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Combinación de correspondencia con Word 2016

El proceso se puede realizar mediante el asistente o bien mediante la cinta de opciones siguiendo estos pasos:

Abrir el documento base

Abrir el documento a enviar (la carta, el documento principal) y asegurarse de que no está abierto el documento origen de datos. Aconsejamos que el único documento abierto antes de hacer la combinación de correspondencia sea el documento base. Esto se puede comprobar desde el menú de ventana.

Iniciar combinación de correspondencia

Activar la Ficha Correspondencia de la cinta de opciones, y desde ella vamos al grupo Iniciar combinación de correspondencia. En el comando del mismo nombre, desplegar el menú eligiendo Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia...

Panel Combinar correspondencia
Se abrirá el Panel Combinar correspondencia. Con ayuda del asistente, seguiremos los pasos indicados.

El proceso se detalla en el siguiente apartado de la unidad.
Guardar los registros

Si lo mandamos a un archivo tenemos la opción de guardar todos los registros, sólo el actual o un grupo indicando el número de registro inicial y el final.

Documento combinado

La combinación generará un nuevo documento llamado Cartas1.docx con todas las cartas personalizadas. Comprobaremos por pantalla el documento resultante y si es el correcto lo imprimiremos. Una vez impreso no es necesario guardar el documento ya que desde el documento principal podemos hacer tantas combinaciones como sean necesarias. En nuestro caso el documento principal bien podría ser CARTACOMBINACION.docx.

No confundir el nombre del documento original sin combinar (documento base) con el nombre inicialmente propuesto por Word para las Cartas combinadas, en nuestro caso se llaman parecido pero no igual.

Pulsando en la imagen la veremos a mayor tamaño.

Todas las cartas tienen la misma base pero los datos de combinación consiguen que cada destinatario tenga la percepción de que la carta ha sido escrita en exclusiva para él. Evidentemente en el documento principal no se aplicará un formato destacado o diferente a los campos de combinación, porque precisamente de lo que se trata es que no se perciba el proceso automático.

Pasos del asistente para combinar correspondencia

Detallamos a continuación los pasos necesarios para completar la combinación de correspondencia, haciendo uso del asistente.

Tipo de documento

Elegimos el tipo de documento que queremos crear. En este caso, como va a ser una carta elegimos Cartas. Para pasar al siguiente paso hacemos clic en "Siguiente: Inicie el documento" situado en la parte de abajo del Panel Combinar correspondencia (en color azul). En los pasos siguientes también tendremos la opción de ir al paso anterior para el caso de habernos equivocado en la decisión de un panel del asistente.

Documento inicial

Elegimos el documento abierto (o si no se ha escrito aún, el documento actual vacío en el que escribir la carta). Será el documento común a todas las cartas. El programa ofrece tre opciones:

  • Utilizar el documento que tenemos abierto (opción que se aconseja).
  • Empezar un documento utilizando una plantilla.
  • Abrir un documento existente (en el que tuviéramos un contenido de texto igual o muy similar al de la carta que queremos enviar), diferente del que tenemos abierto en este momento.

En nuestro caso, tenemos el documento preparado y abierto.

Destinatarios

En este paso seleccionamos los destinatarios. Word nos da tres diferentes opciones:

  • Utilizar una lista o tabla existente (conteniendo los datos de los destinatarios).
  • Seleccionar contactos de Outlook (personas que tengamos introducidas como contactos en la agenda del programa Outlook) o, por último,
  • Crear una nueva lista en ese instante.

En el ejemplo que estamos siguiendo, utilizaremos una lista que hemos creado antes y que hemos llamado ORIGENDATOS.docx. Elegimos por lo tanto, "Utilizar una lista existente".

Editar lista de destinatarios
Esta ventana permite gestionar los campos de datos disponibles en el documento ORIGENDATOS.docx.

Modificar la carta

Es el momento de indicarle al asistente qué campos va a insertar y dónde lo hará. Cada opción permite adaptar los datos en el mejor contexto Situación que tiene en cuenta las condiciones. El mejor contexto, la mejor situación. posible, siendo totalmente configurable. La opción Más elementos muestra un listado de los campos disponibles.

Aspecto visual de los campos

Cuando se insertan campos en un documento de Word, el aspecto visual del campo insertado puede variar. Se pueden ver:

  • Como un resaltado gris de forma permanente.
  • Como un resaltado gris pero solo si hacemos clic en él con el cursor.
  • Nunca resaltado.

Para cambiar entre estar tres formas descritas lo haremos desde la Ficha Archivo, categoría Opciones, y en Avanzadas, en el bloque Mostrar contenido del documento y dentro de él en Sombreado de campo.

De cualquier forma, el campo estaría insertado y a la hora de imprimir el documento, el resaltado gris no aparecerá.

Vista previa

Antes de confirmar la combinación de correspondencia, se puede previsualizar el resultado para cada carta que se va a obtener.

Combinar correspondencia

Cuando ya estemos convencidos de que el documento está bien hecho, o bien lo mandamos a la impresora, o bien lo guardamos en un archivo en disco.

Vídeo: Combinación de correspondencia con asistente (parte 1)
Vídeo: Combinación de correspondencia con asistente (parte 2)