La gestión de un manager en entornos de mejora continua

Centrarse en la mejora - Predicar con el ejemplo - Elevar las expectativas

Cada acción de mejora debe tener un propietario, una acción y una fecha de vencimiento.

Propietario

Cuya responsabilidad es alcanzar el siguiente hito o completar la acción asignada. "Propietario" significa algo más que "asignado".

Acción

El "siguiente paso", definido por un resultado medible y una fecha de vencimiento acordada.

Fecha de vencimiento

Una fecha próxima en la que se demostrará un resultado o hito acordado; nada debe ser "continuo" o abierto. Los hitos semanales son una forma sencilla de hacer que las acciones sean manejables y medibles.

Cómo gestionar el cambio

En la siguiente figura, podemos ver qué existen multitud de formas de gestión del cambio, dependiendo del equipo de personas con el que trabajemos.

Por qué necesitamos la gestión del cambio

La retrospectiva

Qué es una retrospectiva: es una oportunidad de aprender y mejorar. Debería ser un tiempo en el que podamos evadirnos de la rutina diaria para reflexionar sobre eventos pasados y comportamientos.

En su forma más sencilla, demos responder a estas 3 preguntas:

¿Qué ha funcionado bien?

¿Qué no ha funcionado bien?

¿Qué haremos de manera diferente respecto a lo que ya hemos hecho?

Las retrospectivas más sencillas, un equipo de trabajo:

Se reúne.

Habla sobre cómo fue el último proyecto o tarea.

Se pone de acuerdo sobre acciones concretas (que seguramente mejoraran la situación).

Y, sobre todo, debemos recordar que no hay que encarar una reunión de retrospectiva como "otra aburrida reunión más". El éxito de la misma depende de nuestra actitud ante ella y la importancia que transmitamos al equipo sobre su finalidad.

Pasos de una reunión de retrospectiva

Preparación

Pizarra blanca (también virtual) o pared.
Notas adhesivas, bolígrafos.
Cronómetro.

Prepara la escena

Por ejemplo, lee la cita de Norm Kerth ....todos hicieron lo que pudieron...
Guardar los teléfonos móviles y los cuadernos para crear presencia para un buen intercambio.
Exponer claramente hasta dónde vamos a llegar en el pasado → ¿la semana pasada?

Qué fue bien

Poner el cronómetro a 3-5 minutos: los participantes escriben todo lo que les viene a la mente en términos de equipo puntos fuertes del equipo, resultados, etc. en pegatinas (1 idea=1 pegatina) .
Se fija un tiempo de 10 a 20 minutos: los participantes comparten sus pegatinas y las pegan en la pizarra, los demás los participantes escuchan con empatía y hacen preguntas para comprender mejor (sin acciones ni conclusiones); se agrupan las ideas similares para conseguir una comprensión de los temas fundamentales.

Qué debería mejorarse

Poner el cronómetro en 3-5 minutos: los participantes escriben en pegatinas lo que no estuvo bien con posibles acciones o resultados que habrían sido mejores.
Fije el temporizador en 10-20 minutos: cuando los participantes compartan sus pegatinas y las agrupen en la pizarra, es importante prestar atención a que eviten la tentación de corregir a los demás o de saltar a las soluciones.

Próximos pasos

Poner el cronómetro en 20-25 minutos: cada participante tiene 3 votos para expresar sobre qué ideas le gustaría trabajar (por ejemplo, votación por puntos), en cuanto haya una lista preparada se decidirá quién es responsable de qué y cuándo se hará se hará.
El moderador agradece a todos la participación y la honestidad y lee la lista con los siguientes pasos y los nombres de las personas que han participado pasos y los nombres de las personas responsables de los respectivos pasos.

Algunas herramientas para realizar retrospectivas:

Retromat (web en inglés)

Funretrospectives (web en inglés)

Teleretro (web en español)

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