Knowledge Ofimática LibreOffice
Esta píldora formativa está extraída del Curso online de LibreOffice: Conceptos Generales

Las plantillas son documentos que se utilizan como documentos modelo (documentos base) a partir de los cuales crear nuevos documentos.

Los valores que se guarden en las plantillas van a determinar las características de los nuevos documentos que se creen a partir de las mismas. Algunos de estos valores suelen ser:

  • Las opciones de Configuración de página: márgenes, tamaño, orientación, etcétera, ajustados al tipo de papel utilizado o la bandeja de impresora.
  • Los textos, gráficos y otros elementos que van a presentar todos los documentos: títulos, textos repetitivos, logotipos, encabezados y pies de página, etcétera, correspondientes a estilos personales o modelos corporativos.
  • Estilos. Se explicarán más adelante en esta unidad.

Crear plantillas

Para crear una plantilla procederemos de la siguiente manera:

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Abrimos un nuevo documento de texto normal y definimos en él todos los elementos comunes que queremos aparezcan en los documentos que creemos a partir de la plantilla. En nuestro ejemplo, hemos cambiado los márgenes de la página y hemos introducido un encabezamiento y pie de página modelo para que aparezca en todos los documentos nuevos que se creen a partir de esta plantilla.

En el menú Archivo - Propiedades, puedes configurar determinadas propiedades generales asociadas al documento actual, de la plantilla que vamos a crear. Por ejemplo, en el apartado Descripción puedes escribir un texto que describa la utilidad de la plantilla. Así, cuando deseemos crear un nuevo documento basado en una plantilla podremos ver la descripción de la utilidad de cada plantilla. En nuestro ejemplo, hemos rellenado los apartados de la solapa Descripción de la siguiente manera:

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Una vez definidas las características generales de formato de la nueva Plantilla, vamos a Menú Archivo - Plantillas - Guardar como Plantilla.

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Aparecerá un cuadro de diálogo donde deberemos, por este orden;
  1. Asignarle un nombre.
  2. Asignarle una categoría.
  3. Establecerla, si procede, como predeterminada.
  4. Pulsar Guardar.

Crear plantillas

4
Si, desde Archivo - Plantillas optamos por Gestionar plantillas, o pulsamos Ctrl + Mayús + N

Crear plantillas - 2

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Nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo

 

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Podemos buscar por texto, tipo de documento (1), categorías (2), gestionar categorías (3), plantillas en línea por internet (4), mover de categoría (5), exportar a carpeta (6) o importar a categoría desde archivo(7).

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Todas las plantillas de LibreOffice Writer se almacenan en una carpeta determinada. Las plantillas que vienen predeterminadas por LibreOffice se almacenan en la carpeta C:\Program Files\LibreOffice\Share\Template\common. Las plantillas creadas por el usuario se almacenan en C:\Users\<Alberto>\AppData\Roaming\LibreOfficeUser\4\user\template. Para ver estas rutas puedes ir a menú Herramientas - Opciones y seleccionar en el panel izquierdo la categoría Rutas.

Si tienes Windows (7, 8 o 10), y cuentas con diferentes cuentas de usuario para acceder al ordenador, la ruta donde se almacenan las plantillas personales que creemos será la siguiente (en un equipo donde tenemos un usuario denominado Alberto):

Abrir documentos basados en una plantilla

Una vez que hemos creado nuestra plantilla, la utilidad práctica que tienen es la posibilidad de poder crear documentos nuevos basados en la plantilla que hemos creado. De esta forma, cuando deseemos crear un nuevo documento, al basarlo en una plantilla determinada, no tendremos que especificar las características de formato del documento puesto que ya las hemos definido al crear la plantilla.

Para comenzar un nuevo documento basado en una plantilla podemos hacerlo de 4 formas:

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Con el inicio rápido de LibreOffice, desde la barra de herramientas de Windows

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Desde el interface principal de LibreOffice, pulsando en plantillas o seleccionando el tipo, se mostrarán en el panel derecho:

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Desde el menú Archivo de Writer, Plantillas y Abrir plantilla:

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Gestionando plantillas, seleccionando una en el cuadro de diálogo y pulsando Abrir.

Asistente de creación de plantillas

No siempre tendremos que diseñar una plantilla partiendo desde cero, sino que Writer incorpora una serie de plantillas que podemos utilizar para confeccionar distintos tipos de documentos basados en dichas plantillas mediante la utilización de Asistentes que nos irán indicando los pasos a seguir para el diseño de una nueva plantilla basada en alguna de dichas plantillas preestablecidas de Writer.

Vamos a diseñar una plantilla personalizada para todos aquellos Fax que enviemos a nuestros clientes. Para ello:

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Accedemos al menú Archivo y seleccionamos la opción Asistentes - Fax. Se iniciará un asistente que nos ayudará a crear nuestra nueva plantilla para enviar faxes.

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Aparecerá una nueva ventana, y sobre ella, el cuadro de diálogo del asistente.

Asistente de creación de plantillas

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El primer paso consiste en seleccionar el tipo de fax que queremos crear (del trabajo o personal). Del tipo que escojamos dependerá el contenido o el diseño de la página. Podremos previsualizarlo en la ventana, tras el cuadro de diálogo. Pulsamos en Siguiente.

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En el segundo paso podemos determinar los elementos a incluir; precedidos por la casilla que, punteda, dejará activo, y distintas opciones para mensaje, saludo o despedida.

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En el tercer paso podremos definir el remitente, usando bases de datos o tecleandolo manualmente.

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Si activamos la casilla de Pie en el segundo paso, en este cuarto paso lo podremos definir.

Asistente de creación de plantillas - 2

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Por último, debemos asignarle un nombre, y, si lo deseamos, especificar una ubicación diferente de la establecida por defecto, pulsando en el botón Asistente de creación de plantillas - 3.

Determinamos si ya está lista para su uso o si hay que hacer algún retoque, y pulsamos en Finalizar.

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Tanto si ya está lista para su uso, como si hay que hacer algún retoque, habrá que guardar el archivo con un nombre (la extensión OTT corresponde a plantillas de LibreOffice):

Asistente de creación de plantillas - 4

Modificar manualmente esta plantilla

Si hemos seleccionado la opción modificar manualmente esta plantilla, al pulsar en Finalizar se abrirá la plantilla para que realicemos algún cambio en la misma. Observa como en la barra de título de la pantalla de Writer aparece el nombre de la plantilla con la extensión propia de las plantillas.

Las plantillas definidas por el usuario se guardan por defecto, siempre que no hayamos especificado ninguna carpeta concreta, en el área o categoría de Plantillas de Archivo. Esto es importante a la hora de poder modificar o editar la plantilla que hemos diseñado tal y como se explica a continuación.

Modificar plantillas

Siempre que diseñamos una plantilla, posteriormente podemos tener la posibilidad de editar o modificar la plantilla. Para modificar una plantilla existente (aunque no sea nuestra) haremos uso del gestor de plantillas, accediendo como sabemos o pulsando Ctrl + Mayús + N:

Modificar plantillas

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En el cuadro de diálogo localizamos la plantilla a modificar (en la imagen, la plantilla predeterminada que, por defecto, tiene definida Writer). Pulsamos con el botón derecho del ratón y se desplegará el menú contextual, donde podremos optar por editarla. Si optásemos por Abrir, abriría un nuevo documento, (Sin título X), pero habiendo usado la plantilla abierta. Abrir la plantilla predeterminada sería, simplemente, como abrir nuevo archivo.

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Las plantillas que trae LibreOffice son archivos protegidos por el sistema, de solo lectura, (aunque, con herramientas del sistema operativo podría modificarse tal circunstancia) pero no es recomentable hacerlo. En estos casos podríamos abrirlo de solo lectura (para copiar elementos en otro sitio, por ejemplo) o bien abrir una copia de ese archivo para poder editarla (y guardarla con otro nombre).

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Una vez hayamos accedido a la plantilla, la editaremos como un documento normal:

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Después de realizar las modificaciones oportunas, con pulsar Guardar, en la barra de herramientas estándar o desde el menú Archivo, ya estará modificada la plantilla. Podríamos cerrar la ventana pulsando en Modificar plantillas - 2, y no saldrá el mensaje de "Guardar cambios" porque ya está guardado.

 

1
Creación de una Plantilla a partir de un documento y cómo utilizarla después para la confección de otro documento
2
Otro ejemplo práctico del uso de Plantillas en Writer
 

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de LibreOffice: Conceptos Generales.

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