Comparación: factura electrónica y en papel
Son muchas y muy diversas las ventajas y beneficios que podemos obtener adoptando la facturación electrónica.
Para comprender el porqué, veamos como se desarrollan ambos procesos.
Facturación sobre papel.
El volcado de los datos de facturación a un fichero informático es idéntico en ambos procesos. Es a partir de aquí cuando tenemos las grandes diferencias:
- Se imprime desde el fichero informático correspondiente
- Se ensobran.
- Se franquean.
- Hay que enviarlas por correo postal o mensajería.
- Las recibe el destinatario que las comprueba manualmente, contabiliza y paga.
- Se archivan físicamente.
- Hay que conservarlas, ya que son los únicos documentos justificativos válidos.
- Y conservarlas bien, porque su valor depende del estado del soporte papel.
- Hay que presentarlas impresas y en buen estado en la Administración en caso de auditorías.
Facturación electrónica.
Se genera el correspondiente fichero informático, hasta aquí todo igual.
- Se transmite por vía telemática.
- Se recibe telemáticamente.
- Se conserva en el ordenador en formato electrónico. El estado del fichero permanece inalterable.
- Se puede comprobar a lo largo del tiempo la validez mediante la firma electrónica.
- Se presenta ante la Administración si fuera necesario, de forma electrónica.
Todo el proceso se ha hecho dentro del ordenador del usuario.