Knowledge Ofimática MS Office 2016
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Gestión del Correo Electrónico con Outlook 2016

Si somos el único usuario que va a utilizar el programa Outlook, y no nos preocupa tener "mezclada" aunque organizada según veremos más adelante, la información incluso de varias cuentas de correo ya sean personales o profesionales, no será preciso definir perfil de usuario alguno porque cada vez que ejecutemos Outlook, accederemos a nuestras informaciones teniendo en cuenta que podemos tener configuradas en Outlook varias cuentas de correo, una como empleado, otra como responsable de área, otra particular quizás si nos lo permiten...

En el caso de desear tener separadas las informaciones de diferentes cuentas de correo o más allá, de usuarios distintos que comparten el mismo ordenador e inician sesión de Windows bajo diferentes usuarios y hacen uso del único programa Outlook instalado en el equipo, será aconsejable tener definidos perfiles de usuario para el correo.

Lo primero que debemos hacer en el caso de que estemos trabajando varias personas (varios usuarios) con Outlook o bien nosotros mismos pero con varias cuentas de correo configuradas para usos y fines diferentes (por ejemplo una para el trabajo llamada contable@miempresa.com y otra de carácter privado a nivel personal de ocio llamada luisgg@gmail.com), es crear y definir los usuarios de Outlook. ¿Desde dónde y como se definen los usuarios de correo o lo que es lo mismo los perfiles de usuario? Un perfil no se define desde el programa Outlook, sino desde Windows.

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Entraremos en Menú de inicio - Panel de control - Cuentas de usuario - Mail (Microsoft Outlook 2016).

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Desde el panel que aparece se permite actuar sobre 3 vertientes del programa:

  1. Definir Cuentas de correo electrónico (esto lo haremos desde el propio programa Outlook).
  2. Especificar tipos y ubicaciones para los Archivos de datos que utiliza Outlook.
  3. Mostrar perfiles de trabajo, nos da acceso al panel desde donde podremos agregar perfiles, ver las propiedades, duplicar o copiar, eliminar, así como establecer un determinado perfil como predeterminado con lo cual no nos solicitará el perfil deseado cada vez que abramos Outlook...

Inicialmente tenemos un perfil llamado Outlook.

El panel de perfiles para correo tras crear dos perfiles es el siguiente:

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Se crea un nuevo perfil de usuario mediante el botón Agregar:

Cuando tras definir perfiles de usuario se ejecuta Outlook entrando bajo un perfil nuevo, si no tenemos configurada ninguna cuenta de correo, Outlook solicita configurar una cuenta de correo. 

Concepto: configurar cuentas de correo

A lo largo de este apartado hemos hablado de configurar cuentas... Pero, ¿qué es configurar una cuenta de correo o tener una cuenta configurada?
Para aprender a configurar una cuenta de correo en Outlook estudiaremos cómo se realiza el proceso, paso a paso, en otra unidad del curso. Pero vamos a adelantar ahora algunas ideas al respecto ya que ha aparecido el concepto de configuración...

Recordemos que el programa Outlook, es el que nos va a permitir entre otras opciones, gestionar nuestros correos electrónicos.

Una cuenta de correo, por describirlo de manera sencilla, es una carpeta situada en otro ordenador (denominado Servidor de correo) que no es el nuestro y que se encuentra incluso fuera de las instalaciones de nuestra empresa en muchos casos, incluso fuera de nuestra ciudad e incluso en otro país... El símil sería compararlo con un buzón de apartado de correos situado en una oficina de correos de una ciudad.

Lógicamente, para poder acceder a esa carpeta (o cuenta de correo) remota, necesitaremos una serie de datos de acceso tales como nombre técnico del ordenador en donde tenemos esa cuenta, nombre de la cuenta, nombre de usuario y contraseñas fundamentalmente, es decir, un ramillete de datos técnicos sin los cuales no podremos tener acceso a nuestra cuenta de correo.

Pues bien, Outlook, inicialmente es un programa, en lo relativo al correo, "tonto" bajo el punto de vista de que es incapaz de conectarse con ninguna cuenta de correo por él mismo y sin esos datos que la identifican inequívocamente. Lo que tendremos que hacer con ese grupo de datos técnicos que definen nuestra cuenta de correo en la mano, es introducirlos en Outlook para que este programa pueda acceder como cliente a la cuenta de correo que se encuentra en ese otro equipo informático denominado servidor.

Introducir esos datos en Outlook es el proceso denominado: configurar una cuenta de correo. En las últimas versiones de Outlook, con solo introducir una dirección de correo en un panel, Outlook la puede llegar a configurar de forma automática, aunque conocer el mecanismo bajo el cual funcionan los correos y saber configurar manualmente una cuenta de correo es algo muy interesante.

Para más seguridad...

Como medida de seguridad para el acceso a la información contenida en Outlook, se recomienda definir usuarios en Windows (al margen de los perfiles de correo) así como establecer una contraseña para el inicio de cada sesión Windows.
Al margen de todo esto, en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), las sesiones de Windows deben estar protegidas mediante contraseñas. Bloquear el ordenador al abandonarlo aunque sea por unos minutos, es un hábito recomendado.
Se recomienda para este curso, por ejemplo crear un perfil de Outlook llamado Alumno (o Alumna).
Una interesante acción de cara a comprender bien el cómo funciona Outlook y en estas primeras etapas el funcionamiento del correo, es definir dos usuarios, por ejemplo un usuario A y un usuario B. De este modo cuando entremos a Outlook como el usuario A y configuremos una cuenta de correo para ese usuario, podremos enviar correos a otra cuenta de correo -sería recomendable tener 2 cuentas al menos para trabajar de esta manera- a la cual accederemos entrando como el perfil de usuario B. Bajo este usuario B configuraremos otra cuenta de correo...
Así podremos estudiar envíos, recepciones, respuestas y reacciones en general del programa de una manera mucho más entendible, pudiéndonos situar tanto del lado del emisor como del lado del receptor -para simular la gestión de correos-.

Aplicación en situación real de trabajo:

La empresa u organismo para el que trabajamos nos comunica y transmite la consigna sobre la necesidad de mantenernos permanente y constantemente comunicados mediante el correo electrónico, tanto con clientes, proveedores y personal externo como con compañeros de la propia empresa. Cualquier asunto de trabajo deberá ser transmitido al compañero pertinente vía e-mail (aunque se encuentre trabajando en una mesa anexa a la nuestra). De ese modo quedará constancia en Outlook de qué hemos comunicado a quién y en qué fecha y hora. Nada de transmitir consignas de trabajo en pasillos o verbalmente...  
Definir perfiles de usuario
 

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Gestión del Correo Electrónico con Outlook 2016.

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