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Curso de Word 97 Avanzado

Encabezados y pies de página

En documentos, no necesariamente largos de varias páginas de extensión, en ocasiones vemos tanto en la parte superior de cada página, como en la parte inferior, contenidos (generalmente de texto) con títulos, números de página, fechas de edición, reseñas, capítulos, direcciones de correo o números de teléfono que se repiten a lo largo de todo el documento generalmente en esas zonas superior e inferior. Pues bien, esos contenidos son los encabezados y pies de página.

Los encabezados y pies de página son pequeñas "jaulas" que sirven para contener y posteriormente imprimir un determinado texto (o imagen, o tabla o cualquier contenido) en la parte superior e inferior del papel. Este encabezado y pie se repetirá automáticamente en todas las páginas del documento o en parte de ellas (sección) mientras no se especifique lo contrario.

Un encabezado aparece en la zona reservada al margen superior y un pie en la zona correspondiente al margen inferior.

Nota: La distancia desde el borde superior del papel hasta el borde superior de la zona de encabezado, y desde la parte inferior de la zona de pié hasta el borde inferior de la página, se especifican respectivamente desde el panel de Configurar página solapa Márgenes:



Crear un encabezado o un pie de página

  1. Con el cursor ubicado en cualquier zona del documento, elegir la opción Encabezado y pie de página del menú de Ver. Al activar esta opción Word presentará un recuadro punteado con el objeto de que escribamos dentro el encabezado. Además se despliega la barra de herramientas específica de Encabezados y pies. El aspecto de la pantalla es el siguiente:

  2. Para generar un encabezado escribir en el cuadro de Encabezado el texto que queramos que se repita. Al texto se le pueden aplicar todas las opciones de formato disponibles en Word .
  3. Para hacer el pie nos desplazamos al mismo con la opción , Cambiar entre encabezado y pie, y escribimos el texto que queramos que se repita como pie dentro del rectángulo punteado.

 

Nota: Observar como cuando nos encontramos posicionados en el encabezado o en el pié de página, ya vienen definidos unos tabuladores de tipo centrado (en el centro de la anchura de la página mas o menos) y otro de tipo derecha en la zona próxima al margen derecho. Esto nos permite colocar texto tanto en el encabezado (zona izquierda) texto en el encabezado (zona centro) como en la zona derecha. Por supuesto saltamos entre ellos mediante la tecla de tabulación. Veamos un ejemplo:

En este caso se han utilizado diferentes tamaños de fuente y además se ha colocado un borde inferior (Bordes y sombreados).
 

  1. Finalmente seleccionar el botón Cerrar de la barra de herramientas de Encabezado y pie de página.
  2. En los encabezados o pies es común insertar la fecha, hora o el número de página actual, estas opciones son accesibles a través de la barra de herramientas de Encabezado.

    Inserta en el punto en donde se encuentre el cursor el número de página actual.

    Inserta en el punto en donde se encuentre el cursos el número total de páginas del documento. Esto se utiliza para presentar: 1/7 (Lo cual representa que estamos en la primera página de un total de 7 páginas).

    Permite configurar el formato del número de página.

    Inserta en el encabezado o pié, la fecha actual.

    Inserta la hora actual.

    Word, también ofrece la posibilidad de establecer encabezados y pies de página distintos para páginas pares e impares, también permite que el encabezado y pie de la primera página sea distinto al resto. Con estas dos opciones activadas tendríamos:

    Encabezado y pie distinto a los demás en la primera página.

    Encabezado y pie para las páginas pares.

    Encabezado y pie para las páginas impares.

    Estas posibilidades se activan desde la solapa Diseño de página del cuadro de diálogo de Configurar página al cual se accede desde la opción Configurar página del menú Archivo o pulsando el botón Configurar página de la barra de herramientas de Encabezado y pie.

  3. Activar el cuadro de diálogo Configurar página (por ejemplo con doble clic en la regla vertical de la izquierda de la hoja -como ya vimos-).
  4. Pulsar en la solapa Diseño de página
  5. Activar o desactivar las opciones Pares e impares diferentes o Primera página diferente.

Si alguna de estas opciones está activada, para desplazarnos por los encabezados y pies emplearemos los siguientes botones de la barra de herramientas de Encabezado y pie de página.

Anterior y siguiente. Si nos encontramos en un encabezado al pulsar el botón anterior o siguiente recorremos los posible encabezados. Si por ejemplo tenemos activas las dos opciones anteriores, y nos encontramos en el Encabezado de primera página, al pulsar siguiente iríamos al Encabezado de página impar, al pulsar de nuevo Siguiente al Encabezado de página par. Con la opción Anterior recorreríamos el Encabezado de página impar y de primera página. Si nos encontramos en un pie con estos botones podemos recorrer todos los pies del documento.

Mediante este botón pasamos del encabezado al pie o del pie al encabezado de la zona en donde nos encontremos.

Recordemos:  Las distancia entre el borde superior de la página y el encabezado, así como la distancia entre el borde inferior de la página y el pie, se controlan desde la solapa Márgenes del cuadro de diálogo de Configurar página (Desde el borde). Por limitaciones de la impresora, para que aparezcan los encabezados y pies, estos valores tienen que tener un valor mínimo que depende de la impresora configurada.
Normalmente se dejan con los valores que por defecto traen.



Borrar un encabezado o un pie

  1. Tomar la opción Encabezado y pie de página del menú de Ver.
  2. Situarnos mediante los botones de desplazamiento entre encabezados y pies el que queremos borrar.
  3. Borrar el contenido del encabezado o pie elegido seleccionándolo -como se selecciona cualquier contenido Word-  y pulsando la tecla SUPR.
  4. Salir con la opción Cerrar de la barra de herramientas de Encabezados y pies.


Modificar un encabezado

  1. Tomar la opción Encabezado y pie de página del menú de Ver.
  2. Elegir mediante los botones de desplazamiento entre encabezados y pies el que queremos modificar.
  3. Modificar el contenido del encabezado o pie con las opciones de edición de Word.
  4. Salir con la opción Cerrar de la barra de herramientas de Encabezados y pies.
Encabezados y pies de página

 

Nota: Como anticipo, comentar que si en un encabezado o un pie se inserta una tabla, una imagen o cualquier otro contenido válido Word, se comportará de igual forma que los textos, es decir, se repetirá en todas las páginas correspondientes del documento.

 

Información interesante: Es posible crear documentos en los que los contenidos de los encabezados y de los pies sean diferentes o varíen de unas páginas a otras sin tener necesariamente la disposición de un encabezado y/o pie para las páginas pares y otro para las impares. Cuando por ejemplo, una página tenga un encabezado (o no lo tenga), y las tres siguientes páginas (dentro del mismo documento) tengan otro encabezado diferente, y así sucesivamente de forma "caprichosa", deberemos dividir el documento en secciones a medida que lo vayamos creando, insertando un salto de sección y página siguiente cuando la siguiente página a la que deseemos saltar vaya a tener diferente encabezado y/o pie que la anterior (también para los casos en lo que cambia es la orientación de la hoja). Solo teniendo diferentes secciones, será posible desplazarse utilizando la barra de herramientas de Encabezado del encabezado de una sección a otra mediante . Aún así, antes de introducir en el encabezado y/o pie de cada sección su contenido, habrá que ir desactivando una propiedad que tienen los encabezados inicialmente por defecto que es la de "igual que el anterior". Es decir, aunque se haya seccionado el documento, al introducir un contenido en un encabezado de una sección, se trasvasaría al de las secciones limítrofes (antes de, y después de). Para evitar eso, se desactiva esta propiedad (habrá que soltar el botón) de igual que el anterior desde el quinto botón por la derecha de la barra de herramientas de encabezados . Solo así se podrán introducir contenidos diferentes sin peligro a que se "trasvasen" a las zonas de encabezados de las secciones "vecinas". El proceso puede ser complejo, si no se lleva a cabo ordenadamente. Por lo tanto y para resumir en pasos un procedimiento para realizar documentos en los que la orientación de la página cambie y se tengan diferentes encabezados y/o pies deberemos:
1.- Ir escribiendo el documento y saltar entre páginas, o bien tan solo de página o de sección y de página si va a cambiar en la siguiente el contenido del encabezado, pie u orientación de la hoja (ver las secciones reflejadas en la línea de estado).
2.- Entrar en encabezados y pies y una vez en la zona de encabezado, ir recorriendo (con ) y desactivando la propiedad de igual que el anterior en aquellos encabezados para los que se deseen contenidos diferentes. Lo mismo para los pies.
3.- Garantizado el "no trasvase" de contenidos entre encabezados y pies, insertar en cada uno el contenido de texto, imágenes, fechas, números de página... que se desee para el documento.


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