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El valor de los documentos en la Administración Pública

Los diferentes organismos del entramado que integra la Administración Pública son los lugares de trabajo donde se generan los documentos fruto de la actividad diaria de estos organismos. Allí se tramitan todos los documentos pero no deben de ser los espacios donde se conserven y acumulen los documentos. Los documentos han de permanecer en las entidades u organismos gestores de la administración en tanto en cuanto sean necesarios para los empleados públicos en sus labores profesionales diarias. Al transcurrir un determinado periodo de tiempo esos documentos ya no es necesario que permanezcan allí y tendrá que tomarse la decisión de su retirada o eliminación. De lo contrario, no se podrían archivar los nuevos documentos que se creen o se reciban para ser tramitados.

De lo expuesto anteriormente, se deduce que los documentos tienen un determinado valor bien por la información que recogen o bien por ser sustentadores de derechos.

Hablamos de los siguientes valores:

Valor Administrativo o de gestión
El valor del documento en cuanto es de utilidad mientras dure su tramitación por parte de la oficina gestora.
Valor legal o fiscal
Viene establecido por las leyes e indica que el documento tiene una carga de valor para demostrar derechos o atribuciones, tanto para una administración como para los ciudadanos.
Valor histórico
Está unido al valor de la información que proporciona.

En función del valor de los documentos, podemos clasificar los archivos siguiendo la siguiente terminología:

Archivo activo
Integrado por los documentos con valor administrativo. Están siendo usados en ese momento dentro de la entidad que los genera; circulan, se tramitan, son de uso frecuente.
Archivo semiactivo
Formado por los documentos de valor legal. Están esperando a que alguien los requiera para demostrar su valor.
Archivo pasivo
Conformado por los documentos con valor histórico. El grupo que más requiere este tipo de documentos son los investigadores profesionales.
Clasificación de los archivos en función del valor de los documentos

El Ciclo Vital de los documentos o Teoría de las Edades del Documento

Aparte del valor de los documentos, otra característica esencial de los mismos es que los documentos tienen una vida propia y atraviesan por diferentes edades, siguiendo un ciclo vital. Hablamos, por tanto, de la Teoría de las Edades del Documento en función de la cual, desde que son generados o creados, los documentos pasan por diferentes etapas o edades dando lugar a la siguiente clasificación de los archivos.

Primera edad
Durante esta primera etapa, los documentos están siendo usados en ese momento dentro de la entidad que los genera; circulan, se tramitan, son de uso frecuente. Se trata, por tanto, de documentos que están en trámite, documentos recibidos en el año o también documentos de años anteriores pero de consulta frecuente por su valor administrativo y por su valor legal. Son documentos que tienen entre 0 y 5 años y organizados forman el denominado Archivo de Oficina o de Gestión.
Segunda edad
Estos documentos carecen de valor administrativo, pero se deben conservar por su valor legal o fiscal. Son consultados con cierta frecuencia, tanto por la entidad que los genera como, en su caso, por los propios ciudadanos. Estos documentos tienen una edad de cinco a treinta años (5-30). Conforman el denominado Archivo Intermedio.
Tercera edad
Los documentos en esta etapa, quedan en un estado pasivo, o muerto, recogiéndose junto a los legales y fiscales en una dependencia aparte de la actividad principal de la entidad. Su valor es precisamente histórico, y el grupo que más los requiere es el de los investigadores. Superan los treinta años de permanencia en el archivo ( 30). Estos documentos forman el Archivo Histórico.
Teoría de las Edades del documento