El valor de los documentos en la Administración Pública

Los diferentes organismos del entramado que integra la Administración Pública son los lugares de trabajo donde se generan los documentos fruto de la actividad diaria de estos organismos. Allí se tramitan todos los documentos pero no deben de ser los espacios donde se conserven y acumulen los documentos. Los documentos han de permanecer en las entidades u organismos gestores de la administración en tanto en cuanto sean necesarios para los empleados públicos en sus labores profesionales diarias. Al transcurrir un determinado periodo de tiempo esos documentos ya no es necesario que permanezcan allí y tendrá que tomarse la decisión de su retirada o eliminación. De lo contrario, no se podrían archivar los nuevos documentos que se creen o se reciban para ser tramitados.

De lo expuesto anteriormente, se deduce que los documentos tienen un determinado valor bien por la información que recogen o bien por ser sustentadores de derechos.

Hablamos de los siguientes valores:

En función del valor de los documentos, podemos clasificar los archivos siguiendo la siguiente terminología:

El Ciclo Vital de los documentos o Teoría de las Edades del Documento

Aparte del valor de los documentos, otra característica esencial de los mismos es que los documentos tienen una vida propia y atraviesan por diferentes edades, siguiendo un ciclo vital. Hablamos, por tanto, de la Teoría de las Edades del Documento en función de la cual, desde que son generados o creados, los documentos pasan por diferentes etapas o edades dando lugar a la siguiente clasificación de los archivos.

Teoría de las Edades del documento