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Este material didáctico forma parte del Curso online de Gestión Documental con Alfresco

La gestión documental con Alfresco

En los inicios del s. XXI, el objetivo de muchas organizaciones fue evitar la generación de documentos en formato papel que se producían en sus actividades diarias de trabajo. Asistimos a una creciente dicotomía, por un lado la vertiginosa digitalización en aquellas organizaciones más innovadoras que se orientan hacia la sociedad del conocimiento.

Por otro, desgraciadamente, coexisten casos patológicos en los que el uso generalizado de ordenadores y nuevas tecnologías, con sus formatos electrónicos fáciles de duplicar, ha provocado un incremento progresivo de documentos en papel. A todo ello se añade el enorme aumento de los contenidos y de la multiplicidad de soportes y, por ende, de los retos asociados a su gestión, su contextualización, su valor legal o su localización.

Las organizaciones se enfrentan al desafío de ordenar el ingente ?conjunto? que podemos llamar ?información corporativa? en el que se almacenan documentos en papel, archivos electrónicos, bases de datos o los portales corporativos. Es necesario definir una estrategia global para la gestión integral de la información.

En los años 90, en las grandes compañías empezó a desarrollarse lo que se conoció como la gestión del conocimiento, cuya finalidad es medir y conservar el capital intelectual de las mismas. Esto se refiere a ?activos intangibles? de una organización, fuente principal de sus ventajas competitivas sostenibles.

Las organizaciones están compuestas por personas, que contribuyen a su crecimiento y desarrollo. Los documentos que producen reflejan el quehacer diario y permiten mejorar la capacidad de respuesta, innovación y aprendizaje permanente. La clave para la gestión del conocimiento es identificar el conocimiento tácito y explícito, garantizar su captura y almacenamiento estructurado, así como su recuperación, distribución e intercambio donde y cuando sea necesario.

A raíz de este planteamiento surgen proyectos de modernización de archivos, gestión documental, portales de conocimiento, etc. Es decir, proyectos que modernizan la gestión de los ?lugares? donde se almacena y describe el conocimiento y que representan un enorme desafío para los profesionales del área.

Introducción a la gestión documental
 

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