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Documentos electrónicos en la Administración

Se entiende por documentos públicos administrativos los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas.

Documentos y copias

Los documentos se deben emitir por escrito y a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

Los requisitos de validez de los documentos electrónicos administrativos son los siguientes:
  • a) Deben contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
  • b) Deben disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
  • c) Deben incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
  • d) Deben incorporar los metadatos mínimos exigidos (son elementos propios de su carácter electrónico).
  • e) Deben incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

No requieren firma electrónica los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo, identificándose el origen de estos documentos.

El uso de la firma electrónica no excluye la obligación de incluir en el documento o comunicación electrónica los datos de identificación que sean necesarios de acuerdo con la legislación que le sea aplicable.

En cuanto a las copias de los documentos administrativos, cada Administración Pública debe determinar los órganos que tienen atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

Hemos de distinguir:
  • Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.
  • Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tienen validez en las restantes Administraciones. Deben designarse los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténtica. Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deben ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo:

 
Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deben incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. Metadatos son los elementos internos del documento que lo definen y singularizan.
 
Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización requieren que el documento haya sido digitalizado y deben incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
 
Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requieren que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
 
Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionan mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original. Las Administraciones harán públicos a través de la sede electrónica correspondiente los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

Metadato

Cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

Los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deben tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos.

Una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no pueden ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, con las siguientes excepciones:

  • a) Cuando se observe la existencia de errores u omisiones en los metadatos inicialmente asignados.
  • b) Cuando se trate de metadatos que requieran actualización, si así lo dispone el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Destrucción

Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas pueden destruirse en los términos y condiciones que se determinen en las correspondientes Resoluciones, si se cumplen los siguientes requisitos:

  • a) La destrucción requiere una resolución adoptada por el órgano responsable del procedimiento o, en su caso, por el órgano responsable de la custodia de los documentos, previo el oportuno expediente de eliminación, en el que se determinen la naturaleza específica de los documentos susceptibles de destrucción, los procedimientos administrativos afectados, las condiciones y garantías del proceso de destrucción, y la especificación de las personas u órganos responsables del proceso.
  • b) Que no se trate de documentos con valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación y protección, o en el que figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial.

Archivo electrónico de documentos

Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando ello no sea posible.

Archivo electrónico

Sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

 
Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.
 
Se debe asegurar en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
 
Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados.
 
En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.

ARCHIVE.

Aplicación de archivado de documentación electrónica. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas pone a disposición de las Administraciones Públicas ARCHIVE, un servicio de archivado definitivo de documentos y expedientes electrónicos compatible con los requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

El objetivo de esta plataforma es facilitar a los distintas Administraciones Públicas un servicio común de archivado definitivo de documentación electrónica asegurando la persistencia en el tiempo de dicha documentación.

ARCHIVE proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un súper administrador de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multidepartamental, así como la integración en ARCHIVE de las correspondientes aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos por las mismas.

Se implementan operaciones como:

  • Administración de un Archivo.
  • Gestión del Archivo.
  • Gestión de Metadatos.
  • Gestión de Expedientes.
  • Transferencia de expedientes entre Archivos.
  • Generación de actas de cambio de custodia.

ARCHIVE cubre todo el ciclo de vida de los archivos de documentación a largo plazo.

Desde el Portal de Administración Electrónica del Gobierno de España puedes ampliar más la información sobre esta aplicación.

Entrada en vigor de los elementos relacionados con el funcionamiento electrónico de las Administraciones Públicas

Hemos de tener en cuenta diferentes materias.

A. Archivo de documentos.

El archivo de los documentos correspondientes a procedimientos administrativos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se rigen por lo dispuesto en la normativa anterior.

Siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, deben digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos.

B. Registro electrónico y archivo electrónico único.

Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico y el archivo electrónico único, en el ámbito de la Administración General del Estado se aplicarán las siguientes reglas:

  • a) Durante el primer año, tras la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, pueden mantenerse los registros y archivos existentes.
  • b) Durante el segundo año, tras la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se dispondrá como máximo, de un registro electrónico y un archivo electrónico por cada Ministerio, así como de un registro electrónico por cada Organismo público.
C. Régimen transitorio de los archivos, registros y punto de acceso general.
Mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, las Administraciones Públicas mantendrán los mismos canales, medios o sistemas electrónicos vigentes relativos a dichas materias, que permitan garantizar el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones.