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Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Interconexión de Registros entre Administraciones Públicas. REC, SIR, GEISER

Las recomendaciones que se presentan son de carácter general para todos los usuarios del Sistema de Interconexión de Registros (SIR) a través de cualquiera de las aplicaciones de registro integradas en dicha plataforma, ya sea en las OAMR (Oficinas de Asistencia en Materia de Registros) o en las en Unidades tramitación como ocurre por ejemplo en el caso del servicio compartido de registro GEISER (Gestión Integrada de Servicios de Registro).

Son recomendaciones en el contexto de operar con la flexibilidad necesaria que asegure la gestión más eficaz al servicio del ciudadano.

Asistencia específica: identificación o firma a través de funcionario habilitado - 2

La validez jurídica del proceso de digitalización y envío de los documentos está garantizada porque se hace con el formato y la estructura de datos que exige la normativa vigente.

Todos los documentos, sean copia u original, digitalizados en las oficinas de asistencia en materia de registros, conforme a lo señalado en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, tendrán la consideración de imagen codificada, fiel e íntegra del documento presentado y tendrán la misma validez para su tramitación por parte de las unidades que los documentos aportados en soporte papel.

Entre las funciones en materia de registro asignadas por la Ley 39/2015 a las oficinas de asistencia en materia de registros están las de digitalización, copias auténticas y registro:

Digitalización y anotación en Registro
La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o sean recibidos en la Oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el Registro Electrónico General o Registro electrónico de cada Organismo según corresponda.
Expedición de copias auténticas
La expedición de copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados, que se digitalice y registre y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
Envío de documentación
El envío de la documentación procedente de las unidades de tramitación y remisión a éstas de la recibida para ellas.
Gracias al sistema de interconexión de registros (SIR), cuando un ciudadano o un órgano administrativo presenta cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigida a otro órgano, organismo público o Administración Pública, y lo haga en una de las OAMR que esté integrada en SIR, dicha documentación se podrá enviar en formato electrónico a cualquier otra Oficina de Registro que también esté integrada, independientemente de su ubicación geográfica.

Definiciones a tener en cuenta:

Unidad de Tramitación Origen
 Unidad administrativa u órgano de una Administración Pública que desee dirigir  solicitud, escrito o comunicación a cualquier otro órgano o Administración Pública.
Oficina de asistencia en materia de registro Origen y Oficina de asistencia en materia de registro Destino. 
Órganos que se encargan de inscribir los asientos de entrada y de salida correspondientes de los documentos en el Registro oficial de la organización a la que pertenece. A efectos de esta Guía se les denominará Oficina de Registro Origen y Oficina de Registro Destino.
Unidad de Tramitación Destino
Unidad administrativa u órgano de una Administración Pública a la que se dirige cualquier solicitud, escrito o comunicación desde cualquier otro órgano o Administración Pública.
El personal de las oficinas de asistencia en materia de registro son los responsables de la correcta transformación de la documentación en soporte papel a soporte electrónico (digitalización) y del envío correcto de la documentación electrónica a través de las aplicaciones correspondientes.

Actuaciones que se deben realizar en relación con la documentación

El ciudadano puede presentar la documentación ante la OAMR Origen. En este caso, el personal debe realizar distintas comprobaciones y actuaciones con carácter previo a la inscripción de cada asiento y envío del registro correspondiente. La oficina de registro origen tiene la obligación de admitir cualquier escrito, solicitud o comunicación que se presente siempre que vaya dirigido a un órgano de una Administración Pública.

Si alguno de los sujetos obligados a la relación electrónica (artículo 14 Ley 39/2015) presentase una solicitud presencialmente, se le advertirá que la ley señala que se les requerirá para que la subsanen a través de su presentación electrónica (art. 68.4 LPA) siempre que el organismo destino esté conectado en el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), y se considerará como fecha de presentación de la solicitud aquella en que haya sido realizada la subsanación, de modo que la solicitud presencial produce efectos desde la subsanación y no desde la de su presentación presencial (artículo 68.4 LPA).

Asistencia específica: identificación o firma a través de funcionario habilitado - 3

Adicionalmente, una vez realizado el envío por SIR, como regla general, los documentos en papel se devuelven al interesado inmediatamente tras su digitalización, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados, en cuyo caso se remitirán al órgano competente de tramitación.

Una vez comprobado que la documentación puede enviarse en formato electrónico a través de SIR, el personal de la Oficina de Registro Origen preparará dicha documentación para su digitalización, asegurando en todo momento la gestión más eficaz para el propósito del ciudadano:

1. Preparar la documentación

Si la documentación es presentada en formato PAPEL:

El personal de la Oficina de Registro Origen preparará la documentación previamente a su escaneo, eliminando grapas, clips, “gusanillo”, encuadernado o cualquier otro medio que imposibilite la mecanización del escaneo. En caso de que se trate de documentos encuadernados, se podrá utilizar la cizalla previo consentimiento expreso del ciudadano, que en su caso podrá ser por escrito, y condicionado a que la información no se vea alterada.

Si se considera preciso, ya sea porque ello lleve menos tiempo, porque la encuadernación sea difícil de retirar, o porque las hojas que se obtengan sean más fáciles de escanear, podrá fotocopiarse la documentación. 

Si los documentos tienen formatos no estándares (tarjetas, post-it, papel cebolla, cuartillas, etc.):

  1. Si el escáner dispone de portadores específicos para introducir estos documentos (plantillas de plástico), se insertarán y escanearán los documentos.
  2. En caso contrario, se recomienda realizar fotocopias en A4 de cada documento.

En conclusión, en caso de que se trate de documentos cuyo tamaño, forma o encuadernación imposibilite la digitalización directa, se podrán realizar fotocopias previamente a su escaneo.

En caso de que la documentación sea presentada en papel y en sobre cerrado, por ejemplo como consecuencia de un concurso, se procederá a su envío en formato papel y en sobre cerrado.

Si la documentación es presentada en formato ELECTRÓNICO:

Si el ciudadano pretende realizar la presentación de documentación en formato electrónico se le informará de que podrá presentar dicha documentación directamente en la sede electrónica correspondiente si existe un procedimiento electrónico para ese trámite o en el Registro Electrónico (rec.redsara.es). En el supuesto de que se presentara en la Oficina de Registro Origen con dicha documentación almacenada en un soporte digital (CD, cintas, memorias flash, USB, etc.), el personal de la Oficina de Registro Origen recogerá el soporte digital aportado por el ciudadano, y por motivos de seguridad, procederá a su envío en sobre cerrado.

De acuerdo con el artículo 16.5 de la Ley 39/2015, si una norma determina la obligatoriedad de presentar documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización, como un PEN Drive, éste tendrá que ser aceptado en la OAMR.

2. Agrupar la documentación

Si la documentación es presentada en formato PAPEL:​​​

Una vez que se han eliminado todos aquellos elementos que impidan la digitalización directa de la documentación, el personal de la Oficina de Registro Origen procederá a digitalizar cada uno de los documentos presentados de forma individual, sin agruparlos, con el fin de facilitar su tramitación en el destino. Es posible hacer fotocopias de los documentos con el objetivo de permitir su escaneo. A los efectos de la utilización de SIR, esta fotocopia debe considerarse como si fuese el documento presentado por el ciudadano.

Ejemplo: Si el ciudadano ha presentado un original de un contrato, que por su volumen viene encuadernado, puedes hacer fotocopias y escanearlas para su envío como original del documento privado.

Para cada uno de los documentos digitalizados, se señalará en la aplicación de registro su validez:

  1. Original (cuando es un documento administrativo, privado o no administrativo que se adjunta a un registro de salida)
  2. Copia electrónica auténtica ( documentos originales presentados por el interesado que son digitalizados por el personal de la OAMR)
  3. Copia (documentos no originales presentados por el interesado que son digitalizados por el personal de la OAMR).

En ningún caso recae en el personal de la Oficina de Registro Origen la competencia para decidir si la copia electrónica generada es válida para el procedimiento al que va dirigida.

Si la documentación es presentada en formato ELECTRÓNICO:

Si la documentación en formato electrónico para su envío a través de SIR es aportada a una Oficina de Registro Origen desde una Unidad de Tramitación Origen (asiento de salida), como puede darse en aplicaciones como GEISER, esta última será la responsable de anexar los documentos electrónicos que serán aquellos documentos públicos administrativos que hayan sido creados y firmados digitalmente por órgano competente. En la aplicación de registro se señalará su validez como ORIGINALES.

3. Digitalizar la documentación

El personal del registro deberá elegir entre las opciones “blanco y negro” o “color” en función de la naturaleza del documento, prestando especial atención a la presencia de logotipos, subrayados, sellos de tinta, códigos de colores, etc. que existieran en el documento. En caso de que la información a color del documento no genere efectos jurídicos, podrá escanearse la documentación en blanco y negro. En caso de duda sobre la naturaleza de la información a color del documento, se recomienda el escaneo a color.

La digitalización se realizará preferentemente con una resolución de 200 ppp y en formato de salida pdf, aunque puede admitirse cualquier formato incluido en la Norma Técnica de Interoperabilidad del Catálogo de Estándares (Cadena: Accesibilidad multicanal, integrada y segura. Categoría: Formatos ficheros - Imagen y/o texto), a excepción de algunos formatos susceptibles de contener archivos con virus o formatos no permitidos como por ejemplo:.zip, .rar

En el caso de que la imagen digital resultante no sea óptima, podrá ajustarse para su mayor legibilidad (contraste, reorientación, eliminación de bordes, etc.) utilizándose el software disponible.

Una vez escaneado, el personal de la Oficina de Registro Origen comprobará que:

  1. El número de páginas resultante en el fichero coincide con el número de páginas presentadas por el ciudadano.
  2. La resolución es adecuada y la imagen es legible y fiel al documento en papel.

Esta comprobación es similar a la que se venía realizando en papel para el proceso de compulsa. Cuando los documentos presentados estén en mal estado y no sea posible realizar una imagen digitalizada legible, se enviarán en papel a la Oficina de Registro Destino.

4. Separar la documentación por anexos

Actualmente los límites establecidos para cada anotación registral son: 5 documentos anexos con un máximo de 10 MB cada uno, no pudiendo superar los 15 MB en conjunto. 

Una vez digitalizada toda la documentación, el personal de la Oficina de Registro Origen conocerá:

  • el tamaño en MB de la documentación a anexar
  • el límite de documentación que se puede incluir por registro

De este modo, si la documentación presentada supera los límites antes mencionados, el personal agrupará la documentación en varios registros sucesivos. Deberá anotar entonces en el campo ASUNTO que se trata de un PARCIAL Y DE  X, donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto.

Si por ejemplo tuviera que realizar el envío mediante dos registros sucesivos:
- En el primer registro añadirá al ASUNTO la etiqueta PARCIAL 1 DE 2.
- En el segundo registro añadirá al ASUNTO la etiqueta PARCIAL 2 DE 2.

Asimismo,  se indicará en la aplicación "REGISTRO CONTINUACIÓN DEL ANTERIOR" así como el número del primero de los sucesivos registros para una identificación más fácil. Estas acciones permitirán que el personal de la Oficina de Registro Destino identifique fácilmente si la documentación se envía en uno o varios registros.

 

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