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Las oficinas de asistencia en materia de registros son una versión avanzada de las antiguas oficinas de registro, que pasan a realizar funciones que tradicionalmente se realizaban en las unidades administrativas gestoras de los procedimientos y de los servicios administrativos. Conservan, la función tradicional de puerta de entrada de la documentación en la Administración, pero limitada a la relación no electrónica. La Ley establece que las Administraciones Públicas han de asistir en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas no obligadas a la relación electrónica con la Administración que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas (art. 12.1).

Las OAMR son una unidad administrativa fundamental en la asistencia en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas. En estas oficinas los ciudadanos pueden presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que van dirigidos a cualquier Administración Pública, ya sea de la Administración General del Estado, de la Administración Autonómica o de la Administración Local. Con carácter general, las oficinas digitalizan (escanean) la solicitud y demás documentos entregados por el ciudadano, devolviendo el original al interesado. Y entregándole un recibo cuya función es la de acreditar su presentación ante la Administración.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, en la disposición adicional cuarta, establece que las Administraciones Públicas deberán mantener permanentemente actualizado en la correspondiente sede electrónica un directorio geográfico que permita al interesado identificar la oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio.

Asimismo, el artículo 16.7 de la Ley señala que las Administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos. Por su parte el artículo 31 de la Ley 39/2015 señala que cada Administración Pública publicará los días y horario en el que deben permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los ciudadanos a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
El Punto de Acceso General contiene información detallada de las oficinas de atención al ciudadano y registro y sus horarios y características.

Identificación de las oficinas de asistencia en materia de registros

 

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Funciones de las oficinas de asistencia en materia de registro

Las oficinas de asistencia en materia de registro desarrollarán al menos las siguientes funciones:

Identificación de los interesados en el procedimiento (art. 9)
Los funcionarios de las OAMR deberán verificar, en todo caso, la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente. Recordar por otro lado, que según el apartado segundo del mismo artículo 9 los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita
garantizar su identidad.
Asistencia en el uso de medios electrónicos (art 12)
Asistir y asegurar la asistencia a los ciudadanos y usuarios en el uso de medios electrónicos cuanto estos así lo soliciten, especialmente en lo referente a su identificación y firma electrónica en el procedimiento administrativo que podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. 

En el caso del artículo 12 se prevé un doble nivel de asistencia: por un lado una asistencia de carácter general en el uso de medios electrónicos, que debe entenderse como apoyo e información por parte del funcionario —en particular, en lo referente a la identificación y firma electrónica, medios existentes para ello y forma de utilización— y, por la otra, una asistencia específica por si alguno de los interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público
(funcionario habilitado), mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio. De lo cual se desprende, pues, que las Administraciones tienen que disponer de un registro de funcionarios habilitados, que pueden asistir al interesado en la identificación o firma electrónica y la presentación de solicitudes correspondientes a un procedimiento. En este registro o sistema equivalente, al menos, deben constar los funcionarios que prestan servicios en las OAMR.

Registro, digitalización y expedición de copias auténticas (arts. 16 y 27)

Expedición de copias auténticas de documentos públicos y privados.  La primera función de las OAMR es la propia de un registro general, que en virtud de su carácter electrónico precisa la digitalización de los documentos que presentan los ciudadanos en papel. En este sentido, los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones públicas deberán ser digitalizados por la OAMR en que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la normativa determine la custodia por la Administración de los documentos presentados, o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.

Por otro lado, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de documentos en soporte electrónico o en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo. Asimismo, las Administraciones Públicas podrán realizar copias auténticas mediante funcionarios habilitados que estarán incluidos en un registro, u otro sistema equivalente, que deberá ser plenamente interoperable y estar interconectado con los de las restantes Administraciones públicas, a los efectos de comprobar la validez de la habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las OAMR.

Gestionar otorgamiento de poderes "apud acta" (art 6)
Atender y gestionar las comparecencias personales de los ciudadanos para el otorgamiento poderes “apud acta”.  Los interesados podrán otorgar apoderamiento apud acta mediante comparecencia personal en la oficina de asistencia en materia de registros o mediante comparecencia electrónica en sede, a través de los sistemas de firma electrónica previstos en la LPAC. A este respecto cabe recordar el artículo 5.4, párrafo segundo de la Ley que establece que se entenderá acreditada la representación realizada mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente.
Notificaciones por comparecencia espontánea (art. 41)
Asistir y gestionar las notificaciones por comparecencia de los ciudadanos que así lo soliciten. Las OAMR podrán practicar notificaciones cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en las mismas y soliciten la comunicación o notificación personal en ese preciso momento.
Ayuda en la iniciación (art. 66)
Facilitar el código de identificación del Órgano, centro o unidad administrativa a que se dirige la persona interesada.  Las OAMR estarán obligadas a facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige, si el interesado lo desconoce, estando asimismo, las Administraciones públicas obligadas a mantener y actualizar en la sede electrónica correspondiente un listado con los códigos de identificación vigentes. De la misma forma, dichas Oficinas deberán emitir el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados, si estos lo exigen y, además, poner a disposición de éstos los modelos y sistemas de presentación masiva que permitan a los interesados presentar simultáneamente varias solicitudes.

 

Finalmente, y para facilitar la identificación de las nuevas OAMR, el legislador impone una serie de exigencias que permitirán conocer al ciudadano con mayor concreción la ubicación de éstas y sus funciones :

  1. la disposición adicional cuarta, establece que las administraciones públicas deberán mantener permanentemente actualizado en la correspondiente sede electrónica un directorio geográfico que permita al interesado identificar la oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio.
  2. el artículo 16.7 de la Ley señala que las administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.
  3. el artículo 31 señala que cada administración pública publicará los días y horario en el que deben permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los ciudadanos a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
Presentación de solicitudes
Poner a disposición de las personas interesadas los modelos y sistemas de presentación masiva que permitan a los interesados presentar simultáneamente varias solicitudes.

A continuación se analizan cada una de las funciones de las Oficinas de asistencia en materia de registros extraídas del articulado de la Ley 39/2015. 

Funciones de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros

Identificación de los interesados en el procedimiento (Art. 9)

Los funcionarios de las oficinas deberán verificar, en todo caso, la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente.

Artículo 9. Sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento.

1. Las Administraciones Públicas están obligadas a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo, mediante la comprobación de su nombre y apellidos o denominación o razón social, según corresponda, que consten en el Documento Nacional de Identidad o documento identificativo equivalente.

2. Los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad. En particular, serán admitidos, los sistemas siguientes:

  1. Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación». A estos efectos, se entienden comprendidos entre los citados certificados electrónicos reconocidos o cualificados los de persona jurídica y de entidad sin personalidad jurídica.
  2. Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».
  3. Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido, en los términos y condiciones que se establezcan.

3. En todo caso, la aceptación de alguno de estos sistemas por la Administración General del Estado servirá para acreditar frente a todas las Administraciones Públicas, salvo prueba en contrario, la identificación electrónica de los interesados en el procedimiento administrativo.

Digitalización, copias auténticas y registro (Art. 12 , 16 y 27)

La primera función de las oficinas es la propia de un registro, que en virtud de su carácter electrónico precisa la digitalización de los documentos que presentan los ciudadanos en papel. De acuerdo con el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

Registro electrónico general
En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan.
OAMR
En las oficinas de asistencia en materia de registros.
Correos
En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
Consulados
En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
Otros
En cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes.

Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la normativa determine la custodia por la Administración de los documentos presentados, o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.

La imagen codificada, fiel e íntegra del documento presentado tendrá la misma validez para su tramitación que el documento aportado.

Las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias electrónicas de documentos en soporte electrónico o en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.

Las Administraciones Públicas podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado. Los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas estarán incluidos en un registro, u otro sistema equivalente, que deberá ser plenamente interoperable y estar interconectado con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas.

1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Asistencia en la identificación y firma electrónica (Art. 12 y 13)

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, en su artículo 12 prevé un doble nivel de asistencia:
Asistencia general en el uso de medios electrónicos
Debe entenderse como apoyo e información por parte del funcionario. En particular, en lo referente a la identificación y firma electrónica, medios existentes para ello y forma de utilización.
Asistencia específica en el uso de medios electrónicos
Si alguno de los interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público (funcionario habilitado), mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello.  En este caso será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

Veamos a continuación un formulario tipo de consentimiento para identificación y autenticación por funcionar público:

Consentimiento expreso del ciudadano para su identificación y autenticación por funcionario público habilitado
Consentimiento expreso
Las Administraciones tienen que disponer de un Registro de funcionarios habilitados, que pueden asistir al interesado en la identificación o firma electrónica y la presentación de solicitudes correspondientes a un procedimiento.

En este registro o sistema equivalente, al menos, deben constar los funcionarios que prestan servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Artículo 12. Asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados.

1. Las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen.

2. Las Administraciones Públicas asistirán en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

Asimismo, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

3. La Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales mantendrán actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la identificación o firma regulada en este artículo. Estos registros o sistemas deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de las citadas habilitaciones.

En este registro o sistema equivalente, al menos, constarán los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Artículo 13. Derechos de las personas en sus relaciones con las Administraciones Públicas.

Quienes de conformidad con el artículo 3, tienen capacidad de obrar ante las Administraciones Públicas, son titulares, en sus relaciones con ellas, de los siguientes derechos:

a) A comunicarse con las Administraciones Públicas a través de un Punto de Acceso General electrónico de la Administración.

b) A ser asistidos en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas.

Asistencia específica: identificación o firma a través de funcionario habilitado
Las oficinas de asistencia en materia de registros son uno de los lugares en los que el interesado puede ser asistido por un funcionario habilitado para la identificación y firma electrónica, y presentación de solicitudes a través de un registro electrónico, para lo que éste deberá disponer de un sistema de firma electrónica admitido por el órgano u organismo público destinatario de la actuación.

El Registro de Funcionarios Habilitados recoge a los funcionarios que pueden ser habilitados para expedir copias auténticas, y firmar y presentar electrónicamente solicitudes, en nombre del interesado. Los funcionarios habilitados son (al menos) funcionarios de las oficinas de asistencia en materia de registro que, en base al sistema de firma que dispongan, ayudarán a los interesados en la identificación y firma electrónica de los documentos que demanden, así como en la presentación electrónica de solicitudes dirigidas a un registro electrónico de la Administración.

Asistencia general en el uso de medios electrónicos
Para la asistencia general en el uso de medios electrónicos y en especial la identificación y firma electrónica, el apoyo e información por parte del funcionario se puede realizar a través de los distintos canales existentes:
OAMR
Presenciales en las oficinas de asistencia en materia de registro
Sedes electrónicas
Internet en las sedes electrónicas correspondientes y Punto de acceso general electrónico: administración.gob.es
Atención telefónica
Sistemas de atención telefónica, como el teléfono 060
Sistema Cl@ve
Sistema cl@ve que está orientado a unificar y simplificar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, permitiendo que estos puedan identificarse ante la Administración mediante claves concertadas (usuario y PIN o usuario más contraseña), sin tener que recordar claves diferentes para acceder a los distintos servicios.

Asistencia general en el uso de medios electrónicos

Cl@ve es una plataforma común para la identificación, autenticación y firma electrónica, que evita a las Administraciones Públicas tener que implementar y gestionar sus propios sistemas de identificación y firma, y a los interesados tener que utilizar métodos de identificación diferentes para relacionarse electrónicamente con la Administración.

Asistencia general en el uso de medios electrónicos  - 2

Cl@ve utiliza sistemas de identificación basados en claves concertadas (ej., sistemas de usuario y contraseña) y certificados electrónicos (incluyendo el DNI-e). En lo que respecta a las claves concertadas, Cl@ve admite dos posibilidades de uso:

Cl@ve ocasional (Cl@ve PIN)
Sistema de clave de un solo uso recibida a través de un SMS. Está orientado a usuarios que acceden esporádicamente a los servicios.

Asistencia general en el uso de medios electrónicos  - 3

Cl@ve permanente
Sistema de contraseña de validez duradera en el tiempo, pero no ilimitada, orientado a usuarios habituales. Se corresponde con el sistema de acceso mediante usuario y contraseña, reforzado con claves de un solo uso por SMS. Este sistema será además el que permitirá el acceso al interesado a la firma en la nube (Cl@ve firma).

Asistencia general en el uso de medios electrónicos  - 4

Introducción a la plataforma Clave de Identidad electrónica
Para poder utilizar las claves concertadas y los servicios de firma, los interesados deben registrarse previamente en el sistema, aportando los datos de carácter personal necesarios.  Este registro puede hacerse de manera telemática o presencial en las oficinas de registro Cl@ve.
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Practicar notificaciones electrónicas en comparecencias espontáneas (Art. 41)

Las oficinas de asistencia en materia de registros podrán practicar notificaciones de forma electrónica, cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en la oficina y soliciten la comunicación o notificación personal en ese momento.

Notificaciones electrónicas (Art. 41)

Notific@ es el servicio compartido de gestión de notificaciones para todas las Administraciones Públicas, recibe desde los organismos emisores las notificaciones o comunicaciones y las pone a disposición de los destinatarios en la Carpeta Ciudadana para que puedan comparecer electrónicamente en su sede.

Notificaciones (Art. 41)

Posteriormente, en función de diversas condiciones, se distribuyen a los interesados a través de su Dirección Electrónica Habilitada (DEH) y, en último término en soporte papel. La DEH constituye un buzón seguro en el que los interesados pueden recibir las comunicaciones y notificaciones administrativas.

Las oficinas de asistencia en materia de registros pueden realizar notificaciones utilizando la plataforma Notific@ si el interesado las requiere mediante acto de presencia en dichas oficinas.
Para más información de detalle puede consultar en el Portal de Administración electrónica las guías desarrolladas para este servicio.
Introducción a la plataforma Notifica de Notificaciones electrónicas

Artículo 41. Condiciones generales para la práctica de las notificaciones.

1. Las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía.

No obstante lo anterior, las Administraciones podrán practicar las notificaciones por medios no electrónicos en los siguientes supuestos:

a) Cuando la notificación se realice con ocasión de la comparecencia espontánea del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de registro y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.

b) Cuando para asegurar la eficacia de la actuación administrativa resulte necesario practicar la notificación por entrega directa de un empleado público de la Administración notificante.

...

6. Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las Administraciones Públicas enviarán un aviso al dispositivo electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado que éste haya comunicado, informándole de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo correspondiente o en la dirección electrónica habilitada única. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

7. Cuando el interesado fuera notificado por distintos cauces, se tomará como fecha de notificación la de aquélla que se hubiera producido en primer lugar.

Ayuda en las solicitudes de iniciación con los códigos de identificación (art. 66)

Las oficinas de asistencia en materia de registros estarán obligadas a facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige, si el interesado lo desconoce (código DIR3). 
Asimismo, las Administraciones Públicas deberán mantener y actualizar en la sede electrónica correspondiente un listado con los códigos de identificación DIR3 vigentes. También las oficinas deben emitir el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados, si estos lo exigen.

Ayuda en la iniciación (art. 66) - 2

Y además, se deben poner a disposición de los interesados en las oficinas de asistencia en materia de registros de las Administraciones Públicas los modelos y sistemas de presentación masiva que permitan a los interesados presentar simultáneamente varias solicitudes.

Ayuda en la iniciación (art. 66) - 2

DIR3 es el inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas / organismos públicos, sus oficinas asociadas, unidades de gestión económica - presupuestaria, y entidades colaboradoras, facilitando el mantenimiento distribuido y corresponsable de la información.

Ayuda en la iniciación (art. 66) - 3

Para asistir al ciudadano en la información que precise en relación con el código del directorio DIR3 del organismo u organismos públicos con los que se quiere relacionar, se podrá acceder a dicha información bien en la sede electrónica correspondiente bien en el Punto de acceso general electrónico,  y eligiendo, a continuación, el departamento o la unidad/organismo correspondiente.
Directorio DIR3 acceso y buscador

Artículo 66. Solicitudes de iniciación.

1. Las solicitudes que se formulen deberán contener:

  1. Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente.
  2. Identificación del medio electrónico, o en su defecto, lugar físico en que desea que se practique la notificación. Adicionalmente, los interesados podrán aportar su dirección de correo electrónico y/o dispositivo electrónico con el fin de que las Administraciones Públicas les avisen del envío o puesta a disposición de la notificación.
  3. Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.
  4. Lugar y fecha.
  5. Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.
  6. Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige y su correspondiente código de identificación.

Las oficinas de asistencia en materia de registros estarán obligadas a facilitar a los interesados el código de identificación si el interesado lo desconoce. Asimismo, las Administraciones Públicas deberán mantener y actualizar en la sede electrónica correspondiente un listado con los códigos de identificación vigentes.

2. Cuando las pretensiones correspondientes a una pluralidad de personas tengan un contenido y fundamento idéntico o sustancialmente similar, podrán ser formuladas en una única solicitud, salvo que las normas reguladoras de los procedimientos específicos dispongan otra cosa.

3. De las solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados electrónicamente o en las oficinas de asistencia en materia de registros de la Administración, podrán éstos exigir el correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación.

...

Otorgar apoderamientos (Art. 6)

Los interesados podrán otorgar apoderamientos mediante comparecencia personal en la oficina de asistencia en materia de registros. También se puede otorgar mediante comparecencia electrónica en sede electrónica, a través de los sistemas de firma electrónica previstos en la Ley.

Otorgar apoderamientos (Art. 6) - 2

Un apoderamiento es una habilitación que los ciudadanos pueden otorgar a terceros para actuar en su nombre en determinados trámites o actuaciones por medios electrónicos ante la Administración General del Estado y/o sus organismos públicos vinculados o dependientes.

El Registro Electrónico de Apoderamiento (REA) es un registro electrónico de representación y apoderamientos, a través del cual los interesados podrán apoderar a una persona física o jurídica para actuar en su nombre en las relaciones con las Administraciones Públicas. El registro permite hacer constar y gestionar las representaciones que los interesados otorguen a terceros, para que éstos puedan actuar en su nombre en los procedimientos administrativos otorgados, de forma electrónica o presencial.

Apoderamiento (Art. 6)

El REA puede hacer un apoderamiento tanto de forma presencial como electrónica. El interesado puede otorgar poderes, consultar sus apoderamientos, revocarlos o modificar la vigencia de éstos. El apoderado puede consultar sus apoderamientos, renunciar a alguno, y confirmarlos para trámites que lo requieran.

La gestión del REA se realiza mediante el sistema @podera que entre otras funciones permite a la Administración facilitar el bastanteo de poderes, consultar en línea el estado de un poder notarial, pues la documentación está digitalizada en el sistema, el estado de un administrador de una sociedad, obtener copia simple del poder y sus modificaciones, y ser avisado en el caso de que un poder o administrador modifique su estado (revocación parcial o total).

El sistema REA permite al usuario: 

Seleccionar trámite(s)
Seleccionar el trámite o trámites que desea apoderar.
Incluir la información 
Aportar los datos de la persona física o representante de la empresa a la que se desea apoderar, indicando además la vigencia del apoderamiento.
Firma electrónica
Firmar mediante firma electrónica el formulario de apoderamiento.
Los funcionarios de las oficinas de atención en materia de registros pueden asistir en otorgar el apoderamiento mediante la comparecencia personal de ciudadanos y entidades, para lo cual utilizarán el sistema que gestiona REA (@podera).
Acceso al Registro electrónico de apoderamientos
En el ámbito de la AGE en tanto no se publique una nueva orden ministerial estará en vigor la orden HAP/1637/2012, de 5 de julio, por la que se regula el Registro Electrónico de Apoderamientos.

Otorgar apoderamientos (Art. 6)

Tipos de poderdantes:

Poderdante persona física
Cuando el poderdante es una persona física, la inscripción de apoderamientos en el Registro podrá llevarse a efecto mediante comparecencia personal del poderdante en las oficinas de atención al ciudadano 060, dependientes del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en las oficinas consulares o en las oficinas dependientes de los organismos adheridos al Registro que estos determinen.
Poderdante persona jurídica
Cuando el poderdante es una persona jurídica o ente sin personalidad, la inscripción de apoderamientos en el Registro podrá llevarse a efecto mediante uno de estos procedimientos por comparecencia personal del representante legal de la entidad, en las oficinas de atención al ciudadano 060, dependientes del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en las oficinas consulares o en las oficinas dependientes de los organismos adheridos al Registro que éstos determinen.

Artículo 6. Registros electrónicos de apoderamientos.

1. La Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos, en el que deberán inscribirse, al menos, los de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo a favor de representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Públicas. También deberá constar el bastanteo realizado del poder.

En el ámbito estatal, este registro será el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado.

Los registros generales de apoderamientos no impedirán la existencia de registros particulares en cada Organismo donde se inscriban los poderes otorgados para la realización de trámites específicos en el mismo. Cada Organismo podrá disponer de su propio registro electrónico de apoderamientos.

2. Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos pertenecientes a todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables entre sí, de modo que se garantice su interconexión, compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se incorporen a los mismos.

Los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos permitirán comprobar válidamente la representación de quienes actúen ante las Administraciones Públicas en nombre de un tercero, mediante la consulta a otros registros administrativos similares, al registro mercantil, de la propiedad, y a los protocolos notariales.

..

5. El apoderamiento «apud acta» se otorgará mediante comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica haciendo uso de los sistemas de firma electrónica previstos en esta Ley, o bien mediante comparecencia personal en las oficinas de asistencia en materia de registros.

6. Los poderes inscritos en el registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción. En todo caso, en cualquier momento antes de la finalización de dicho plazo el poderdante podrá revocar o prorrogar el poder. Las prórrogas otorgadas por el poderdante al registro tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

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Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Oficinas de Asistencia en Materia de Registro en la Ley 39/2015.

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