Para crear un gráfico, lo primero y más importante es ubicar o colocar los datos a representar de la forma adecuada en nuestra hoja de cálculo, de lo contrario el gráfico podría representar de una forma no correcta esos datos.
Los rótulos o letreros que representan los valores de las filas deberán estar colocados en una columna vertical (en el siguiente ejemplo las ciudades). Los rótulos que representan a los valores colocados en columna, se colocarán en perpendicular con los otros rótulos, en horizontal, a la derecha y por arriba (en el siguiente ejemplo los meses). Veamos:
A continuación se colocan los datos numéricos en la zona correspondiente de datos (en este caso las cifras de las ventas por localidades en el primer trimestre del año):
Veamos algunos ejemplos:
Para representar las ventas de las cuatro localidades en los tres primeros meses del año, deberemos seleccionar el rango de celdas A4:D8 (se incluye en la selección -muy importante- la celda vacía de la esquina superior izquierda):
Para representar las ventas comparadas solo de Logroño y Burgos en los tres meses seleccionaremos rangos múltiples (incluyendo en la selección los rótulos y la esquina vacía -como debe ser siempre-). En este caso A4:D5 y A7:D7 (Recuerda que, para el segundo rango, debe estar la tecla Ctrl presionada). Es importante imaginarse estos rangos separados como si estuvieran contiguos y juntos formando una estructura compacta ideal:
De este modo, cualquier grupo o subgrupo de datos es susceptible de ser representado en una gráfica. Lo importante es seleccionar el rango adecuadamente.
Una vez seleccionado el rango (supongamos el primer caso de querer representar todos los datos -rango A4:D8-):
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, de la barra de herramientas Estándar.
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Se dibujará en la hoja de cálculo una vista previa del gráfico a representar y aparecerá el primer paso del Asistente de gráficos.
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En este primer paso del Asistente de gráficos, hemos de seleccionar un Tipo de gráfico de entre los diferentes que se nos propone. Después, a la derecha, las distintas variantes de cada tipo. También podremos seleccionar una representación en dos dimensiones o bien en tres dimensiones activando la casilla Vista 3D. Con estas opciones conseguiremos resultados realmente vistosos en la construcción de un gráfico.
Una vez seleccionado el tipo de gráfico, hacemos clic en Siguiente.
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En este paso, en el apartado Intervalo de datos, se muestra el rango de celdas seleccionado previamente y que contiene los datos que se van a representar, la disposición en columnas y las etiquetas de fila y columna. Se podría terminar con la configuración por defecto pulsando en Finalizar.
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Datos en filas
Datos en columnas
Si, por el contrario, seleccionamos la opción Series de Datos en Columnas, el gráfico representará en la horizontal las localidades y a cada mes le corresponderá una columna:
Con las opciones Primera fila como etiqueta y primera columna como etiqueta, Calc colocará en el gráfico los rótulos de los datos teniendo en cuenta la estructura de la tabla.
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En concreto, podemos realizar las siguientes acciones:
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Hacemos clic en Siguiente. En el siguiente paso, tenemos otras opciones para mejorar el aspecto del gráfico a crear, incluyendo otros elementos:
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Por último y ya para terminar, hacemos clic en Finalizar. El gráfico se insertará en la hoja de cálculo como un objeto flotante, con puntos de selección para desplazarlo y cambiarle el tamaño, como si de una imagen se tratara.
Una vez creado un gráfico, éste podremos modificarlo en múltiples aspectos tal y como vamos a desarrollar en apartados posteriores.
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