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Documentos electrónicos en la Administración

Se entiende por documentos públicos administrativos los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.

Documentos y copias

Los documentos se deben emitir por escrito y a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

Los requisitos de validez de los documentos electrónicos administrativos son los siguientes:
  • a) Deben contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
  • b) Deben disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
  • c) Deben incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
  • d) Deben incorporar los metadatos mínimos exigidos (son elementos propios de su carácter electrónico).
  • e) Deben incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

No requieren firma electrónica los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo, identificándose el origen de estos documentos.

El uso de la firma electrónica no excluye la obligación de incluir en el documento o comunicación electrónica los datos de identificación que sean necesarios de acuerdo con la legislación que le sea aplicable.

En cuanto a las copias de los documentos administrativos, cada Administración Pública debe determinar los órganos que tienen atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

Hemos de distinguir:
  • Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.
  • Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tienen validez en las restantes Administraciones. Deben designarse los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténtica. Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deben ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo:

a)
Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deben incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. Metadatos son los elementos internos del documento que lo definen y singularizan.
b)
Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización requieren que el documento haya sido digitalizado y deben incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
c)
Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requieren que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
d)
Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionan mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original. Las Administraciones harán públicos a través de la sede electrónica correspondiente los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

Metadato

Cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

Los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deben tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos.

Una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no pueden ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, con las siguientes excepciones:

  • a) Cuando se observe la existencia de errores u omisiones en los metadatos inicialmente asignados.
  • b) Cuando se trate de metadatos que requieran actualización, si así lo dispone el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Sólo los interesados pueden solicitar en cualquier momento la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas.

La solicitud se debe dirigir al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.

Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, debe quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.

La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se rige por su legislación específica.

Destrucción

Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas pueden destruirse en los términos y condiciones que se determinen en las correspondientes Resoluciones, si se cumplen los siguientes requisitos:

  • a) La destrucción requiere una resolución adoptada por el órgano responsable del procedimiento o, en su caso, por el órgano responsable de la custodia de los documentos, previo el oportuno expediente de eliminación, en el que se determinen la naturaleza específica de los documentos susceptibles de destrucción, los procedimientos administrativos afectados, las condiciones y garantías del proceso de destrucción, y la especificación de las personas u órganos responsables del proceso.
  • b) Que no se trate de documentos con valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación y protección, o en el que figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial.

Aportación de documentos por los interesados

Los interesados deben aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las Administraciones Públicas, pudiendo aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.

Los interesados no están obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administración, con independencia de que la presentación de los citados documentos tenga carácter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate, siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos.

Modificaciones de la Ley 39/2015 por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales

Modificación del artículo 28 de la Ley 39/2015.

Texto original 39/2015

Modificación por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)

Artículo 28. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo.

2. Los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administración, con independencia de que la presentación de los citados documentos tenga carácter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate, siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos. Se presumirá que la consulta u obtención es autorizada por los interesados salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso.

En ausencia de oposición del interesado, las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, éstos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.

3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.

Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante que órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto. Se presumirá que esta consulta es autorizada por los interesados, salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso, debiendo, en ambos casos, ser informados previamente de sus derechos en materia de protección de datos de carácter personal. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.

Artículo 28. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo.

2. Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello. No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.

Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.

Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, éstos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.

3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.

Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.

Cambios:

1. De “no estar obligados” ahora es “tienen derecho” a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración.

2. De “siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos. Se presumirá que la consulta u obtención es autorizada por los interesados salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso” a “La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello. No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección”.

3. De “Se presumirá que esta consulta es autorizada por los interesados, salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso, debiendo, en ambos casos, ser informados previamente de sus derechos en materia de protección de datos de carácter personal” a “salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso”.

AEPD: El RGPD no admite el consentimiento “tácito”, ya que sólo se considera “consentimiento del interesado» toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen. Como el consentimiento tácito no deriva de una “declaración” o una “clara acción afirmativa”, no sería válido un “consentimiento tácito”.

 

IMPORTANTE. Disposición adicional séptima. Identificación de los interesados en las notificaciones por medio de anuncios y publicaciones de actos administrativos.

Cuando sea necesaria la publicación de un acto administrativo que contuviese datos personales del afectado, se identificará al mismo mediante su nombre y apellidos, añadiendo cuatro cifras numéricas aleatorias del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. Cuando la publicación se refiera a una pluralidad de afectados estas cifras aleatorias deberán alternarse.

Cuando se trate de la notificación por medio de anuncios, particularmente en los supuestos a los que se refiere el artículo 44 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se identificará al afectado exclusivamente mediante el número completo de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.

Cuando el afectado careciera de cualquiera de los documentos mencionados en los dos párrafos anteriores, se identificará al afectado únicamente mediante su nombre y apellidos. En ningún caso debe publicarse el nombre y apellidos de manera conjunta con el número completo del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente.

2. A fin de prevenir riesgos para víctimas de violencia de género, el Gobierno impulsará la elaboración de un protocolo de colaboración que defina procedimientos seguros de publicación y notificación de actos administrativos, con la participación de los órganos con competencia en la materia.

Disposición adicional octava. Potestad de verificación de las Administraciones Públicas.

Cuando se formulen solicitudes por cualquier medio en las que el interesado declare datos personales que obren en poder de las Administraciones Públicas, el órgano destinatario de la solicitud podrá efectuar en el ejercicio de sus competencias las verificaciones necesarias para comprobar la exactitud de los datos.

Derecho a no aportar datos y documentos que obren en poder de las administraciones públicas.

Cuando los ciudadanos ejerzan el derecho a no aportar datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, se siguen las siguientes reglas:

 
a) La Administración debe facilitar a los interesados en los procedimientos administrativos el ejercicio del derecho, que podrá efectuarse por medios electrónicos. 

En todo caso, los interesados deben ser informados expresamente de que el ejercicio del derecho implica su consentimiento para que el órgano ante el que se ejercita pueda recabar los datos o documentos respecto de los que se ejercita el derecho de los órganos u organismos en que los mismos se encuentren.

El derecho se debe ejercitar de forma específica e individualizada para cada procedimiento concreto, sin que el ejercicio del derecho ante un órgano u organismo implique un consentimiento general referido a todos los procedimientos que aquel tramite en relación con el interesado.
 
b) En cualquier momento, los interesados pueden aportar los datos o documentos o certificados necesarios, así como revocar su consentimiento para el acceso a datos de carácter personal.
 
c) Si el órgano administrativo encargado de la tramitación del procedimiento posee en cualquier tipo de soporte los datos, documentos o certificados necesarios o tiene acceso electrónico a los mismos, los incorporará al procedimiento administrativo correspondiente sin más trámite.
 
d) Cuando el órgano administrativo encargado de la tramitación del procedimiento no tenga acceso a los datos, documentos o certificados necesarios, los pedirá al órgano administrativo correspondiente.
 
e) En caso de imposibilidad de obtener los datos, documentos o certificados necesarios por el órgano administrativo encargado de la tramitación del procedimiento, se debe comunicar al interesado con indicación del motivo o causa, para que los aporte en el plazo y con los efectos previstos en la normativa reguladora del procedimiento correspondiente.
 
f) Los órganos u organismos ante los que se ejercite el derecho deben conservar la documentación acreditativa del efectivo ejercicio del derecho incorporándola al expediente en que el mismo se ejerció.

Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, éstos deben ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.

Las Administraciones no pueden exigir a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa establezca lo contrario.

Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones puede solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que pueden requerir la exhibición del documento o de la información original.

Los interesados son responsables de la veracidad de los documentos que presenten.

Archivo electrónico de documentos

Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando ello no sea posible.

Archivo electrónico

Sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.

Se debe asegurar en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados.

En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.

ARCHIVE.

Aplicación de archivado de documentación electrónica. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas pone a disposición de las Administraciones Públicas ARCHIVE, un servicio de archivado definitivo de documentos y expedientes electrónicos compatible con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

El objetivo de esta plataforma es facilitar a los distintas Administraciones Públicas un servicio común de archivado definitivo de documentación electrónica asegurando la persistencia en el tiempo de dicha documentación.

ARCHIVE proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un súper administrador de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multidepartamental, así como la integración en ARCHIVE de las correspondientes aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos por las mismas.

Se implementan operaciones como:

  • Administración de un Archivo.
  • Gestión del Archivo.
  • Gestión de Metadatos.
  • Gestión de Expedientes.
  • Transferencia de expedientes entre Archivos.
  • Generación de actas de cambio de custodia.

ARCHIVE cubre todo el ciclo de vida de los archivos de documentación a largo plazo.

Aplicación integral del contenido de la Ley 39/2015

Aplicación plena de la Ley 39/2015 a partir del día 2 de octubre de 2020.

Disposición final séptima. Entrada en vigor.

La presente Ley entrará en vigor al año de su publicación en el “Boletín Oficial del Estado”.

No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a partir del día 2 de octubre de 2020.

Se modifica por el art. 6 del Real Decreto-ley 11/2018, de 31 de agosto.

Registro electrónico de apoderamientos

Orden HAP/1637/2012, de 5 de julio, por la que se regula el Registro Electrónico de Apoderamientos:

https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-9931

Orden HFP/633/2017, de 28 de junio, por la que se aprueban los modelos de poderes inscribibles en el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado y en el registro electrónico de apoderamientos de las Entidades Locales y se establecen los sistemas de firma válidos para realizar los apoderamientos apud acta a través de medios electrónicos:

https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2017-7719

Cuestiones relacionados con el Registro Electrónico de Apoderamientos (REA):

https://sede.administracion.gob.es/PAG_Sede/ServiciosElectronicos/RegistroElectronicoDeApoderamientos.html

Registro Electrónico de Apoderamientos (REA):

https://sede.administracion.gob.es/apodera/clave.htm

Registro electrónico

Registro electrónico de la AGE:

https://sede.administracionespublicas.gob.es/pagina/index/directorio/registro_rec

https://rec.redsara.es/registro/action/are/acceso.do

Registro Electrónico Común:

https://sede.administracion.gob.es/PAG_Sede/ServiciosElectronicos/RegistroElectronicoComun.html

Registro Electrónico:

https://administracion.gob.es/pag_Home/atencionCiudadana/encuentraTuOficina/REC.html#.W4OiDM7-gkI

Registro de empleados públicos habilitados

Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, por la que se regula el Registro de funcionarios habilitados para la identificación y autenticación de ciudadanos en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes:

https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2014-400

Registro de Funcionarios Habilitados (RFH):

https://sede.administracion.gob.es/PAG_Sede/ServiciosElectronicos/RegistroFuncionariosHabilitados.html

Habilit@:

https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/pae_Noticias/Anio2014/Marzo/Noticia-CTT-2014-habilita-registros-funcionarios.html#.W4OioM7-gkI

Punto de acceso general electrónico de la Administración

Punto de acceso general electrónico de la AGE:

https://administracion.gob.es/

Archivo único electrónico

Archivo único:

https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html#.W4Oi0c7-gkI

Funcionamiento electrónico de la administración