Comparación: factura electrónica y en papel
Son muchas y muy diversas las ventajas y beneficios que podemos obtener adoptando la facturación electrónica.
Para comprender el porqué, veamos como se desarrollan ambos procesos.
Facturación sobre papel.
El volcado de los datos de facturación a un fichero informático es idéntico en ambos procesos. Es a partir de aquí cuando tenemos las grandes diferencias:
- Se imprime desde el fichero informático correspondiente
- Se ensobran.
- Se franquean.
- Hay que enviarlas por correo postal o mensajería.
- Las recibe el destinatario que las comprueba manualmente, contabiliza y paga.
- Se archivan físicamente.
- Hay que conservarlas, ya que son los únicos documentos justificativos válidos.
- Y conservarlas bien, porque su valor depende del estado del soporte papel.
- Hay que presentarlas impresas y en buen estado en la Administración en caso de auditorías.
Facturación electrónica.
Se genera el correspondiente fichero informático, hasta aquí todo igual.
- Se transmite por vía telemática.
- Se recibe telemáticamente.
- Se conserva en el ordenador en formato electrónico. El estado del fichero permanece inalterable.
- Se puede comprobar a lo largo del tiempo la validez mediante la firma electrónica.
- Se presenta ante la Administración si fuera necesario, de forma electrónica.
Todo el proceso se ha hecho dentro del ordenador del usuario.
Factura electrónica vs factura papel.
Este contenido didáctico abierto está extraído del Curso online de Factura Electrónica.
