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Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Expediente Electrónico. La gestión electrónica en la Administración según la Ley 39/2015

El ciclo de vida del expediente electrónico (ley 39/2015)

El ciclo de vida del expediente electrónico se define en tres fases: "Apertura", "Tramitación" y "Conservación y selección".

Dentro de este ciclo, la formación del expediente, entendida como el proceso mediante el cual se crea el expediente y su índice y se produce la incorporación ordenada y sucesiva de documentos, tiene lugar a lo largo de las fases de "Apertura" y "Tramitación".

Concluida la tramitación, el expediente se cierra y pasa a "Conservación y selección" para, según corresponda, su archivado o destrucción.

Ciclo de vida del expediente electrónico
Ciclo de vida del expediente electrónico. Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad del expediente electrónico.
Las fases del ciclo de vida del expediente electrónico se desarrollan como un ciclo continuo, por lo que los procesos de gestión de documentos y expedientes podrán renovarse en función de las necesidades que se produzcan a lo largo del ciclo de vida.

 ​​​​​Fase de apertura 

La fase de apertura o creación del expediente electrónico conlleva la realización de las siguientes acciones:

Creación del objeto administrativo digital "expediente"
Que comprenderá el índice electrónico y los documentos electrónicos que vayan siendo incorporados al expediente de acuerdo con el procedimiento correspondiente.
Creación del índice electrónico
Según la implementación o el patrón que corresponda en función del tipo de expediente o procedimiento administrativo del que se trate.
Inclusión en el índice de las referencias de cada uno de los documentos
Disponibles en el momento de la apertura, a los que se irán sumando otros de acuerdo con su progresiva captura en el sistema de gestión de documentos y su incorporación al expediente, en su caso, hasta completar lo establecido en el patrón correspondiente.
Asignación de metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico
En esta fase, se asignan los metadatos mínimos obligatorios que deben registrarse en el momento de la creación del expediente electrónico y que estarán presentes en cualquier proceso de intercambio.
 El índice electrónico siempre debe contener la identificación de los documentos electrónicos que conforman el expediente.

Fase de tramitación

En esta fase se realizan las actuaciones administrativas relacionadas con el expediente.

Inclusión de nuevos documentos
Se refleja a través de la inclusión de sus correspondientes referencias en el índice electrónico.
En caso de utilización de patrones, la inclusión de los documentos se realizaría de acuerdo con lo establecido en el patrón correspondiente.
Cambios de estado o de características particulares
Cambios del expediente que pueden tener reflejo en los metadatos del expediente a nivel de procesos de gestión interna.
Generación de sub-expedientes electrónicos objeto de intercambio
Generalmente provocados por solicitudes de remisión o puesta a disposición de un expediente, que, en cualquier caso sirven para dar fijeza al estado del expediente en un determinado momento.
Estos sub-expedientes, sobre los que no debe realizarse ningún tipo de modificación, pueden contener parte o la totalidad del contenido del expediente a partir del cual se genera, el cual continúa evolucionando conforme a su tramitación.

El índice de dichos sub-expedientes permite mantener el estado y documentos incluidos en el expediente original del que proceden en el momento de su generación, y de esta forma, se puede obtener y conservar las características, contenido y estado de un expediente en un momento del tiempo.

La etapa de tramitación concluye con el cierre formal del expediente, necesario para la fase de conservación y selección posterior

 Cierre formal del expediente 

El cierre del expediente no debe ser entendido en el sentido estricto asociado al cierre del procedimiento administrativo correspondiente, sino como proceso que permite obtener y conservar las características, contenido y estado de un expediente en un momento del tiempo.

Sobre un expediente cerrado, en el sentido expuesto, no se realizarían modificaciones por lo que, en caso de ser necesarias, se generará un nuevo expediente.

En el proceso de cierre de un expediente cabe contemplar, al menos, los siguientes aspectos:

Compleción del índice del expediente
Asegurando que incluye referencias a los documentos electrónicos del expediente en el momento del cierre, pudiendo además en este punto añadir, a los mínimos obligatorios, metadatos complementarios, como pueden ser los relativos a los calendarios de conservación.
Foliado o indizado del expediente

El foliado o indizado del expediente  viene a sustituir en el entorno digital el proceso de foliado del expediente del entorno papel.

El indizado del expediente según el artículo 70.3 de la Ley 39/2015 “Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado, autentificado ya acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La autenticación del citado índice garantizará la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos”.

El foliado es un aspecto clave en el intercambio de expedientes electrónicos, ya que previo a su envío, las organizaciones han de indizar el expediente al objeto de garantizar la integridad del mismo reflejando su estado en un determinado momento del tiempo.

 Cierre formal del expediente
Índice del expediente electrónico. Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad del expediente electrónico.

Con independencia de particularidades que puedan ser definidas por cada organización, durante el proceso de indizado o foliado básico se lleva a cabo la concatenación ordenada, en el índice electrónico, de los siguientes elementos que sirven para referenciar desde el propio índice a los documentos que componen el expediente electrónico, el cual podría contemplar:

Identificadores
Identificadores de los documentos electrónicos que componen el expediente.
Huellas digitales de dichos documentos electrónicos
La huella de un documento electrónico se obtiene de la aplicación de una función resumen bien al fichero de contenido de dicho documento o concatenando las huellas de todos los ficheros que lo componen (en caso de documentos con más de un fichero de contenido), pudiendo incluir a su vez la huella del fichero de la firma electrónica de cada uno de ellos, cuando éstas se almacenan en ficheros independientes.
Fecha de incorporación
La fecha de incorporación del documento electrónico al expediente.
Orden del documento
El orden del documento dentro del expediente
Patrón para el indizado
Otro elemento que indique el patrón correspondiente, en su caso, para el proceso de indizado o foliado.
Datos generales sobre el expediente
Datos generales sobre el expediente, como puede ser la fecha de apertura o de cierre del expediente.
Una vez que el índice electrónico ha sido conformado por los elementos anteriormente definidos, se procede a firmar el índice electrónico al objeto de que quede debidamente garantizada la autenticidad e integridad de su contenido, y por extensión del expediente.

Fase de conservación y selección

En la fase de conservación y selección, una vez transcurrido el periodo de validez administrativa de un expediente, que puede resultar de un período sin actividad sobre los documentos, aquellos expedientes o documentos integrantes de los mismos con valor efímero se eliminan reglamentariamente.

En el caso de los expedientes o los documentos que tengan valor a largo plazo en atención a su utilidad administrativa, jurídica, archivística, histórica o de investigación y social, y según establezcan las autoridades competentes, se conservan permanentemente, en cualquier caso atendiendo a lo establecido en la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos.
Fase de conservación y selección
Resolución por la que se aprueba la NTI de Política de Gestión de documentos electrónicos. Boletín Oficial del Estado
El ciclo de vida del expediente electrónico
 

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Expediente Electrónico. La gestión electrónica en la Administración según la Ley 39/2015.

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