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Relaciones entre hojas de cálculo en LibreOffice Calc

El hecho de emplear varias hojas de cálculo dentro de un archivo de LibreOffice Calc no limita el acceso a los datos de una de una de las hojas desde otra, ya que es posible vincular y relacionar datos entre las distintas hojas de un archivo.

También es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos documentos o archivos de hoja de cálculo, si bien este aspecto se debe evitar, siendo recomendable insertar las hojas de cálculo en el mismo archivo.

Relacionar diferentes hojas del mismo archivo

Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo archivo es tan simple como la de anteponer el nombre de la hoja seguido del signo '.' (un punto) antes de la dirección de la celda.

Cuando nos referimos a la celda B10, nos estamos siempre refiriendo a la celda B10 de la hoja actual de trabajo, en la que estamos, en la que tiene esa fórmula desde la cual se refiere a la celda (en este caso B10).

Sin embargo si queremos aludir a la celda B10 pero de otra hoja (bajo otra solapa), antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja. Así pues, si la celda que deseamos referenciar es la B10 de la hoja llamada Ingresos, la referencia sería: Ingresos.B10.

Cuando hemos construido fórmulas y queríamos crearla (la fórmula) señalando las diferentes celdas que intervenían en ella, bastaba con hacer clic en las celdas. Ahora todo se mantiene, solo que si la celda a reflejar está en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.

Se han introducido los datos correspondientes al año 2018 en una hoja de cálculo y los del año 2019 en otra, tal y como muestran las siguientes imágenes.

Descárgate el archivo ejemplo desde aquí para seguir el ejercicio mientras lees el contenido.

Para obtener en la tercera hoja del libro los resultados correspondientes a la suma de los años 2018 y 2019 los pasos a seguir son:

1

Hacer clic sobre la solapa de la hoja Totales y situarse en la celda B4.

2

Introducir el signo =, y clicar sobre la solapa de Hoja1.

3

Situarse en la celda B4, esta quedará resaltada y su dirección se situará en la barra de fórmulas. Observar que delante de la dirección de la celda se presenta el nombre de la hoja precedido por el dólar, y seguido del punto.

4

Introducir el signo +, este aparece en la barra de fórmulas.

5

Hacer clic sobre la solapa de la Hoja2 y clicar en la celda B4. Verás como añade la referencia en la barra de fórmulas.

6

Pulsar la tecla Intro, para finalizar la fórmula.

7

En la celda B4 de la hoja Totales se presentará la suma de los ingresos del primer trimestre de los años 2018 y 2019. En este caso, se puede copiar la fórmula hacia abajo y hacia la derecha rellenándose automáticamente la tabla de la hoja Totales, tal y como muestra la siguiente imagen ya que las referencias relativas siguen funcionando con la misma filosofía de trabajo que cuando solo trabajábamos en una hoja.

Situar el cursor en las distintas celdas para observar en la barra de fórmulas la fórmula que contienen.

8

También, como siempre, se puede realizar esta operación sin necesidad de indicar las celdas con el ratón, escribiendo (con mas probabilidad de equivocarse) la dirección completa de las mismas directamente sobre la barra de fórmulas o en la propia celda.

Relacionar hojas de diferentes libros

Existe la posibilidad de hacer referencia a celdas de diferentes archivos de hoja de cálculo, si bien esta operación se desaconseja por el riesgo de que no coexistan, y se haya perdido alguno o esté en otra carpeta. Para hacer referencia a otros archivos, se antepondrá al nombre o dirección de la celda, además del nombre de la hoja, la ruta completa del archivo de hoja de cálculo, es decir, en qué ubicación se encuentra el archivo de LibreOffice Calc que contiene la dirección de la celda. La ruta de localización del archivo comenzará con la expresión "file" (archivo) y le continuará cada una de las carpetas en las que se encuentre el archivo en cuestión, de forma similar a cómo se escribe la ruta de un archivo en el sistema operativo Windows.

A continuación podemos apreciar las partes de una fórmula con referencias externas que utiliza una ruta de acceso y un nombre de archivo de Calc.

='file:///C:/gestión/ventas.ods#Hoja1'.A1

Podemos destacar la existencia de una serie de elementos a tener en cuenta:

Supongamos que, haciendo referencia al ejercicio anterior, tenemos las hojas de Resumen Año 2010 y Resumen Año 2011 en un archivo que vamos a denominar Anuales.ods (si has seguido el ejercicio, guárdalo con ese nombre). En otro archivo de hoja de cálculo nuevo queremos que aparezcan los totales. Los pasos a seguir serán:

  1. Abrir ambos archivos (a través del menú Ventana, podremos alternar entre uno y otro). También desde la barra de tareas de Windows.

  1. Nos situamos en la hoja de cálculo Totales, en la celda B4, e introducimos el signo = para comenzar a escribir la fórmula.
  2. Con el ratón, seleccionamos la ventana de Anuales.ods, y en la Hoja1, clicamos sobre la celda B4.

  1. Introducir el signo +.
  2. Con el ratón, seleccionamos la celda B4 de la Hoja2 del libro Anuales.
  3. Pulsamos la tecla Intro. Tendrás que desplegar la barra de fórmulas para verla entera en el libro de Totales:

  1. Podemos perfectamente en LibreOffice Calc copiar la fórmula introducida al resto de celdas para terminar de diseñar la tabla.

Vincular celdas o rangos

Es posible visualizar el contenido de una celda, o de un rango en otras celdas de otra hoja del mismo libro o de otros libros (archivos externos). Para ello se crea un vínculo entre las celdas, esto es, se iguala el contenido de una celda con el de otra, por lo que al modificar el contenido de las celdas originales automáticamente se modifica el contenido de las celdas vinculadas a las mismas. Están como umbilicadas.

Los pasos a seguir para vincular celdas son:

1

Seleccionar la celda o el rango que contiene la información que se quiere visualizar en otro punto del archivo de hoja de cálculo.

2
Seleccionar la opción Copiar del menú de Editar.
3
Acceder a la hoja correspondiente del archivo en la cual se quiere disponer de la información.
4
Situarse en la celda a partir de la cual, hacia su derecha y hacia abajo, se van a incluir los datos del rango seleccionado y despliega el menú contextual del botón derecho, para seleccionar la opción Pegado especial (También en el menú Editar).

5

Activar la casilla Enlace, que deshabilitará todas las demás, y pulsamos Aceptar.

6

Y este es el resultado:

7

Observar que el contenido de la celda vinculada corresponde a la dirección de la celda original precedida del signo =. Las celdas vinculadas, en la misma hoja o en otra hoja del mismo libro será como referencias del tipo =$Hoja1.$B$4.  En otro libro, además de la referencia externa, estará encerrado entre llaves {}.

{='file:///C:/Users/Pado/Desktop/Anuales.ods'#$Hoja1.B4:D7}

Pegando datos con vinculación, el comportamiento de los datos es que cuando se modifiquen o cambien en su origen, el dato se verá reflejado o cambiado en la celda en la que se pegó el valor de la primera con vínculo. Si cambia allí, cambiará también aquí.

 

También es posible relacionar hojas de libros de Calc con hojas de otras hojas de cálculo como Microsoft Excel

Vincular celdas