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Comparación: factura electrónica y en papel

Son muchas y muy diversas las ventajas y beneficios que podemos obtener adoptando la facturación electrónica.

Para comprender el porqué, veamos como se desarrollan ambos procesos.

Facturación sobre papel.
El volcado de los datos de facturación a un fichero informático es idéntico en ambos procesos. Es a partir de aquí cuando tenemos las grandes diferencias:
  • Se imprime desde el fichero informático correspondiente
  • Se ensobran.
  • Se franquean.
  • Hay que enviarlas por correo postal o mensajería.
  • Las recibe el destinatario que las comprueba manualmente, contabiliza y paga.
  • Se archivan físicamente.
  • Hay que conservarlas, ya que son los únicos documentos justificativos válidos.
  • Y conservarlas bien, porque su valor depende del estado del soporte papel.
  • Hay que presentarlas impresas y en buen estado en la Administración en caso de auditorías.
Facturación electrónica.
Se genera el correspondiente fichero informático, hasta aquí todo igual.
  • Se transmite por vía telemática.
  • Se recibe telemáticamente.
  • Se conserva en el ordenador en formato electrónico. El estado del fichero permanece inalterable.
  • Se puede comprobar a lo largo del tiempo la validez mediante la firma electrónica.
  • Se presenta ante la Administración si fuera necesario, de forma electrónica.

Todo el proceso se ha hecho dentro del ordenador del usuario.