacios, el programa terminará el nombre con tres letras "DOC" separadas del nombre por un punto. Esto es lo que se llama la extensión del nombre del fichero o archivo. Ejemplo de nombres de documentos de Word son "Lección 1.doc" "Carta a mi madre.doc" "ejercicio1.doc", es aconsejable no utilizar los acentos ni caracteres especiales en el nombre de un archivo. Si al archivar un documento, nosotros, al teclear el nombre, escribimos la extensión .doc, queda archivado en el disco con el nombre y esa extensión. Si no escribimos la extensión, Word se la endosa por la derecha al nombre de archivo tecleado por el usuario de forma automática.

El tipo de los archivos de Word, por lo tanto, es DOC, todos los archivos que tengamos con esta extensión muy probablemente serán documentos de Word.

Crear un nuevo documento

En el momento de decidir crear un nuevo documento nos podemos encontrar en dos posibles situaciones de trabajo: En Windows, in tener ejecutado el programa Word, o bien estando con el programa Word ya en ejecución.

Antes de ejecutar Word

Para crear un nuevo documento actuaremos como sigue:

  1. Abrir Word. Al abrir Word por primera vez el documento activo se llama "Documento1".
  2. Empezar a escribir en el documento actual.
  3. Guardar el documento en el disco C:.

En este punto del curso, deberíamos dar por sentado que ya tenemos claros ciertos conocimientos de Windows y que conocemos a la perfección los conceptos de "unidad de disco", "carpeta", "archivo o fichero", "nombre de archivo", "extensión",.

Para guardar el documento en el disco basta con tomar la opción Archivo - Guardar del menú o bien pulsar en el botón de guardar de la barra de herramientas Estándar.

Muchos usuarios, llegado este punto, se preguntan ¿Guardar o Guardar como?. Ya se verá en otro momento la diferencia entre ambas opciones. Por ahora, elijamos Guardar.

En este caso Word pedirá el nombre del documento, ya que "Documento1" es el propuesto por el programa inicialmente, así como la ubicación que queremos dar al  mismo. Todo esto lo decidiremos en un panel como el que sigue.

El nombre que tendrá el archivo se escribe en el cuadro Nombre de archivo, no es preciso, como ya se ha comentado, ponerle la extensión ".DOC", Word se la añade automáticamente.

En el panel que se nos abre, cuyo título es Guardar como, en la parte superior, donde aparece el letrero: Guardar en: Como respuesta a este panel, suele aparecer de forma predeterminada por Word la Carpeta Mis Documentos del disco duro como destinataria de todos los documentos. De no desear almacenar los archivos en dicha carpeta, elegiremos la unidad de disco en la que vamos a archivar nuestro documento: Elegimos, por ejemplo, C: (el disco duro).
Una vez seleccionado el disco duro (C:), deberemos elegir dentro de él la carpeta (también llamadas directorios) en la cual deseamos almacenar nuestro escrito. En el panel central grande, aparecen los nombres de las carpetas ya existentes en nuestro disco duro, así como los otros posibles documentos que ya pudieran existir en el disco duro y que no estén dentro de ninguna carpeta. De querer señalar alguna de esas carpetas como lugar de destino de nuestro documento bastaría con hacer doble clic en ella (en el propio dibujo de la carpeta amarilla) para activarla (con lo que se mostraría dicha carpeta en el panel superior de Guardar en:). Si no se ve la carpeta en el panelillo superior de guardar en. es que no ha sido seleccionada con la suficiente "contundencia": Insistir con dobles clic hasta ver la carpeta de ubicación en el panel de Guardar en.

Pudiera darse el caso, de que en el momento de guardar un trabajo en disco, se desee crear (en ese instante) una carpeta para su ubicación. ¿Como hacerlo?

Para crear una carpeta y una vez ubicados en C:, lo que se debe hacer el pulsar el botón que aparece en la parte superior que tiene forma de una carpeta amarilla como con una chispa en su esquina superior derecha (si sobrevolamos dicho botón deberá aparecer el cartel de Crear nueva carpeta). Inmediatamente aparece el panel siguiente donde escribir el nombre de la carpeta a crear:

Una vez indicado el nombre para la carpeta, Access nos ubica directamente en dicha carpeta. Es ahora cuando se introduciría el nombre para el archivo en el panel inferior de nombre de archivo y tras pulsar el botón Guardar, observaremos que en la barra de título el nombre del documento ya no es Documento1 sino el indicado en el cuadro de Nombre de archivo.

En el caso del ejemplo de la imagen se creará un archivo en el directorio "Curso de Word" que se llamará "ejercicio 1.doc". El título de la ventana de Word una vez guardado será "Ejercicio 1 -Microsoft Word".

Con el programa Word en ejecución

Para crear un documento nuevo desde "dentro" de Word, lo podremos, a su vez, realizar de dos formas diferentes:

Nuevo. Desde la barra de herramientas .

Archivo/Nuevo. desde el menú de Archivo.

Si nos encontramos en un documento de Word y queremos empezar un nuevo documento optaremos por alguna de estas dos opciones.

El proceso es muy similar al anterior, al tomar la opción Nuevo, Word presenta un nuevo documento con el nombre de "DocumentoN" (tomando N el último valor que tenía +1), escribiremos texto y cuando lo queramos almacenar elegiremos la opción Guardar.

Información: Estando en Word, y accediendo a crear un nuevo documento ¿Qué ha ocurrido con el documento en el que estábamos inicialmente?. El documento inicial sigue abierto pero "detrás" del nuevo documento. Podremos poner como actual cualquiera de los documentos activos empleando el menú Ventana (parte inferior debajo de la línea).

La diferencia entre utilizar la opción Archivo/Nuevo y el botón de la barra Estándar es que en el primer caso se abre la ventana del Panel de tareas-grupo Nuevo documento y podemos empezar un documento basándonos en cualquier plantilla o si lo que queremos es la forma estándar (hoja o folio en blanco) tomaremos la opción Documento en blanco, mientras que en el segundo la plantilla utilizada siempre es la de defecto "Normal.dot" (hoja en blanco). Este tema lo trataremos en el apartado Formularios y Plantillas de este curso.

Abrir un documento existente

Si queremos traer a la pantalla de Word un documento existente para poderlo modificar seguiremos los siguientes pasos:

  1. Desplegar el menú de archivo y seleccionar la opción Abrir. Archivo/Abrir, o hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas Estándar. Se visualizará el siguiente cuadro de diálogo:

  1. En el cuadro Buscar en se seleccionará el directorio en dónde se encuentra el archivo que se quiere abrir, para ello se empleará la flecha lateral derecha del cuadro.
  2. Una vez aparezcan en la lista los archivos se seleccionará uno de la lista y pulsaremos el botón Abrir.

El documento elegido aparecerá en la ventana de Word y ya podemos modificarlo.

Nota: En el caso del ejemplo aparece un archivo con el siguiente aspecto , se trata de un archivo temporal que nos indica que el "ejercicio 1.doc" ya está abierto (en uso), cuando cerremos el archivo, este archivo temporal desaparecerá. Como regla importante recordar que no es conveniente borrar ni abrir este tipo de ficheros temporales. (No prestar atención a este tipo de ficheros).

Otra manera de abrir un archivo existente es a través del Panel de tareas, grupo Nuevo documento en la opción abrir documento aparecen los últimos archivos abiertos y si el que buscamos no está allí mediante la opción Más documentos... se visualizará el mismo cuadro de diálogo de abrir que veíamos anteriormente.

Guardar los cambios realizados en un documento.

En el primer punto de esta lección ya hemos indicado que todo lo que se va haciendo en un documento de Word queda almacenado en la memoria RAM, para guardarlo en disco y preservarlo de posibles pérdidas se emplea la opción Guardar. Archivo/Guardar o el botón .

Si el documento ya tiene nombre (un nombre dado por el usuario), al pulsar sobre la opción guardar Word entiende que lo que queremos hacer es almacenar en disco el documento tal como se encuentra en el momento de guardar bajo el nombre actual. En este caso Word no pregunta nada y terminado el proceso podemos continuar con el documento.

Nota: Es conveniente tener la precaución de ir guardando cada cierto tiempo para evitar perdidas de información. Como simple medida de seguridad ya que todo lo que pueda pasar, va a pasar.

Como hemos visto en la creación de un nuevo documento, si pulsamos la opción Guardar cuando el documento aún no tiene nombre, el nombre se lo ha puesto automáticamente Word, Documento1, 2, 3 etc., la opción guardar me permite indicar la ubicación y el nombre del documento actual mediante el cuadro de diálogo Guardar como.

Consejo: Si se tiene duda respecto a con que nombre se guardará un archivo, si reemplazaremos otro ya existente, de si ya tenemos uno creado con ese mismo nombre que estamos pensando en dar a nuestro archivo actual, la mejor opción es Guardar como, ya que es la única que SIEMPRE nos presenta el panel de Guardar, y desde él podremos ver la situación de trabajo en la carpeta del almacenamiento en disco, los nombres de archivo, etc... y tomar la decisión adecuada.

 

Video explicativo de como crear un documento nuevo, abrirlo, guardarlo.

Crear una duplica de un documento.

La opción Guardar como del menú de Archivo permite crear un nuevo documento igual al que tenemos en pantalla. Para ello desplegará el cuadro de diálogo de Guardar como, indicaremos la ubicación (la misma u otra) y el nombre del archivo (que generalmente será otro distinto), y cuando pulsemos el botón Guardar tendremos en pantalla el nuevo documento y el documento que sirvió de base se habrá almacenado en disco.

Cerrar un documento

Con la opción Cerrar Archivo/Cerrar almacenamos un documento de Word en disco y dejamos de trabajar con él. Al cerrar un documento Word pregunta si se desea o no salvar cambios.

En el caso de indicar se guardan los cambios de la sesión actual y se cierra el documento.

Si se indica No no se almacenan los cambios efectuados en la última sesión y se cierra el documento.

Si se pulsa Cancelar se anula la orden

En el caso de que el documento aún no tenga un nombre definido por el usuario Word presentará un cuadro de diálogo para confirmar cambios y si se pulsa desplegará el cuadro de diálogo de Guardar como

En el caso de cerrar un documento que acaba de ser guardado Word no pedirá ningún tipo de confirmación y cerrará el documento.

Nota: Si se desea poner contraseña a un documento para evitar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional es muy interesante para privacidad de documentos, tablas de comisiones, informes, dossieres, etc...), cuando nos encontramos en el panel de Guardar hay que desplegar el menú Herramientas dentro de ese mismo panel (arriba a la derecha desde su triangulito), picar sobre el elemento de Opciones de Seguridad y escribir la contraseña en el cuadro contraseña de apertura. Cada vez que abramos este libro se nos solicitará dicha contraseña, y quien no se la sepa, no lo podrá abrir. Si podrá copiar el archivo, borrarlo, llevárselo, pero jamás abrirlo para ver su contenido.

 
Información: Cuando tenemos una ventana o panel de cualquier programa en pantalla, como por ejemplo Word, en la esquina superior derecha, junto al botón de cerrar, suele aparecer un botón con una interrogación (Ayuda) . Haciendo clic en ese botón, se coloca una interrogación junto al puntero del ratón. Si a continuación hacemos clic con ese puntero sobre cualquier casilla, cuadro de texto o elemento del panel o ventana actual, se nos despliega un recuadro de ayuda aportando una explicación sobre "ese" elemento del panel. Así para cualquier elemento del panel volviendo a "coger" la interrogación de arriba a la derecha.

Salir de Word

Cuando se desee finalizar el trabajo con Word podremos emplear la opción Salir del menú de Archivo. También podemos pulsar la combinación de teclas rápidas ALT + F4 o hacer un clic sobre la de la barra de título.

Antes de regresar al entorno Windows, Word permitirá guardar aquellos documentos que aún no han sido guardados en disco, o bien que hayan sufrido modificaciones después de la última grabación.

Nombres de Archivos (o ficheros)

Una de las encrucijadas con la que nos encontramos a la hora de guardar un archivo (un trabajo, un documento) es la de que nombre asignar a dicho archivo. En ocasiones, debemos guardar casi a diario archivos con el mismo tipo de información pero con diferentes contenidos (los da cada día, los de cada vez).

Ejemplo-1: Si tenemos creada un modelo de presupuesto "presupuesto.DOC" (con las partes y esquema tipo de un presupuesto, pero sin conceptos ni precios) que abrimos diariamente vacío de datos y en donde introducimos el conjunto de datos que definen un presupuesto de un cliente sobre tales artículos, cada día crearemos, por ejemplo en una carpeta llamada "Presupuestos 2003" del disco duro, un archivo mediante la opción "Guardar como" al que tendremos que asignar un nombre diferente para cada presupuesto que creemos y que deseemos guardar. Si los nombres que vamos asignando son "presu1", "presu2", "presu3", ...al final esto sería válido ya que cada archivo tiene un nombre distinto, pero no sabríamos cual es el archivo que corresponde al presupuesto de María Gómez del 23 de mayo, por ejemplo, dado que, el cliente, pasados dos meses, desea retomar el presupuesto ya que aunque tarde, lo acepta.

Una buena técnica es la da dar nombres a cada archivo reservando ciertas posiciones del nombre para cierto tipo de información identificativa de cada archivo.

Así por ejemplo, para guardar el presupuesto de María Gil del día 23 de mayo de por la mañana (en nuestro comercio se realizan muchos presupuestos a la semana, incluso al día), unos buenos nombres podrían ser:

Hemos, con ésta técnica, previsto que el primer carácter del nombre del archivo es una P para identificar que se trata de un presupuesto (R para las reclamaciones, I para las incidencias...) los 2 siguientes caracteres serán para albergar el número del año, los 2 siguientes el mes, los dos siguientes el día en el que se realiza el presupuesto, el siguiente para identificar si es un presupuesto elaborado por la mañana o por la tarde (M o bien T). A continuación el nombre del cliente o quizás mejor, su cif.

Con éstos nombres, nuestra carpeta "Presupuestos 2.003" estaría llena de archivos con nombres aparentemente extraños pero muy significativos y representativos para el usuario que los utiliza.

Además, mediante las técnicas de búsqueda de archivos que tiene Windows, utilizando los caracteres comodín (* e ?) resultaría sencilla la búsqueda de cualquier arqueo. También, simplemente con ordenar por nombre el contenido de esa carpeta, sería sencilla la localización, en este caso, del presupuesto que quisiéramos.

Ejemplo-2: Supongamos que tenemos un documento de Word en donde diariamente registramos los datos mas importantes (a modo de formulario) de las personas que se inscriben en cierto servicio, para cierta subvención, etc...¿Con qué nombre guardaríamos el archivo de cada solicitante?. Cada solicitante puede inscribirse hasta un máximo de 3 veces, y en 3 tipos de servicio (solicitud de casa, de beca o de servicio).

Una buena técnica podría ser como la que se muestra, siendo cualquier otra válida también:

En este caso, hemos reservado la primera letra del nombre para la inicial que identifica el servicio para el que se inscribe (piso -P- beca -B- o bien servicio -S-). en las 8 siguientes posiciones el número del DNI del solicitante (si el DNI fuera de 7 dígitos antepondríamos un cero para que fueran 8). La siguiente posición, el número de orden (1, 2 o 3) de las solicitudes (1 si es la primera, 2 si es la segunda...).

 


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