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Concepto y funciones de los archivos de oficina

Artículo 9 del Real Decreto 1708/2011 por el que se establece el Sistema Español de Archivo

Según el artículo 9 del Real Decreto 1708/2011 por el que se establece el Sistema Español de Archivo, los Archivos de Oficina o de Gestión «son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración».

Diccionario de Terminología Archivística

El Diccionario de Terminología Archivística, editado por el Consejo Internacional de Archivos, define en los mismos términos al archivo de gestión: «Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad».

Por tanto, podemos determinar que un archivo de gestión o archivo de oficina es aquel formado por documentos que crea o recibe una oficina (una unidad administrativa) en el ejercicio de sus funciones y de su actividad, y que se conservan en la misma durante la fase de tramitación de los mismos y en tanto en cuanto tengan vigencia administrativa. Se trata, por tanto, de documentos de uso muy frecuente en el trabajo diario de una unidad administrativa en la realización de las actividades que le son propias.

Atendiendo a la teoría de las edades de los documentos, este archivo se encargaría de la custodia de los documentos pertenecientes a la primera edad: documentos de uso frecuente con vigencia administrativa, necesario para la tramitación de los diferentes expedientes y demás actos administrativos.

Archivo de Oficina o Gestión.

En las oficinas de gestión administrativa sólo han de archivarse los documentos con vigencia administrativa.

Funciones del archivo de gestión o de oficina

Son funciones de los archivos de oficina o de gestión las siguientes:

Apoyar la gestión administrativa.
Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora.
Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades.
Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central.
Funciones del Archivo de Gestión o de Oficina

 

Funciones del Archivo de Oficina o de Gestión