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Curso de Excel 2007 Básico

La pantalla de Excel

La pantalla de Excel es la que aparece en la figura siguiente, en la cual se distinguen dos ventanas, la ventana del programa (ventana principal), y la ventana del documento (dentro de la principal), que contiene el libro llamado Libro1. Ambas ventanas se podrán minimizar, maximizar, cerrar, desplazar, cambiar su tamaño, etc. de forma independiente, como cualquier otra ventana de Windows.

Se detallan a continuación cada uno de los elementos de esta pantalla:



Barra de título

Localizada en la parte superior de la ventana, es la barra en la que se encuentra el nombre de la aplicación y del documento con el que se esta trabajando. En ella también se sitúan a la derecha los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. También dentro de esta barra de título aparece la barra de herramientas de acceso rápido, que pasamos a estudiar a continuación.



Barra de herramientas de acceso rápido

Esta barra de herramientas nos permite tener acceso rápido a aquellos comandos que utilizamos de manera más habitual dentro de nuestra labor diaria. Por defecto aparecerán siempre en ella tres iconos, correspondientes a las opciones de guardar, deshacer y rehacer. Sin embargo podemos personalizar dicha barra de herramientas añadiendo y/o eliminado los botones de las opciones que deseemos.

  •  Añadir nuevos comandos: Para añadir nuevos comandos dentro de la barra de herramientas de acceso rápido, pincharemos con el puntero del ratón sobre el triángulo que aparece a la derecha de la misma, de esta manera conseguiremos que se despliegue un panel en el que podremos elegir entre los distintos comandos que allí se nos muestran.

En el caso de que el comando que queremos insertar dentro de la barra de herramientas de acceso rápido no se encuentre disponible dentro de este panel, pincharemos sobre la opción, "Más comandos" que encontraremos en el mismo. De esta forma accederemos a un cuadro de diálogo en el cual tendremos acceso a todas las opciones con las que trabaja el programa, pudiendo añadir y/o eliminar a la barra de herramientas, las que deseemos.

  • Posición de la barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido puede aparecer colocada a nuestra elección sobre la cinta de opciones o bajo ella. Para ello contamos con una opción que aparece al pinchar sobre el triángulo del extremo derecho de dicha barra:
    • Mostrar debajo de la cinta de opciones: esta opción estará activa cuando la colocación actual de la barra de herramientas de acceso rápido sea sobre la cinta de opciones.
    • Mostrar encima de la cinta de opciones: esta opción estará activa cuando la colocación actual de la barra de herramientas de acceso rápido sea bajo la cinta de opciones.
Barra de herramientas de Acceso rápido


Botón de Office

Este botón situado en la barra de título de la ventana de la aplicación, nos da acceso a un menú como el de la siguiente imagen:

Mediante este menú podemos, entre otras opciones:

  • Nuevo: crear un nuevo libro en blanco.

        Al hacer clic sobre la opción "Nuevo", aparecerá una pantalla en la que tenemos varias opciones a elegir:

  1. Crear un libro en blanco y reciente.

  • En este caso tenemos la opción de crear un libro de Excel nuevo y en blanco, al que nosotros vamos a dar formato según nuestras necesidades y deseos.

  • Y también nos permite utilizar una plantilla utilizada recientemente por el programa

  1. Plantillas instaladas.

Con esta opción el programa utiliza aquellas plantillas ya instaladas en la aplicación que tenemos en nuestro ordenador. Dichas plantillas están desarrolladas con un determinado formato de texto, márgenes y tabulaciones determinadas, dibujos, gráficos, esquemas y símbolos insertados. El usuario le da contenido a dicha plantilla basándose en el formato ya establecido. (Por ejemplo: disponemos de un modelo de factura, con un determinado esquema, en el sólo debemos introducir nuestros datos, y obtendremos el documento deseado). Existen platillas de todo tipo: presupuestos, facturas, calendarios, informes de gastos, inventarios, listas...

  • Abrir: abre un libro ya existente.
  • Guardar: guarda un libro sobre el que hemos estado trabajando. Si el libro es de nueva creación nos preguntará el programa cual va a ser su nombre  y su ubicación. En el caso de que el libro ya existiera anteriormente, sólo guardará los cambios efectuados en el mismo, manteniendo el nombre y la localización anterior.

Todas estas opciones se analizarán de manera más detallada a lo largo del curso, ahora es suficiente con que conozcamos su existencia y su ubicación.

Además de estos menús, en la ventana que se abre en el botón de office, aparece en su columna de la izquierda un listado de los últimos documentos abiertos desde esa aplicación. De esta forma podemos disponer de un acceso rápido a esos documentos haciendo clic directamente sobre el nombre de los mismos.

Este botón de office también nos permite acceder a las opciones de Excel (que analizaremos posteriormente), y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

 

El Botón de Office


Cinta de opciones

La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versión del programa, sustituyendo a los antiguos menús del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Excel.

En esta cinta nos muestra una serie de opciones a modo de pestañas (o de fichas), de manera original aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.

Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:

  1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.

  1. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarca la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.
     
  2. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

Minimizar la cinta de opciones nos puede resultar útil cuando necesitamos maximizar el tamaño de la pantalla disponible, y no vamos a hacer un uso continuado de la cinta de opciones durante nuestro trabajo.

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

  1. Fichas.

Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a las herramientas de Imagen cuando estemos trabajando con imágenes, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos, y desaparecerá cuando pasemos a trabajar con otro elemento de nuestro documento, manteniéndose siempre las siete fichas fijas que hemos comentado.

  1. Grupos.

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de características homogéneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.

  1. Comandos.

Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.

La sintaxis de los menús de Excel es la siguiente:

Iniciador de cuadros de diálogo. Así se denomina la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versión anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero abrimos de este modo a los cuadros de diálogo desde los cuales accedemos a todas estas opciones.

Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel.

Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha.  Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel . (Existen submenús).

Opciones de botón. En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del ratón, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón.

Las opciones que estén activas en cada momento aparecerán también sobre un fondo anaranjado.

Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.

Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Mini barra de herramientas.

La aplicación Excel 2007 me permite tener acceso de manera rápida a los comandos de formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si señalamos con el puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

El método más rápido para acceder a las opciones de Excel es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso de que deseemos seleccionar las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponden a cada una de estas opciones, para acceder a ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la que nos indica en este momento la ventana.

En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la que aparece subrayada en cada uno de los casos.

Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos  de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

La Cinta de Opciones

 

Mini - barra de herramientas


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